Hướng Dẫn Dùng Excel

Tổng hợp các bài viết thuộc chủ đề Hướng Dẫn Dùng Excel xem nhiều nhất, được cập nhật mới nhất ngày 20/01/2021 trên website Nhetuacanhhoa.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung Hướng Dẫn Dùng Excel để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, chủ đề này đã đạt được 6.039 lượt xem.

Có 82 tin bài trong chủ đề【Hướng Dẫn Dùng Excel】

【#1】Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm If Trong Excel

Với những hàm IF, AND hay OR trong Excel thì những ai đã từng học lập trình sẽ dễ dàng nắm bắt được hơn, tuy nhiên những ai chưa từng học thì hoàn toàn có thể nắm được sau một vài ví dụ.

Hàm điều kiện IF là một trong những hàm chức năng của Excel được dùng đến nhiều nhất. Nếu biết kết hợp hàm IF với các hàm khác như AND, OR, NOT thì người dùng sẽ càng thuận lợi hơn trong việc kê khai dữ liệu và xếp loại, đánh giá tự động.

Tất nhiên với những hàm IF, AND hay OR thì những ai đã từng học lập trình sẽ dễ dàng nắm bắt được hơn, tuy nhiên những ai chưa từng học thì cũng hoàn toàn có thể lĩnh hội hết sau một vài ví dụ.

Hướng dẫn sử dụng Excel hàm IF

Để sử dụng hàm IF chúng ta có cấu trúc sau: =IF(Mệnh đề điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

Trong đó, giá trị 1 được sử dụng nếu mệnh đề điều kiện đúng, giá trị 2 được sử dụng nếu mệnh đề điều kiện sai.

Một ví dụ là khi chúng ta có bảng kê khai số ngày nghỉ phép trong năm ở cột A, và muốn cột B là nơi tự động xếp loại được thưởng đối với những ai không nghỉ ngày phép nào. Khi đó, tương ứng với giá trị ở ô A2, chúng ta sẽ nhập cấu trúc hàm cho ô B2 như sau:

=IF(A2=0,”Có”,”Không”) (trong đó có thêm dấu ngoặc kép là để chỉ định giá trị là ký tự text)

Điều hay nhất là khi một giá trị ở cột A thay đổi thì giá trị tương ứng ở cột B cũng được cập nhật.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF có nhiều điều kiện

Nếu muốn làm bảng xếp loại với nhiều hơn chỉ một trường hợp, chúng ta có thể lồng ghép nhiều hàm IF với nhau theo cấu trúc dạng như sau:

=IF(Mệnh đề điều kiện 1, Giá trị 1, IF(Mệnh đề điều kiện 2, Giá trị 2.1, Giá trị 2.2))

Như trên có nghĩa là nếu mệnh đề điều kiện 1 sai thì Excel sẽ xét tiếp đến mệnh đề điều kiện 2. Ví dụ cho trường hợp sử dụng hàm IF có nhiều điều kiện có thể là khi chúng ta có bảng kê số tiền cân đối thu chi từng ngày ở cột A và muốn cột B tự động xếp loại xem ngày đó lỗ hay lãi.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF kết hợp AND, OR

Sẽ có nhiều trường hợp mà điều kiện của hàm IF là bao hàm của nhiều điều kiện thành phần, và khi đó chúng ta sẽ phải phối hợp các điều kiện bằng các hàm AND, OR…

Ví dụ tiêu biểu là khi chúng ta có bản kê điểm tốt nghiệp của các sinh viên ở cột A, có bản kê điểm thi quân sự ở cột B, và muốn cột C sẽ tự động xếp loại sinh viên nào được cấp bằng tốt nghiệp, sinh viên nào sẽ bị treo bằng.

Điều kiện ở đây là cả điểm tốt nghiệp lẫn điểm quân sự, không điểm nào được dưới điểm 5. Vì thế chúng ta sẽ phải lồng ghép hàm AND vào mệnh đề điều kiện hàm IF trong ô C2 để đảm bảo phải thỏa mãn cả 2 điều kiện thành phần như sau:

Hàm OR khác với hàm AND, khi không cần cả 2 điều kiện thành phần đều đúng mà chỉ cần 1 trong 2 điều kiện thành phần đúng. Vẫn với trường hợp ví dụ như trên, chúng ta có thể lồng ghép hàm OR và mệnh đề điều kiện hàm IF như sau để đảm bảo kết quả cuối cùng vẫn vậy:

=IF(OR(A2<5,B2<5),”Chưa được cấp”,”Được cấp”)

In bảng tính Excel từ file ra giấy là một nhu cầu cơ bản trong công việc của nhiều người. Mặc dù vậy không phải ai cũng thành thạo công việc này.


【#2】Cách Dùng Hàm If Trong Excel, Có Ví Dụ Hướng Dẫn Cụ Thể

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và quan trọng nhất trong excel. Bạn dùng hàm để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF, sau đó sẽ có cái nhìn sâu hơn bằng các ví dụ về công thức mà hy vọng là sẽ bổ ích cho cả những người mới dùng Excel và những người có kinh nghiệm.

Cú pháp hàm IF và cách dùng:

Hàm IF là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là và trả về một giá trị khác nếu điều kiện là

Cú pháp cho hàm IF như sau:

(logical_test, )

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, nhưng chỉ có tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc

    logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị (đúng) hoặc (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

    Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

    Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Những điều cần nhớ về hàm IF trong Excel:

Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất

Nếu biểu thức logic được cho là và thông số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị . Đây quả là một điều không mong muốn phải không nào?

Nếu bạn muốn giá trị “” và “” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng . Không có công thức Excel nào nhận dạng “” và “” là giá trị logic cả.

    Làm cho hàm IF hiển thị một phép toán và trả về một kết quả

Công thức so sánh giá trị trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn ngược lại sẽ nhân với 5

Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của tất cả các giá trị từ ô A1 tới D1, ngược lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

Cách sử dụng hàm IF trong Excel và các ví dụ:

Bây giờ bạn đã quen thuộc với cú pháp của hàm IF, hãy xem xét một số ví dụ về công thức và tìm hiểu cách sử dụng hàm IF như là một hàm tính toán trong Excel

Công thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng

Ví dụ 1. Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm

Ví dụ 2. Công thức hàm IF phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm với hàm bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về nếu xâu đúng, ngược lại thì trả về . Mặc dù hàm có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)

Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

Lưu ý. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.

Ví dụ 3. Công thức IF cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Nếu bạn muốn điều kiện mà bạn đưa ra dựa trên việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu chính xác, một giải pháp tức thì cho điều này đó là sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Tuy nhiên cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF là ngoại lệ.

Một giải pháp khác đó là dùng hàm kết hợp với hàm ISNUMBERSEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì công thức sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(FIND(“ký tự“, nơi để tìm kiếm)), value_if_true, value_if_false)

Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng:

Thoạt nhìn thì công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy.

Ví dụ 1. Công thức hàm IF cho ngày tháng với hàm DATEVALUE

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic phức tạp hơn như ví dụ tiếp theo:

Ví dụ 3. Công thức hàm IF mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương lai

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

  • Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK

Ô trống

=””

Được cho là nếu ô được chỉ định là ô trống, bao gồm cả các ô với độ dài xâu bằng 0.

Ngược lại thì là FALSE

=IF(A1=””, 0, 1)

Trả về 0 nếu A1 là ô trống. Ngược lại thì trả về 1

Nếu A1 là một chuỗi giá trị rỗng thì trả về 0

ISBLANK()

Được cho là nếu ô được chỉ định là ô rông hoàn toàn – không có công thức, không có cả chuỗi giá trị rỗng được trả về từ công thức khác.

Ngược lại thì là FALSE

=IF(ISBLANK(A1), 0, 1)

Trả lại kết quả giống với công thức trên nhưng xử lý các ô có độ dài chuỗi bằng 0 như các ô rỗng.

Tức là, nếu A1 chứa một chuỗi giá trị rỗng, công thức sẽ trả về 1.

Ô có chứa dữ liệu

Được cho là nếu ô chỉ định có chứa dữ liệu. Ngược lại thì là

Những ô với độ dài chuỗi bằng 0 thì là ô trống

Nếu A1 có chuỗi giá trị rỗng thì công thức trả về 0

ISBLANK()=FALSE

Được cho là nếu ô ấn định không phải ô rỗng. Ngược lại thì là

Ô với độ dài chuỗi bằng o thì là ô không rỗng

=IF(ISBLANK(A1)=FALSE, 0, 1)

Tương tự như các công thức trên, nhưng trả về 1 nếu A1 có bao gồm một chuỗi giá trị rỗng

Giả sử như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành

Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ: Học Excel Online


【#3】Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Excel Trên Điện Thoại

Nếu như trước đây chúng ta chỉ có thể thao tác với các tài liệu thuộc file excel trên máy tính thì giờ đây bạn có thể sử dụng ngay trên chiếc điện thoại thông minh của mình.

1. Cài đặt và thiết lập ứng dụng thiết bị Microsoft Office

Hiện nay, một số dòng smartphone đời cao đã có sẵn ứng dụng Microsoft Office ngay từ đầu, người dùng không cần cài đặt.

Người dùng có thể đăng nhập 1 lần duy nhất tài khoản cho chiếc smartphone của mình mà không cần cài đặt riêng rẽ từng ứng dụng Microsoft Word hay Excel. Còn với những dòng điện thoại chưa có sẵn ứng dụng này thì bạn cần cài đặt ứng dụng từ CH Play trên hệ điều hành Android hoặc App Store trên hệ điều hành iOS.

Hướng dẫn thiết lập ứng dụng Office cho lần đầu tiên cho điện thoại:

  • Nhấn vào ứng dụng Office bất kỳ, chẳng hạn như Excel, rồi nhấn vào Cho phép ở cả hai lời nhắc để cho phép ứng dụng Office truy nhập vào tệp và danh bạ của bạn.
  • Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Nếu được nhắc tạo tài khoản Microsoft, bạn chỉ cần thêm mật khẩu để tạo tài khoản, rồi làm theo lời nhắc để xác minh danh tính.
  • Nếu bạn đã cài đặt các ứng dụng Office khác trên thiết bị chạy Android của mình thì tài khoản và các tệp OneDrive của bạn sẽ tự động được thêm vào.

2. Hướng dẫn cách sử dụng excel trên điện thoại

Với giao diện bắt mắt, dễ sử dụng với phiên bản trên di động, Microsoft Excel cung cấp tới người dùng gần như đầy đủ những tính năng của phiên bản Microsoft Excel trên máy tính.

Trong quá trình tiến hành chỉnh sửa file Excel, mọi nội dung đều được ghi lại nên người dùng sẽ không phải lo về vấn đề mất số liệu. Sau khi hoàn thành xong file Excel, chúng ta có thể gửi tới bạn bè với tính năng được tích hợp sẵn trên ứng dụng.

Bạn mới dùng điện thoại thông minh và chưa thành thạo các thao tác cảm ứng bằng ngón tay? Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng excel trên điện thoại sau đây sẽ giúp bạn làm việc nhanh chóng và dễ dàng:

Hướng dẫn cách di chuyển quanh trong một tệp

  • Để lướt lên xuống trang tính excel hay nói cách khác là cuộn lên xuống thì bạn chỉ cần chạm vào màn hình và thả trượt ngón tay theo hướng lên xuống, trái phải. Muốn nhanh chóng cuộn qua các trang tính lớn theo chiều ngang hoặc dọc, chạm lấy núm cuộn điều khiển.
  • Để phóng to một vị trí trong trang tính, bạn dãn 2 ngón tay ra xa nhau và ngược lại, để thu nhỏ thì chụm hai ngón tay vào nhau.

Hướng dẫn cách lựa chọn giá trị trong trang tính

  • Dùng ngón tay chạm vào 1 ô tức là đang chọn ô đó.
  • Để chọn nhiều ô, hãy chạm và kéo núm điều khiển chọn.
  • Khi muốn nhanh chóng chọn tất cả các ô với nội dung đang hiển thị, hãy gõ nhẹ vào một ô, sau đó vuốt núm điều khiển chọn theo hướng bạn đang muốn chọn.
  • Để thêm hoặc sửa nội dung ô đang hiển thị, hãy chạm liên tiếp 2 lần vào ô hoặc chạm vào thanh công thức.
  • Khi muốn quan sát bảng tính toàn màn hình mà bị vướng hình ảnh bàn phím, bạn có thể gõ nhẹ vào phím lùi.
  • Để mở menu ngữ cảnh cho một ô nhất định, hãy chạm liên tiếp 2 lần vào ô đó hoặc chạm và giữ vào ô đó.

Hướng dẫn thao tác với các cột hoặc các hàng trong bảng tính excel

  • Khi muốn chọn hoặc sửa một cột, một hàng, bạn chỉ cần chạm nhẹ vào đầu đề cột hoặc đầu đề hàng cần sửa.
  • Để di chuyển một hay nhiều ô liên tiếp, một cột hay một hàng, bạn chạm và giữ vào vị trí cột hoặc hàng đã chọn, sau đó từ từ kéo dữ liệu được chọn tới vị trí mong muốn.
  • Để đổi kích cỡ cột hoặc hàng trong bảng tính, bạn gõ nhẹ và kéo cột hoặc hàng đầu đề từ chỉ báo dòng kép ở cạnh.

3. Hướng dẫn sử dụng một số tính năng, hàm giá trị excel trên điện thoại

3.1. Tạo template excel mới trên điện thoại

Thao tác này cũng giống như khi sử dụng trên máy tính, trong ứng dụng excel có sẵn nhiều mẫu để theo dõi và tổng hợp dữ liệu. Có khoảng hơn 10 mẫu để bạn sử dụng, muốn sử dụng mẫu này, chỉ cần chạm vào là mở ra được. Để lưu mẫu, bạn ấn vào nút save và có thể gửi mẫu qua email.

Khi bạn chạm hai lần vào một ô, bàn phím của bạn sẽ được kích hoạt. Bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách nhập đơn giản hoặc bạn có thể nhập một hàm bằng cách nhập ký hiệu = =. Sau khi đã chỉnh sửa xong, cần chạm vào nút nút OK ở phía trên bên phải của màn hình để xác nhận đã thao tác xong. Trường hợp muốn hủy thao tác vừa xong, hãy chạm vào nút hủy (x).

  • Trước hết, chọn ô tiếp theo từ ô cuối cùng nơi bạn có giá trị và nhấp vào nút thêm từ góc dưới bên phải của màn hình.
  • Sau đó chọn “Home” từ thanh ribbon và cuộn xuống “Autosum”.
  • Tiếp tục chọn SUM.
  • Ô được chọn sẽ tự động có công thức của hàm SUM.

3.4. Sử dụng tính năng trợ giúp excel

Nếu bạn không biết tính năng nào bất kỳ, hãy chạm vào biểu tượng có hình bóng đèn ở thanh công cụ bên dưới để có được câu trả lời từ excel.

3.5. Tính năng lọc dữ liệu

Khi cần lọc và sắp xếp dữ liệu, nhiều người dùng than phiền rằng họ không biết sử dụng excel trên điện thoại như thế nào cả, có vẻ như thao tác khá phức tạp. Tất cả những gì bạn cần làm là vào nút More (biểu tượng lll tại góc của giao diện)và cuộn xuống tùy chọn Sort & Filter Data. …Chọn “Show Filter Buttons” để có thể thay đổi các bộ lọc.


【#4】Hướng Dẫn Sử Dụng Excel Online Miễn Phí Trên Máy Tính 【Topvn】

Napmucmayintannoi.info có bài Hướng dẫn sử dụng Excel Online miễn phí trên máy tính

Xu hướng hiện nay của người dùng Internet đây chính là làm việc và hoạt động trên những ứng dụng trực tuyến, so với những phần mềm được cài đặt trên máy tính thì các phần mềm online hiện được biết bao người đoái hoài và sử dụng, đặc biệt là những phần mềm công sở như Microsoft Excel, Word, PowerPoint… nhất là Excel Online.

Với những ứng dụng trực tuyến này thì người sử dụng chẳng càng phải cài đặt vẫn cũng có thể có thể sử dụng dễ dàng trên máy tính, ngoài ra bạn cũng có thể có thể tải lên những file Excel đã làm trước đấy để thực hành chỉnh sửa trực tuyến và lưu trữ vào OneDrive.

Hướng dẫn sử dụng Excel Online miễn phí trên máy tính

Bước 1: Truy cập vào Excel Online bằng nút tải phía trên, sau đó bấm Truy Cập.

Sau đó chọn link truy cập vào Microsoft Excel Online.

Bước 2: Tiếp đó hãy đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn vào, có thể dùng hotmail hoặc outlook để đăng nhập.

Bước 3: Khi đã vào được đến trang hãy chọn Sổ làm việc trống mới nếu bạn muốn mở một file Excel mới để chỉnh sửa.

Sau đó bạn cũng đều có thể chỉnh sửa nhẹ nhõm như Excel trên máy tính của cục cài Microsoft Office.

Bước 4: Còn nếu muốn mở một mẫu có sẵn của Excel bạn hãy nhấn vào Tệp.

Trong bảng chọn mẫu này sẽ có đầy đủ các bảng như lịch biểu, tính tổng danh sách, biểu đồ theo dõi, tính toán ngân sách…

Bước 5: Bạn có thể liên kết tới một vài ứng dụng khác để mở file hoặc sử dụng những phần mềm trực tuyến khác như Word Online, PowerPoint Online, Skype , OneNote , Sway , chúng tôi , OneDrive , Office Online

Sau khi tải lên bạn có thể mở file Excel vừa tải lên bằng phương pháp bấm vào tên file trong OneDrive

Giờ thì bạn thoải mái chỉnh sửa file Excel đã tải lên, trong công đoạn chỉnh sửa thì chuyện tự động lưu sẽ diễn ra, bạn không luôn phải lưu thủ công bằng phím tắt nữa. Nếu chẳng may có mất điện thì file đã chỉnh sửa vẫn được lưu lại, lần tới lên bạn chỉ việc mở nó ở OneDrive mà thôi.

Chọn thư mục để lưu trong OneDrive, còn nếu không bạn lưu ở ngoài cũng được. Bấm vào Lưu để thi hành lưu file Excel vào OneDrive.

Sau đó đặt tên cho file cần lưu và bấm Lưu.

Việc này sẽ bổ trợ bạn khi bạn sử dụng Microsoft Excel Online ở một máy tính khác, bạn chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft vào trình duyệt, vào OneDrive và mở file Excel đã lưu.

Có rất nhiều hàm tính và mẹo mà bạn có thể sử dụng ở trên ứng dụng này, thí dụ như những người làm trong nghề kế toán, hành chính nhân sự đều đều phải tiếp xúc với bảng tính Excel thì chuyện nắm rõ những hàm tính toán phổ biến trong Excel là rất cần thiết.


【#5】Các Hàm, Công Thức Và Những Hằng Số Mảng Trong Excel, Ví Dụ Và Hướng Dẫn Sử Dụng

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn công thức mảng Excel, cách để nhập nó chính xác trong bảng tính của bạn, cách sử dụng các hằng số và các công thức mảng trong Excel.

Các công thức mảng trong Excel là một công cụ vô cùng hữu ích và cũng khó nhất để kiểm soát được nó. Một công thức mảng Excel đơn có thể thực hiện nhiều phép tính và thay thế hàng ngàn công thức thông thường. Tuy nhiên, ước chừng đến 90% người dùng Excel chưa bao giờ sử dụng các công thức mảng trong bảng tính, chỉ vì họ sợ phải bắt đầu học chúng từ con số 0.

Hàm mảng trong Excel là gì?

Trước khi chúng ta bắt đầu tìm hiểu về hàm và các công thức mảng Excel, thì chúng ta hãy tìm hiểu rằng thế nào là thuật ngữ “mảng”. Về cơ bản, một mảng trong Excel là một tập hợp các mục. Các mục có thể là văn bản hoặc số và chúng có thể nằm trong một hàng/cột, hoặc trong nhiều hàng và cột.

Ví dụ: nếu bạn nhập danh sách mua hàng hàng tuần của bạn vào một định dạng mảng Excel, thì nó sẽ kiểu như:

{“Milk”, “Eggs”, “Butter”, “Corn flakes”}

Sau đó, nếu bạn chọn các ô từ A1 đến D1, thì hãy nhập mảng ở trên với dấu bằng (=) trên thanh công thức và nhấn CTRL + SHIFT + ENTER, và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Bây giờ, công thức mảng Excel là gì? Sự khác biệt giữa một hàm mảng và các hàm Excel thông thường khác là hàm mảng sẽ xử lý nhiều thay vì chỉ một giá trị mà thôi. Nói cách khác, một công thức mảng trong Excel sẽ đánh giá tất cả các giá trị riêng lẻ trong một mảng, và thực hiện nhiều phép tính trên một hoặc nhiều mục mà có thỏa các điều kiện được biểu thị trong công thức.

Một công thức mảng không chỉ xử lý đồng thời một số giá trị, mà nó cũng có thể cùng 1 lúc trả lại một số các giá trị. Vì thế, các kết quả trả lại bởi công thức mảng cũng là một mảng.

Công thức mảng có sẵn trong tất cả các phiên bản của Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và trước đó nữa.

Và bây giờ, có vẻ như đã đến lúc bạn nên tạo công thức mảng đầu tiên cho bạn.

Ví dụ đơn giản của công thức mảng Excel

Giả sử bạn có một số mục trong cột B, và cột C biểu thị giá của chúng, bài toán của bạn là tính tổng doanh thu.

Tất nhiên, không có gì ngăn cản bạn tính các tổng phụ (Sub total) trong mỗi hàng với một công thức đơn giản như = B2 * C2, và rồi sau đó cộng các giá trị đó lại với nhau:

    Chọn một ô trống và nhập vào công thức sau:

= SUM (B2: B6 * C2: C6)

    Nhấn phím tắt CTRL + SHIFT + ENTER để hoàn tất công thức mảng.

Khi nhấn tổ hợp phím trên, Microsoft Excel đặt công thức trên trong {dấu ngoặc nhọn}, hay được gọi một dấu hiệu dễ nhìn thấy cho biết đó là một công thức mảng.

Công thức sẽ nhân giá trị trong mỗi hàng riêng của mảng được chỉ định (các ô từ B2 đến C6), có thêm các tổng (phụ), và kết quả cuối cùng là tổng doanh thu.

Tại sao phải sử dụng công thức mảng trong Excel?

Công thức mảng Excel là công cụ tiện dụng nhất để thực hiện các phép tính tinh vi và các tác vụ phức tạp. Một công thức mảng đơn có thể thay thế hàng trăm công thức thông thường. Công thức mảng có thể sử dụng cho các công việc như:

  • Tính tổng các số thỏa các điều kiện đã cho, ví dụ tính tổng N giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một dải.
  • Tính tổng các giá trị các hàng, hoặc trong hàng/cột thứ N.
  • Đếm các giá trị của tất cả hoặc đếm những ký tự nhất định trong một dải xác định.

Làm thế nào để nhập công thức mảng trong Excel (Ctrl + Shift + Enter)

Như bạn đã biết, sử dụng tổ hợp phím CTRL + SHIFT + ENTER là một phương thức kỳ diệu để biến một công thức thông thường thành một công thức mảng.

Khi nhập một công thức mảng trong Excel, có 4 điều quan trọng mà bạn cần ghi nhớ:

  1. Một khi bạn đã hoàn thành gõ công thức và đồng thời nhấn các phím CTRL + SHIFT+ ENTER, thì Excel sẽ tự động đặt công thức đó trong {dấu ngoặc nhọn}. Khi bạn chọn một/các ô như vậy, bạn có thể thấy các dấu ngoặc nhọn trong thanh công thức, điều này cho bạn biết rằng có một công thức mảng trong đó.
  2. Việc nhập các dấu ngoặc nhọn bao quanh công thức bằng tay sẽ không chuyển công thức trên sang định dạng mảng. Bạn phải nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành công thức mảng.
  3. Mỗi lần bạn chỉnh sửa một công thức mảng, các dấu ngoặc nhọn sẽ biến mất và bạn phải nhấn Ctrl + Shift + Enter để lưu các thay đổi trong công thức của bạn.
  4. Nếu bạn quên nhấn Ctrl + Shift + Enter, thì công thức của bạn sẽ hoạt động như một công thức Excel thông thường và chỉ xử lý các giá trị đầu tiên trong mảng được chỉ định.

Bởi vì tất cả các công thức mảng trong Excel đều đòi hỏi phải nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter, đôi khi được gọi là công thức CSE.

Sử dụng phím F9 để đánh giá các phần trong một công thức mảng:

Khi làm việc với các công thức mảng trong Excel, bạn có thể quan sát cách chúng tính toán và lưu trữ các mục của mảng (mảng nội bộ) để hiển thị kết quả cuối cùng trong một ô. Để làm điều này, hãy chọn một hoặc nhiều đối số bên trong ngoặc đơn của một hàm, rồi sau đó nhấn phím F9. Để tắt chế độ đánh giá công thức, hãy nhấn phím Esc.

Trong ví dụ trên, để xem các tổng phụ (sub-total) của tất cả các sản phẩm, bạn cần chọn B2: B6 * C2: C6, rồi nhấn F9 và thu được kết quả như sau:

Công thức mảng với một ô và nhiều ô trong Excel

Công thức mảng có thể trả lại kết quả trong một ô hoặc trong nhiều ô. Một công thức mảng được nhập vào trong một dải ô được gọi là công thức đa ô. Công thức mảng nằm trong một ô duy nhất được gọi là công thức ô đơn.

Có một vài hàm mảng được thiết kế để trả về các mảng đa ô, ví dụ như TRANSPOSE, TREND, FREQUENCY, LINEST, v.v.

Các hàm khác, chẳng hạn như SUM, AVERAGE, AGGREGATE, MAX, MIN, có thể tính toán biểu thức mảng khi nhập vào một ô duy nhất bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.

Các ví dụ sau minh hoạ cách sử dụng một công thức mảng một ô và nhiều ô trong Excel.

Ví dụ 1. Một công thức mảng với ô đơn

Giả sử bạn có hai cột liệt kê số lượng mặt hàng được bán trong 2 tháng khác nhau, ví dụ cột B và cột C, và bạn muốn tìm số doanh thu tăng lớn nhất có thể.

Thông thường, bạn sẽ thêm một cột bổ sung, ví dụ cột D, tính doanh thu thay đổi cho mỗi sản phẩm, sử dụng công thức như = C2-B2, và sau đó tìm giá trị lớn nhất trong cột bổ sung đó = MAX (D: D).

Tuy nhiên, một công thức mảng Excel không cần một cột bổ sung vì nó lưu trữ hoàn hảo tất cả các kết quả trung gian trong bộ nhớ. Vì vậy, bạn chỉ cần nhập công thức sau và nhấn Ctrl + Shift + Enter mà thôi:

= MAX (C2: C6-B2: B6)

Trong ví dụ trước của hàm SUM, giả sử bạn phải trả 10% thuế cho mỗi lần bán và bạn muốn tính số tiền trả thuế cho mỗi sản phẩm chỉ với một công thức.

Trước tiên, bạn cần chọn dải ô trong một cột trống, ví như D2: D6, và nhập công thức sau vào thanh công thức:

= B2: B6 * C2: C6 * 0,1

Một khi bạn nhấn Ctrl + Shift + Enter, thì Excel sẽ đặt công thức mảng của bạn trong mỗi ô trong dải đã chọn, và bạn sẽ nhận được kết quả trả về như sau:

Như đã đề cập, thì Microsoft Excel cung cấp một vài cái gọi là “các hàm mảng” được thiết kế đặc biệt để làm việc với các mảng đa ô. Hàm TRANSPOSE là một trong những hàm như vậy và chúng tôi sẽ sử dụng nó để chuyển đổi vị trí trong bảng ở trên, tức là chuyển hàng sang cột và ngược lại.

  1. Chọn một dải các ô trống mà bạn muốn xuất ra bảng sau khi chuyển đổi. Vì chúng ta đang chuyển đổi các hàng thành các cột, nên hãy chắc chắn rằng bạn chọn cùng một số hàng và cột như số các cột và các hàng tương ứng trong bảng nguồn (bảng gốc) bạn có. Trong ví dụ này, chúng tôi đang lựa chọn 6 cột và 4 hàng.
  2. Nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa.
  3. Nhập công thức mảng: = TRANSPOSE (array) và nhấn Ctrl + Shift + Enter. Trong ví dụ trên, công thức là = TRANSPOSE ($A$1: $D$6).

Kết quả sẽ tương tự như sau:

  1. Chọn dải ô mà bạn muốn xuất ra kết quả trước khi nhập công thức.
  2. Để xóa một công thức mảng đa ô, hoặc là bạn sẽ chọn tất cả các ô chứa nó và nhấn DELETE, hoặc bạn phải chọn toàn bộ công thức trong thanh công thức, nhấn DELETE, và sau đó nhấn Ctrl + Shift + Enter.
  3. Bạn không thể chỉnh sửa hoặc di chuyển nội dung của một ô riêng lẻ trong một công thức mảng của Excel, và bạn cũng không thể chèn các ô mới vào hoặc xóa các ô hiện tại từ một công thức mảng đa ô. Bất cứ khi nào bạn thử làm điều này, thì Microsoft Excel sẽ đều đưa ra cảnh báo You cannot change part of an array (“Bạn không thể thay đổi một phần của mảng”).
  4. Để thu nhỏ công thức mảng, tức là áp dụng nó cho ít ô hơn, bạn cần phải xoá công thức hiện tại trước rồi mới nhập một công thức mới vào.
  5. Để mở rộng công thức mảng, ví dụ áp dụng nó cho nhiều ô hơn, bạn cần chọn tất cả các ô có chứa công thức hiện tại cộng với các ô rỗng mà bạn muốn có công thức trong đó, rồi nhấn F2 để chuyển sang chế độ chỉnh sửa, để điều chỉnh các tham chiếu trong công thức và nhấn Ctrl + Shift + Enter để cập nhật nó.
  6. Bạn không thể sử dụng công thức mảng đa ô trong định dạng bảng Excel.
  7. Bạn nên nhập một công thức mảng đa ô trong một dải ô có cùng kích cỡ với mảng có kết quả được trả về. Nếu công thức mảng trong Excel của bạn chứa một mảng mà lớn hơn dải bạn đã chọn, thì những giá trị vượt quá sẽ không xuất hiện trên bảng tính. Nếu một mảng trả về bởi công thức nhỏ mà hơn dải đã chọn, lỗi # N / A sẽ xuất hiện trong các ô bổ sung.

Nếu công thức của bạn có thể trả về một mảng với một số lượng các phần tử có thể thay đổi, thì hãy nhập nó vào một dải bằng hoặc lớn hơn mảng lớn nhất mà được bởi công thức trả về và hãy lồng công thức của bạn trong hàm IFERROR.

Hằng số mảng của Excel

Trong Microsoft Excel, một hằng số mảng chỉ đơn giản là một tập các giá trị cố định. Các giá trị này không bao giờ thay đổi khi bạn sao chép công thức vào các ô hoặc các giá trị khác.

Tồn tại 3 loại của hằng số mảng trong Excel:

1. Hằng số của mảng ngang

Hằng số của mảng ngang được đặt chỉ trong một hàng. Để tạo một hằng số mảng hàng, hãy nhập các giá trị được cách nhau bởi dấu phẩy, và đặt chúng trong dấu ngoặc nhọn, ví dụ: {1,2,3,4}

Lưu ý. Khi tạo một hằng số mảng, bạn phải nhập bằng tay các dấu đóng và mở ngoặc. Để nhập một mảng theo chiều ngang trong một bảng tính, hãy chọn số tương ứng của các ô trống trong một hàng, và nhập công thức = {1,2,3,4} trong thanh công thức, rồi kế tiếp nhấn Ctrl + Shift + Enter. Kết quả sẽ giống như sau:

2. Hằng số của mảng dọc:

Hằng số của mảng dọc được đặt trong một cột. Bạn tạo ra nó bằng cách tương tự như một mảng ngang, với sự khác biệt duy nhất là bạn ngăn cách các mục bằng dấu chấm phẩy, ví dụ: = {11; 22; 33; 44}

Để tạo một mảng hai chiều trong Excel, bạn tách các mục trong mỗi hàng ra bằng dấu phẩy, và ngăn cách mỗi cột bằng dấu chấm phẩy = {“a”, “b”, “c”; 1, 2, 3}

1. Các thành phần của một hằng số mảng

Hằng số của mảng có thể chứa các con số, giá trị văn bản, giá trị Booleans (TRUE và FALSE) và các giá trị lỗi, chúng được ngăn tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.

Bạn có thể nhập một giá trị số dưới dạng số nguyên, thập phân, hoặc ký hiệu khoa học. Nếu bạn sử dụng các giá trị văn bản, chúng sẽ được đặt trong dấu nháy kép (“”) như trong bất kỳ công thức Excel nào.

Hằng số mảng không thể bao gồm các mảng, tham chiếu ô, dải, ngày tháng, tên xác định, công thức, hoặc các hàm trong Excel khác.

2. Hằng số mảng được đặt tên:

Để làm cho mảng trở nên dễ sử dụng hơn, hãy đặt cho nó một cái tên:

  • Nhập tên bạn muốn đặt vào ô Name
  • Trong hộp Refers to, nhập các mục của mảng, mà được đặt trong dấu ngoặc nhọn, với dấu bằng ở trước (=). Ví dụ:

= {“Su”, “Mo”, “Tu”, “We”, “Th”, “Fr”, “Sa”}

    Nhấn OK để lưu mảng đã đặt tên và đóng cửa sổ.

Để nhập hằng số của mảng đã được đặt tên trong một trang tính, hãy chọn nhiều ô trong một hàng hoặc cột là các mục trong mảng của bạn, rồi nhập tên của mảng vào thanh công thức với dấu = đằng trước và nhấn Ctrl + Shift + Enter.

Kết quả đưa ra như sau:

Nếu mảng của bạn không hoạt động được, hãy kiểm tra các vấn đề sau:

  • Ngăn cách các thành phần của hằng số mảng với các ký tự thích hợp – dấu phẩy với hằng số của mảng ngang và dấu chấm phẩy với các mảng dọc.
  • Chọn một dải có các ô đúng với số lượng các mục trong hằng số mảng của bạn. Nếu bạn chọn nhiều ô hơn, thì mỗi ô phụ sẽ có lỗi # N / A. Nếu ít hơn, thì chỉ một phần của mảng sẽ được xuất ra.

Sử dụng hằng số mảng trong công thức của Excel

Ví dụ 1. Cộng N các số lớn nhất / nhỏ nhất trong một dải

Bạn bắt đầu bằng cách tạo một mảng dọc có chứa những số bạn muốn tính tổng. Ví dụ: nếu bạn muốn cộng 3 số nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một dải, thì hằng số mảng sẽ là {1,2,3}.

Sau đó, bạn sử dụng một trong hai hàm công thức sau LARGE hoặc SMALL, xác định toàn bộ dải của ô trong tham số đầu tiên và đặt hằng số mảng trong tham số thứ hai. Cuối cùng, lồng nó vào hàm SUM, như sau:

Tính tổng 3 số lớn nhất: = SUM (LARGE (range, {1,2,3}))

Tính tổng nhỏ nhất 3 số: = SUM (SMALL (range, {1,2,3}))

Đừng quên nhấn Ctrl + Shift + Enter khi bạn nhập công thức mảng, và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Trung bình của 3 số lớn nhất: = AVERAGE (LARGE (range, {1,2,3}))

Trung bình của 3 số nhỏ nhất: = AVERAGE (SMALL (range, {1,2,3}))

Ví dụ 2. Công thức mảng để tính các ô thỏa nhiều điều kiện

Giả sử bạn có một danh sách đơn đặt hàng và bạn muốn biết người bán hàng đã bán được bao nhiêu lần sản phẩm được chỉ định.

Cách đơn giản nhất sẽ sử dụng một công thức COUNTIFS với nhiều điều kiện. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đưa nhiều sản phẩm vào, thì công thức COUNTIFS của bạn có thể sẽ quá dài. Để làm cho nó nhỏ gọn hơn, bạn có thể sử dụng COUNTIFS cùng với SUM và bao gồm một hằng số mảng trong một hoặc một vài đối số, ví dụ:

= SUM (COUNTIFS (range1, “criteria1”, range2, {“criteria1”, “criteria2”})))

Công thức thực có thể trông như sau:

= SUM (COUNTIFS (B2: B9, “sally”, C2: C9, {“Apples”, “lemons”}))

Các toán tử AND và OR trong công thức mảng của Excel

Một toán tử của mảng cho thấy cách bạn muốn xử lý mảng – sử dụng hàm logic AND và OR.

  • Toán tử AND là dấu hoa thị (*). Nó hướng dẫn Excel trả về TRUE nếu TẤT CẢ các điều kiện được đánh giá là TRUE.
  • Toán tử OR là dấu cộng (+). Nó trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào trong một biểu thức đã cho là TRUE.

Công thức mảng với toán tử AND

Trong ví dụ này, chúng tôi cho biết tổng doanh thu tương ứng mà người bán hàng là Mike và sản phẩm là Apples:

= SUM ((A2: A9 = “Mike”) * (B2: B9 = “Apples”) * (C2: C9))

Hoặc là

= SUM (IF (((A2: A9 = “Mike”) * (B2: B9 = “Apples”)), (C2: C9)))

Công thức mảng Excel với toán tử OR

Công thức mảng sau với toán tử OR (+) cho phép thêm tất cả các bán hàng ứng với người bán hàng là Mike hoặc sản phẩm là Apples:

= SUM (IF (((A2: A9 = “Mike”) + (B2: B9 = “Apples”)), (C2: C9)))

Toán tử đơn vị đôi điều hành trong công thức mảng của Excel

Nếu bạn đã từng làm việc với các công thức mảng trong Excel, rất có thể bạn đã lướt qua một vài công thức có chứa hai dấu gạch ngang (-) và bạn có thể đã tự hỏi rằng nó được sử dụng cho những việc gì.

Hai dấu gạch ngang đôi, gọi là toán tử đơn vị đôi, được sử dụng để chuyển các giá trị Boolean không bằng số (TRUE / FALSE) bởi một số biểu thức thành 1 và 0 – thứ mà một hàm mảng có thể hiểu được.

Ví dụ sau hy vọng làm cho mọi thứ dễ hiểu hơn cho bạn. Giả sử bạn có một danh sách ngày trong cột A và bạn muốn biết có bao nhiêu ngày xảy ra vào tháng Giêng, bất kể năm nào.

Các công thức sau đây sẽ giải quyết vấn đề trên:

= SUM (-(MONTH (A2: A10) = 1))

Vì đây là công thức mảng Excel, hãy nhớ nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn tất.

Nếu bạn quan tâm đến một tháng khác, hãy thay thế 1 bằng một số tương ứng. Ví dụ, 2 là Tháng 2, 3 có nghĩa là Tháng 3, v.v. Để làm cho công thức linh hoạt hơn, thì bạn có thể chỉ định số của Tháng trong một số ô, như trong hình:

Sau đó, mỗi phần của mảng sẽ được so sánh với giá trị trong ô D1, là số 1 trong ví dụ này. Kết quả của phép so sánh này là một mảng các giá trị Boolean (TRUE và FALSE). Như bạn nhớ, thì bạn có thể chọn một phần nhất định trong một công thức mảng và nhấn F9 để xem phần đó tương đương với:

Cuối cùng, bạn phải chuyển đổi các giá trị Boolean này thành 1 và 0 để hàm SUM có thể hiểu được. Và đây là những gì các toán tử đơn vị đôi cho là cần thiết. Các toán tử đơn vị đầu tiên sẽ làm TRUE / FALSE thành -1/0, tương ứng. Cái thứ hai thì sẽ phủ định giá trị, tức là đảo ngược dấu, biến chúng thành +1 và 0, để mà hầu hết các hàm của Excel có thể hiểu và làm việc với nó. Nếu bạn loại bỏ toán tử đơn vị đôi khỏi công thức trên, thì nó sẽ không hoạt động.


【#6】Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Các Hàm Thống Kê Có Điều Kiện Trong Excel

Trong Excel có rất nhiều hàm sử dụng cho mục đích thống kê, bởi việc thống kê được thực hiện chủ yếu thông qua công cụ Excel. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một số hàm thống kê có điều kiện trong Excel. Các hàm đó là những hàm nào? Công dụng và cách sử dụng ra sao? Các bạn sẽ có câu trả lời sau khi tìm hiểu bài viết này.

Tính trung bình có điều kiện

Nhắc tới tính trung bình, chúng ta nghĩ ngay tới nhóm hàm AVERAGE. Và để phục vụ cho việc tính trung bình theo điều kiện thì Excel cung cấp cho chúng ta 2 hàm là:

  • AVERAGEIF(range,criteria,average_range): Tính trung bình theo 1 điều kiện
  • AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,,…) Tìm giá trị lớn nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện
  • MINIFS(max_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…) Tìm giá trị nhỏ nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện

Ví dụ về 2 hàm này như sau:

  • Vùng xét giá trị lớn nhất: cột Mức lương
  • Vùng điều kiện 1: cột Bộ phận
  • Điều kiện 1: Kinh doanh
  • Vùng điều kiện 2: cột Tháng
  • Điều kiện 2: 2 (tháng 2)

Như vậy cần dùng tới 2 điều kiện để tìm ra giá trị lớn nhất. Cách viết hàm MAXIFS như sau:

E12=MAXIFS(D2:D9,C2:C9,”Kinh doanh”,A2:A9,2)

Yêu cầu 2: tìm mức lương nhỏ nhất trong tháng 2

Phân tích yêu cầu:

  • Vùng xét giá trị nhỏ nhất: cột Mức lương
  • Vùng điều kiện 1: cột Tháng
  • Điều kiện 1: giá trị là 2 (tháng 2)

Như vậy trường hợp này chỉ cần dùng 1 điều kiện. Tuy nhiên hàm tìm giá trị nhỏ nhất theo điều kiện chỉ có hàm MINIFS nên chúng ta sử dụng hàm này như sau:

E13=MINIFS(D2:D9,A2:A9,2)


【#7】Hướng Dẫn Sử Dụng Conditional Formatting Trong Excel Chi Tiết Nhất

Conditional formatting trong Excel là gì?

Conditional formatting trong Excel là một tính năng trong nhiều ứng dụng bảng tính cho phép bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Nó thường được sử dụng để đổi màu ô trong Excel theo điều kiện, nhấn mạnh hoặc phân biệt giữa dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong bảng tính.

– Conditional formatting trong Excel cho phép người dùng có thể thực hiện việc gây chú ý cho các điểm dữ liệu thông tin quan trọng và đặc biệt có thể chuyển đổi trang tính của bạn từ nơi lưu trữ dữ liệu thành một hệ thống lanh lẹ tin cậy, làm nổi bật các thông tin chính và giúp bạn đạt được khối lượng công việc.

– Nhìn chung, áp dụng định dạng có điều kiện là một cách dễ dàng để giữ cho bạn và các thành viên trong nhóm cập nhật dữ liệu của bạn – kêu gọi sự chú ý trực quan đến các ngày và thời hạn quan trọng, nhiệm vụ và bài tập,…do vậy mà việc sử dụng đúng định dạng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian sử dụng dữ liệu thủ công và giúp xác định xu hướng dễ dàng hơn.

Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel

Conditional formatting được sử dụng phổ biến với quy tắc nổi bật áp dụng định dạng màu cho các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể đã xác định. Chúng là loại quy tắc định dạng có điều kiện cơ bản nhất và cung cấp nhiều hàm tô màu trong Excel theo điều kiện.

Tô màu có điều kiện trong excel

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 1

Thực hiện các thao tác từ bước chọn vùng các giá trị của dữ liệu và làm theo các bước như trong hình bên dưới:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 3

Khi OK cho ra được kết quả như trong hình, các giá trị < 100 được bôi đậm màu đỏ:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 4

2. Tô màu các ô có giá trị 100 – 300

Áp dụng Conditional formatting trong Excel, bạn thực hiện các thao tác như các bước đầu của phần 1 cho các giá trị < 100, nhưng ở thao tác thứ 5 chọn Between:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 6

OK và kết quả cho ra được như trong bảng:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 7

Cũng thực hiện các thao tác như trong các bước của tô màu cho các giá trị thuộc 2 vùng trên, ở mục này chọn Greater Than:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 8

Nhập giá trị là 300, và lựa chọn màu không trùng lặp với 2 vùng trên cho cửa sổ mới mở ra:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 9

Chọn ok và cho ra kết quả ở bảng dữ liệu:

Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 10

Như vậy với kiến thức về Conditional formatting trong excel thông qua những ví dụ bạn đọc đã có được những kiến thức cơ bản và có thể thực hiện việc tìm và tô màu có điều kiện trong Excel thật dễ dàng với việc sử dụng Conditional formatting trong Excel, tuy nhiên như trong phần đầu đã có nói, tính năng này không chỉ là việc tô màu dựa theo điều kiện trong Excel mà nó còn sử dụng trong rất nhiều các công việc khác.

Bạn đọc quan tâm cần tìm hiểu kỹ hơn công cụ tin học văn phòng Excel và muốn làm chủ Excel cùng đăng ký ngay khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ của UNICA để được học nhiều và sâu sắc hơn cho việc sử dụng Conditional formatting.

Bạn đọc cũng quan tâm các khóa học tin học văn phòng khác:

– Chinh phục excel công sở – THÀNH THẠO Kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày – Học xong LÀM NGAY

Thành Thạo Excel Qua Giải Đề Thi


【#8】Cách Dùng Hàm Vlookup Trong Excel L Bài Tập Và Video Hướng Dẫn

Trong bài viết này, Trường sẽ tập trung vào 02 điểm chính sau:

  • Cú pháp và cách sử dụng hàm
  • Giải Bài tập ví dụ áp dụng để tìm đơn giá nhằm lập bảng nhập xuất nông sản.
  • Link download bài tập thực hành

Các bạn chỉ cần dành thời gian đọc và thực hành bài tập được giao, ắt hẳn sẽ thành thạo. Mọi ý kiến góp ý hoặc cần hỗ trợ, bạn gửi cho Trường tại: [email protected]

1. Định nghĩa và cú pháp hàm Vlookup

Hàm Vlookup là hàm tìm kiếm theo cột.

Vlookup ( ; )

Lookup_value: Giá Trị dùng để tìm kiếm

Table_array: Vùng điều kiện

Col_index_num: Cột chỉ định hay còn được gọi là số thứ tự cột chứa giá trị được tìm kiếm tính từ cột đầu tiên của vùng dữ liệu

Range_lookup: Kiểu tìm kiếm – gồm có 2 kiểu 0 và 1

Mời bạn xem bài: Cách tìm kiếm dữ liệu từ sheet, file khác

2. Ví dụ thực tế về cách dùng hàm vlookup trong excel 2007 2010 2013

Ví dụ cách sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel

Yêu cầu: Căn cứ vào Bảng tồn kho đầu kỳ (bảng đầu tiên). Hãy hoàn thành Bảng kê Mua – Bán hàng trong kỳ (bảng thứ 2).

2.1. Phân tích yêu cầu và dữ liệu để vận dụng – kết hợp hàm

Để hoàn thành được Bảng kê Mua – Bán hàng thì chúng ta cần phải tìm được Đơn giá nhập và Đơn giá xuất.

Sau đó căn cứ vào số lượng bán hàng từng lần chúng ta sẽ tính được Trị giá Nhập và Xuất của từng lần giao dịch.

Chúng ta có thể tóm tắt mẫu biểu và yêu cầu sau:

Như vậy, các dữ liệu về tên, đơn giá nhập – xuất của từng mặt hàng chúng ta có thể lấy từ Bảng Tồn kho đầu kỳ.

Phần còn lại là lấy SL Nhập Xuất rồi nhân với đơn giá nhập – xuất tương ứng.

  • Tên hàng được sử dụng trong bảng nhập – xuất hàng đều giống với tên được sử dụng trong Bảng Tồn kho đầu kỳ.
  • Bên cạnh đó, tên các mặt hàng và đơn giá với mặt hàng tương ứng đều ở dạng cột. Do đó để có thể lấy đơn giá nhập – xuất từ bảng tồn kho đầu kỳ để nhập vào bảng nhập xuất hàng trong kỳ thì chúng ta hãy sử dụng Hàm tìm kiếm theo cột

=Vlookup ( Điều kiện để tìm kiếm, Vùng tìm kiếm, Số thứ tự cột chứa giá trị tìm kiếm, kiểu tìm kiếm)

  • Điều kiện để tìm kiếm: Tên hàng bên bảng nhập – xuất hàng ví dụ: Bạc hà, cam, chanh.
  • Vùng điều kiện: Chính là vùng chứa dữ liệu để ta dùng công thức lọc ra. Đó là toàn bộ Bảng tồn kho đầu kỳ cột bắt đầu là cột tên hàng. Vì ta đang dùng tên hàng là điều kiện tìm kiếm nên cột tên hàng phải là cột đầu tiên trong vùng tìm kiếm
  • Số thứ tự cột chứa giá trị tìm kiếm: Tính từ cột tên hàng trong vùng tìm kiếm.
    Kiểu tìm kiếm: 0 là kiểu tìm kiếm chính xác 100% và là kiểu thường đc sử dụng hơn là kiểu 1.

Qua phân tích, thì các thành phần của hàm Vlookup dùng để lấy đơn giá nhập từ bảng tồn kho đầu kỳ (Vùng tìm kiếm) là:

4. Lời giải cho cách sử dụng hàm tìm kiếm theo cột để tìm đơn giá nhập – xuất

Ta đánh vào ô E13 bên bảng nhập xuất để tìm đơn giá nhập theo tên hàng hóa, Công thức như sau

=Vlookup (“Bạc Hà”, $B$4:$F$9, 4, 0)

Trong đó từ Bạc Hà chúng ta có thể thay bằng địa chỉ ô chứa giá trị “Bạc hà” trong cột tìm đơn giá nhập

Vlookup (“Bạc Hà”, $B$4:$F$9, 4, 0) =Vlookup (C13, $B$4:$F$9, 4, 0)

Giải thích cách sử dụng hàm

Hàm vlookup được dùng rất nhiều trong công việc của kế toán. Do vậy Trường đã dành thời gian ghi lại video hướng dẫn cách dùng hàm vlookup trong file kế toán excel.

Các bài tập trong file trên chủ yếu phục vụ việc luyện tập cách dùng hàm vlookup của bạn.

Tuy nhiên đây là các bài tập thực tế do đó cần phải có tương đối đầy đủ các yêu cầu. Điều này khiến chúng ta phải sử dụng nhiều hàm khác cùng một lúc; Ví dụ: IF, Left, Mid,…

Đó có thể là bài toán về tổng hợp doanh thu bán hàng, tính lương nhân viên. Hoặc tính tiền điện với bảng định mức – đơn giá áp dụng cho từng trường hợp.

Cách sử dụng hàm vlookup trong các phiên bản excel 2003, 2007, 2010, 2013 đều không có gì khác nhau.

Có thể bạn cũng quan tâm:


【#9】Hướng Dẫn Sử Dụng Pivottable Trong Excel Để Lập Báo Cáo, Thống Kê 11/2020

Bài này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng pivot table trong excel, pivot table là một tiện ích tự động của excel nhằm giúp người sử dụng thực hiện nhanh cách thao tác như trích lọc dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê…. Có thể nói một cách khác pivot table là một công cụ giúp cho chúng ta phân tích dữ liệu theo một yêu cầu cụ thể nào đó.

Dữ liệu trên thể hiện danh sách chi tiết bán hàng của một công ty bán về sản phẩm hàng rau củ quả, thông tin chi tiết của đơn hàng được mô tả ngắn ngọn như sau: một dòng thể hiện thông tin bán một sản phẩm, ví dụ Banana (chuối), sản phẩm banana thuộc một loại hàng hóa nhất định đó là vegettable (đồ rau củ quả), có một số tiền bán được nhất định (amount) cho đơn hàng này và bán vào ngày (date) ở một đất nước (country).

Bài tập thực hành số 1 về pivot table sẽ tiến hành chèn pivot table vào một sheet khác từ dữ liệu có sẵn.

Bước 2: Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel

Giải thích bảng Create Pivottable như sau:

+ Slelect A Table or range: vùng dữ liệu cần tạo báo cáo pivottable

+ New worksheet: hiển thị pivottable tại một sheet mới trên file excel

+ Existing Worksheet: chọn vị trí hiển thị trên chính sheet hiện hành

Bước 3: Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm, thì bạn làm theo các bước

– Kéo cột Product vào vùng danh sách sản phẩm sẽ hiển thị theo dòng

– Kéo cột Amount vào vùng Values area: vùng giá trị cần tính toán

Và đây là kết quả sau khi hoàn thành các bước trên.

Ngoài chức năng là tính tổng của một dòng theo một nhóm nào đó, như kết quả ở trên là tính tổng số tiền theo mỗi một sản phẩm, thì bạn có thể tùy chỉnh thành đếm số lượng hóa đơn có bán sản phẩm đó như bên dưới.

Đếm số lượng hóa đơn có chứa theo mỗi sản phẩm

– Nhấn phải chuột chọn vào giá trị đang được tính tổng Sum of Amout chọn Value Field Setting

Thay đổi cách tính toán theo yêu cầu ở tab Summarize Value by

Sau đó nhấn OK, kết quả hiện ra bên dưới sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn trên tổng số 28 hóa đơn

Nếu bạn phát hành thông tin từ website này, vui lòng ghi rõ nguồn bài viết. Xin cảm ơn.

Dịch vụ đánh văn bản cung cấp bài hướng dẫn sử dụng office văn phòng , làm các dịch vụ về đánh văn bản, đánh máy vi tính. Rất mong có thể đem tới cho bạn những kiến thức bổ ích.

Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng, dạy kèm tại học văn phòng tại thành phố hồ chí minh


【#10】Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Microsoft Office 2007, Word, Excel, Power

Máy tính bạn đang sử dụng bộ công cụ hỗ trợ văn phòng là Microsoft Office 2007. Tuy nhiên vì một sự cố nào đó mà máy tính bạn phải đi cài đặt lại hệ điều hành nên Word 2007 đã không còn trong máy. Giờ muốn cài lại thì làm sao đây?. Bài viết này sẽ giúp các bạn có thể tự mình cài đặt Microsoft Office 2007 vào máy tính của mình dễ dàng và đơn giản.

Các yêu cầu trước khi cài office 2007

– Bộ cài đăt Office 2007.

– Hệ điều hành Windows Xp hoặc Windows 7/ 8/ 8.1

Sau khi điền đầy đủ key sản phẩm bạn nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 2: Sau khi điền Serial xong, cửa sổ khác hiện ra giới thiệu sơ qua cho bạn về những điều khoản quy định sử dụng phần mềm, giới thiệu một số tính năng và cấu hình tối thiểu để sử dụng Microsoft Office 2007.

Bước 3: Một cửa sổ mới hiện ra, cửa sổ này yêu cầu bạn chọn nơi cài đặt phần mềm. Bạn có thể cài đặt theo mặc định bằng cách bấm vào ô Install now. Nếu muốn tùy chỉnh cài đặt thì hãy nhấn vào ô ” Cuztomize”.

Chú ý
Nếu bạn chọn chế độ cài đặt Customize thì hệ thống sẽ mở ra một của số mới. Cửa sổ này yêu cầu người dùng phải thiết lập những file công cụ nào sẽ cài đặt trong máy tính, thư muc lưu trữ file. Bạn nên lược bớt những ứng dụng bạn không dùng tới để tiết kiệm không gian ổ cứng. Sau khi đã điều chỉnh xong, bạn nhấn vào Install now.

Dù bạn chọn chế độ Install Now hay Customize thì cuối cùng sẽ đến công đoạn tiếp theo là cài đặt phần mềm vào máy tính.

Bước 4: Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất 100%, một của sổ mới đã hiện ra. Thông báo người dùng là quá trình cài đặt đã thành công. Bạn bấm Close để quá trình cài đặt hoàn tất.

Đây là phương thức cài đặt Microsoft Office 2007 phổ biến nhất hiện nay. Cách cài đặt này giúp cho máy tính của mình có thể cài đặt mà không cần phải kết nối Internet. Thêm vào đó, việc cài đặt này sẽ hỗ trợ cho phần mềm tối ưu hóa với hệ thống và tránh được tình trạng bị lỗi trong quá trình sử dụng.

Hướng dẫn sử dụng

Sau khi cài xong Office 2007, bạn khởi động chương trình lên và sử dụng các tiện ích như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các tiện ích khác có sẵn trong bộ Office 2007.

– Và đây là giao diện của trình soạn thảo Word 2007, bạn có thể soạn thảo, chỉnh sửa văn bản ở đây.

– Cách mở Excel, PowerPoint, Outlook, … bạn thực hiện tương tự.

Có thể nói, Microsoft Office 2007 đem lại cho người dùng một công cụ văn phòng với đầy đủ tính năng chính như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, tạo bài thuyết trình, tạo cơ sở dữ liệu, quản lý lưu trữ Email… Ngoài ra, nó còn được cải tiến hơn nhiều so với phiên bản 2003 trước đó. Đây là một phần mềm không thể thiếu trong các máy tính chạy hệ điều hành Windows.

Trong phiên bản Office 2007, nhà phát hành có bổ sung chức năng lưu file sang PDF (chuyển Word, Excel sang PDF), để sử dụng chức năng này các bạn phải cài bộ Add-in Microsoft Save as PDF hỗ trợ bổ sung cho Office 2007. Các bạn có thể tải Microsoft Save as PDF

https://thuthuat.taimienphi.vn/huong-dan-cai-dat-microsoft-office-2007-29n.aspx


Bạn đang xem chủ đề Hướng Dẫn Dùng Excel trên website Nhetuacanhhoa.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!