Hướng Dẫn Form Access

Tổng hợp các bài viết thuộc chủ đề Hướng Dẫn Form Access xem nhiều nhất, được cập nhật mới nhất ngày 20/01/2021 trên website Nhetuacanhhoa.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung Hướng Dẫn Form Access để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, chủ đề này đã đạt được 7.524 lượt xem.

Có 28 tin bài trong chủ đề【Hướng Dẫn Form Access】

【#1】Hướng Dẫn Tạo Lập Form Trong Access 2021

Tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập và chỉnh sửa form. Bạn cũng sẽ được biết cách kiểm soát các trình bày cũng như chỉnh sửa các tùy chọn form để đảm bảo form hoạt động hiệu quả nhất.

Cách tạo lập form

Access hỗ trợ người dùng có thể tạo form từ bất cứ bảng dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu gốc. Bất cứ form nào được tạo thành sẽ đều hiển thị dữ liệu giống với bảng, đồng thời còn có thể thêm bớt dữ liệu mới. Sau khi tạo lập xong, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm các trường mới hoặc các các tùy chọn định dạng như hộp hỗn hợp chẳng hạn.

Bước 1: Trong mục Navigation, lựa chọn bảng dữ liệu mà bạn cần tạo lập form. Bạn không nhất thiết phải mở bảng đó lên

Bước 1: Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục Tools ở phía bên phải của thanh Ribbon

Hộp hỗn hợp

Hộp hỗn hợp là một dạng danh sách xổ xuống được dùng để thay thế một trường trong nội dung form. Hộp hỗn hợp sẽ hạn chế khả năng nhập liệu của người dùng khi chỉ cho phép người dùng lựa chọn các tùy chọn có sẵn trong hộp mà thôi.

Hộp hỗn hợp rất có ích đối với các trường có ít lựa chọn trả lời. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng hộp hỗn hợp để chỉ cho phép người dùng nhập đúng tên các bang của Mỹ khi điền vào trường địa chỉ liên hệ, hoặc là người dùng khi đặt hàng chỉ được phép lựa chọn các sản phẩm được liệt kê trong cơ sở dữ liệu mà thôi.

Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, lựa chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls

Bước 2: Lựa chọn lệnh Combo box, khi đó nó sẽ có dạng giống như hộp thoại xổ xuống

Tùy chỉnh thiết lập form bằng cách sử dụng Property Sheet

Property sheet là một cửa sổ tổng hợp chứa các thông tin chi tiết của form cũng như từng nội dung trong form. Từ của sổ Property Sheet mà ta có thể sửa đổi từng phần bố cục của form, bao gồm cả chức năng hoạt động cũng như cách thức trình bày.

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form

Thay đổi thiết lập của form

Có rất nhiều lựa chọn được xuất hiện trong cửa sổ Property Sheet nên ta không thể đi sâu giải thích hết được. Ta chỉ có thể kiểm nghiệm 2 lựa chọn thường được sử dụng nhất: ẩn các trường không cần thiết và thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế.

Để có thể ẩn đi các trường không cần thiết

Bước 5: Cuối cùng ta chỉ cần chuyển sang cửa sổ Form để kiểm tra xem các trường đã được ẩn đi hay chưa.

Để thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế

Bước 7: Chuyển sang chế độ Form View để kiểm tra kết quả. Khi bạn tạo 1 bản ghi mới với form, trường dữ liệu mà bạn vừa chỉnh sửa sẽ tự động cập nhật lịch thực tế vào nội dung của trường đó.

Đừng bội bỏ qua: Lớp học Excel ở Hà Nội


【#2】Hướng Dẫn Cài Đặt Google Analytics Cho WordPress Toàn Tập

Google Analytics là công cụ rất cần thiết để quản trị một Website bởi ngoài thống kê lượt truy cập công cụ này còn thống kê lượt truy cập đến từ nguồn nào, quốc gia nào và trình duyệt nào…

Trong bài này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt công cụ thống kê Google Analytics và phân loại truy cập vô cùng hiệu quả, tiện lợi mà GA mang lại. Đây là một công cụ được đánh giá có độ chính xác và tính minh bạch cao, bởi vì toàn bộ thông tin đều được cung cấp từ Google.

Nội dung gồm 2 phần:

  • Cài đặt code Google Analytics (cơ bản).
  • Các cài đặt nâng cao trong menu Admin để chính xác hóa và tối ưu hóa số liệu.

1. Hướng dẫn cài đặt Google Analytics

Các bạn làm theo các bước cài đặt Google Analytics như sau:

  • Đăng ký Google Analytics
  • Nhúng Google Analytics vào website
  • Kiểm tra code Google Analytics

Bước 1: Đăng ký Google Analytics

Để đăng ký Google Analytics, bạn truy cập vào trang chủ Google Analytics. Nhấn vào nút Access Google Analytics. Đăng nhập vào bằng Gmail của bạn. (Nếu chưa có thì hãy tạo email trước).

Cách tạo Google Analytics:

Khi bạn đăng nhập sẽ gặp một màn hình như thế này:

Như ở ví dụ trước, mình sẽ nhập:

– Tên Account level là: Blog cá nhân

– Tên Property: Hoang Web

Phần website URL bạn lưu ý phải nhập chính xác địa chỉ trang web. Phân biệt giữa http:// và https://, có www hay không. Cẩn thận thì xem có dấu gạch chéo (dấu “/”) ở cuối hay không?

Chọn lĩnh vực mà website bạn đang hoạt động

Sau đó bấm Get tracking ID, chấp nhận điều khoản của Google là bạn hoàn thành bước đăng ký Google Analytics.

Đối với các bạn đã có tài khoản từ trước, để thêm website vào Google Analytics, bạn làm như sau:

Sau đó bạn sẽ được đưa đến màn hình giống y chang như mình post ở đầu bài.

Làm theo các bước như trên là bạn đã hoàn thành việc thêm website vào Google Analytics.

Bước 2: Thêm tracking code vào website

Để lấy tracking code, các bạn làm như sau:

Vào Admin. Dưới mục Property chọn phần Tracking Info. Tiếp đó nhấn vào Tracking code.

Bạn copy lại đoạn code để làm bước tiếp theo

  • Q: ID tài khoản Google Analytics là gì?
  • A: Đối với mỗi một Property mới được tạo ra, Google Analytics sẽ cấp cho bạn một ID tracking code. ID tài khoản Google Analytics có dạng: UA-000000-01
  • Trong hình ảnh trên thì ID tài khoản Google Analytics là: UA-50381053-1
  • 50381053 là số tài khoản Google Analytics
  • Đằng sau dấu gạch ngang – số 1, chỉ số thứ tự của property liên kết với account.
  • Đối với một Account, mình tạo nhiều Property, thì tất cả các Property đó đều chung bộ số đầu tiên, số đằng sau dấu gạch chỉ số thứ tự được tạo của Property đó.

– Thêm tracking code vào website

Google Analytics là công cụ đo đạc và lấy thông tin từ website của bạn thông qua một đoạn mã Javascript (còn gọi là Mã theo dõi). Đó chính là đoạn mã bạn vừa copy. Việc bây giờ là thêm đoạn mã này vào đầu tất cả các trang trên website của bạn.

Giải thích:

Để thêm đoạn mã này vào đầu tất cả các trang trên website, chúng ta sẽ cài Google Analytics code vào nơi mà bất cứ trang con nào cũng phải load. Và, có 2 chỗ mà trang con nào cũng có là HeaderFooter

Vì vậy chúng ta chèn đoạn code này vào Footer hoặc Header đều được. Tuy nhiên, khi một người vào website của bạn, trang web sẽ được tải từ trên xuống dưới. Header sẽ được tải đầu tiên rồi mới đến Footer được tải cuối cùng. Nếu mà thêm vào footer thì nhỡ trang web chưa kịp load hết, footer chưa kịp load hết mà người ta đã bỏ đi rồi, vậy thì mình sẽ không đo được thống kê (traffic) đó.

Vì vậy các bạn nên đặt đoạn mã Google Analytics vào header là chuẩn nhất.

Tùy thuộc vào mã nguồn web mà bạn xây dựng nên nó sẽ có các cách khác nhau. Ở trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách cài đặt Google Analytics vào WordPress

Đối với Blog WordPress, bạn có thể edit trực tiếp luôn vào code trong trình sửa của theme. Cách này hơi phức tạp và nguy hiểm cho người không biết gì về code.

Có một cách khác an toàn hơn là sử dụng plugin ” Insert Headers and Footers “. Để cài đặt plugin này, bạn làm như sau:

Khi đã cài đặt xong plugin, các bạn cài code Google Analytics vào header bằng cách:

Tại mục Scripts in Header, bạn dán đoạn code JavaScript lấy từ tài khoản Google Analytics về

Sau đó nhấn Save!

Vậy là bạn đã cài đặt Google Analytics trên website WordPress thành công. Sau 18-24 tiếng là Google Analytics sẽ báo cáo cho bạn những số liệu thống kê đầu tiên.

Đối với các CMS khác ngoài WordPress, bạn chèn đoạn code

vào trong đoạn header là được.

2. Cài đặt Google Analytics nâng cao

Về cơ bản, sau khi làm theo các hướng dẫn cài đặt Google Analytisc cho website như ở phần 1 là các bạn đã có thể an tâm theo dõi số liệu hàng ngày.

Đây là phần cài đặt Google Analytics nâng cao, dành cho những bạn thực sự làm việc chuyên sâu với dữ liệu Google Analytisc!

Một số tính năng của Google Analytics cần được tối ưu để các số liệu hoạt động chính xác hơn.

Trong phần này, mình sẽ giúp các bạn tối ưu cài đặt Google Analytics trong phần Admin để tăng hiệu quả cho Google Analytics.

a. Cài đặt Google Analytics ở level Property:

– Enable Demographics and Interest Reports:

Bật tính năng này lên cho phép chúng ta theo dõi các dimension về nhân khẩu học của người truy cập (như độ tuổi, giới tính, ngôn ngữ, vùng, miền…). Các số liệu thu thập được sẽ nằm trong phần Audience Report

Khi bật tính năng này lên, ta cần thêm 1 dòng code nhỏ vào đoạn code Google Analytics.

Cá nhân mình sẽ thêm 1 dòng ga(“require”, “displayfeatures”); vào đoạn gần cuối cùng của code.

Đây thực sự là một tính năng quý giá của Google Analytics. Các bạn nên tìm hiểu và sử dụng, nó sẽ có ích cho các bạn sau này rất nhiều.

Để việc xem In-Page Analytics này được chính xác hơn, Google cung cấp thêm tính năng Use enhanced link attribution. Ngoài việc enable tính năng này trong mục Admin, bạn cần cài thêm một dòng code vào đoạn mã Google Analytics của mình.

Cá nhân mình thì để ” Enhanced Link Attribution“, mình thêm tiếp 1 dòng ga(‘require’, ‘linkid’, ‘linkid.js’); vào ngay bên dưới dòng code demographic nói ở trên.

Sau khi thêm 2 dòng code vào, bây giờ đoạn code Google Analytics của mình là:

ga(‘create’, ‘UA-XXXXXXXX-X’, ‘auto’);

ga(‘require’, ‘linkid’, ‘linkid.js’);

ga(‘require’, ‘displayfeatures’);

ga(‘send’, ‘pageview’);

– Liên kết với tài khoản Webmaster Tool – Webmaster Tools Settings

Vẫn tại mục Property Setting, phần cuối cùng ta chỉnh là phần liên kết tài khoản Google Analytics với tài khoản Webmaster Tools.

Tùy chọn này cho phép chúng ta kích hoạt báo cáo về Search Engine Optimization trong mục Acquisition

Điều kiện duy nhất là bạn phải có tài khoản Google Webmaster Tools, trang web phải được thêm vào trên Webmaster Tools và đã verify.

Để tạo liên kết giữa 2 tài khoản, bạn nhấn vào nút Edit ở mục Webmaster Tools Setting.

Thao tác này giúp hiển thị các website mà bạn có trong tài khoản Webmaster Tools.

Sau đó, bạn chọn đúng website cần liên kết giữa 2 tài khoản. Nhấn save.

b. Cài đặt Google Analytics ở View level:

Vừa rồi, chúng ta đã bật thêm 3 tính năng ở mục Property Setting. Bây giờ chỉ còn nốt bước View Setting là chúng ta xong mục cài đặt Google Analytics.

– Đầu tiên là đánh dấu vào mục Exclude all hits from known bots and spiders

Đánh dấu vào mục này nghĩa là đã thông báo tới Google Analytics loại bỏ tất cả các traffic đến từ các loại bot từ các bộ máy khác nhau như MSN bot, Ahrefs bot, Yahoo bot, Bing bot…

Đánh dấu vào mục này thì tất cả các traffic của website đều là traffic của người dùng.

Site Search Settings:

Bạn tò mò muốn biết xem người dùng search những từ khóa gì ở ô tìm kiếm trên website của bạn?

Giải pháp đơn giản nhất (trên WordPress) là sử dụng plugin. Nhưng cài nhiều plugin thì sẽ nặng site. Chính vì vậy ta nên dùng tính năng Site Search Setting của Google Analytics, vừa đồng bộ, vừa gọn nhẹ.

Để cài đặt tính năng truy vấn tìm kiếm cho Google Analytics, bạn cần xác định được tham số Search trên website của mình là gì. Sau đó nhập vào ô Query parameter. Google Analytics sẽ thực hiện lấy từ khóa nằm sau tham số đó.

Q: Xác định tham số search như thế nào? A: Tham số là chữ cái nằm đằng sau dấu chấm hỏi (“?“). Tham số search chỉ có mấy loại như sau: Term, Search, Query, s, q.

Kết quả search trên Hoang Web với cụm từ ” Google Analytics ” sẽ hiển thị dưới link dạng:

https://www.hoangweb.com/?s=Google+Analytics

Chúng ta dễ dàng nhìn thấy ngay tham số ở đây là ” s “. Vậy điền vào ô query parameter chữ “s” là xong.

Các bạn có thể điền tối đa 5 tham số. Thường thì một website chỉ có đến 3 chế độ search là nhiều. Website của mình trước đây sử dụng search mặc định của theme, về sau website phát triển hơn thì mình cài tìm kiếm tùy chỉnh Google Custom Search trong Webmaster Tools.

Bạn nhấn Save. Vậy là tính năng kiểm tra truy vấn đã được cài vào Google Analytics thành công!

3. Kiểm tra cài đặt Google Analytics thành công hay thất bại?

Có rất nhiều bạn sau khi cài đặt Google Analytics xong, không yên tâm vàmuốn kiểm tra xem code của mình có đúng không thì làm thế nào? Có rất rất nhiều bạn đã hỏi mình câu này, hôm nay mình chia sẻ luôn cách kiểm tra Google Analytics có hoạt động cho website của bạn hay không.

Có 2 cách kiểm tra cực kì đơn giản:

Cách 2. Dùng Chrome Extension

Có một cách khác đó là dùng extension Google Tag Assistant của Google Chrome. Đây là extension phát triển bởi Google, cho phép kiểm tra tất cả các loại tag như Google Analytics code, Remarketing Tags …một cách nhanh chóng và chính xác.

Sau khi cài Google Analytics xong, Google Analytics sẽ mất từ 1-2 ngày để thực hiện quy trình lấy dữ liệu và xuất report.

Để nhận được bài viết mới vui lòng đăng ký kênh kiến thức WordPress từ A-Z ở Form bên dưới. Bạn cũng có thể nhận được sự trợ giúp trên Twitter và Facebook


【#3】Hướng Dẫn Cài Đặt Script Theo Dõi Tổng Quan Tài Khoản Google Adwords

Bước 1: Tạo bản sao Google sheet báo cáo hiệu suất Adwords theo link bên dưới

1.1 Tạo bản sao

Truy cập tài khoản Google Adwords

//

// Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the “License”);

// you may not use this file except in compliance with the License.

// You may obtain a copy of the License at

//

// http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

//

// Unless required by applicable law or agreed to in writing, software

// distributed under the License is distributed on an “AS IS” BASIS,

// WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either expss or implied.

// See the License for the specific language governing permissions and

// limitations under the License.

/**

* @name Account Summary Report

*

* @overview The Account Summary Report script generates an at-a-glance report

* showing the performance of an entire AdWords account. See

* https://developers.google.com/adwords/scripts/docs/solutions/account-summary

* for more details.

*

* @author AdWords Scripts Team ;

function main() {

AdWordsApp.currentAccount().getCustomerId());

var yesterday = getYesterday();

var rows = ) {

var row = getReportRowForDate(date);

rows.push(;

})));

}

date.setDate(date.getDate() + 1);

}

if (email) {

sendEmail(email);

}

}

}

/**

*

* @return {!Object} A lookup of existing dates.

*/

function getExistingDates() {

var data = sheet.getDataRange().getValues();

var existingDates = {};

data.slice(5).forEach(function(row) {

existingDates < rowB.length)

.setValues(reportRows);

}

}

/**

*

*/

var emptyRow = access.findEmptyRow(6, 2);

if (emptyRow < 0) {

access.addRows(rows.length);

emptyRow = access.findEmptyRow(6, 2);

}

access.writeRows(rows, emptyRow, 2);

sortReportRows();

}

function sendEmail(email) {

var day = getYesterday();

var yesterdayRow = getReportRowForDate(day);

day.setDate(day.getDate() – 1);

var twoDaysAgoRow = getReportRowForDate(day);

day.setDate(day.getDate() – 5);

var weekAgoRow = getReportRowForDate(day);

var html = ;

formatChangeString(yesterdayRow) +

formatChangeString(yesterdayRow) +

return html.join(‘n’);

}

function getReportRowForDate(date) {

var timeZone = AdWordsApp.currentAccount().getTimeZone();

var dateString = Utilities.formatDate(date, timeZone, ‘yyyyMMdd’);

return getReportRowForDuring(dateString + ‘,’ + dateString);

}

function getReportRowForDuring(during) {

var report = AdWordsApp.report(

‘SELECT ‘ +

REPORT_FIELDS

.map(function(field) {

return field.columnName;

})

.join(‘,’) +

‘ FROM ACCOUNT_PERFORMANCE_REPORT ‘ +

‘DURING ‘ + during,

REPORTING_OPTIONS);

return report.rows().next();

}

function formatChangeString(newValue, oldValue) {

var x = newValue.indexOf(‘%’);

if (x != -1) {

newValue = newValue.substring(0, x);

var y = oldValue.indexOf(‘%’);

oldValue = oldValue.substring(0, y);

}

var change = parseFloat(newValue – oldValue).toFixed(2);

var changeString = change;

if (x != -1) {

changeString = change + ‘%’;

}

} else {

}

}

// what column should we be looking at to check whether the row is empty?

this.findEmptyRow = function(minRow, column) {

var values = this.sheet.getRange(minRow, column,

this.sheet.getMaxRows(), 1).getValues();

for (var i = 0; i < values.length; i++) {

if (!values) {

return i + minRow;

}

}

return -1;

};

this.addRows = function(howMany) {

this.sheet.insertRowsAfter(this.sheet.getMaxRows(), howMany);

};

this.writeRows = function(rows, startRow, startColumn) {

this.sheet.getRange(startRow, startColumn, rows.length, rows[0].length).

setValues(rows);

};

}

/**

* Gets a date object that is 00:00 yesterday.

*

* @return {Date} A date object that is equivalent to 00:00 yesterday in the

* account’s time zone.

*/

function getYesterday() {

var yesterday = new Date(new Date().getTime() – 24 * 3600 * 1000);

return new Date(getDateStringInTimeZone(‘MMM dd, yyyy 00:00:00 Z’,

yesterday));

}

/**

* Returned the last checked date + 1 day, or yesterday if there isn’t

* a specified last checked date.

*

* @param {Date} yesterday The yesterday date.

*

* @return {Date} The date corresponding to the first day to check.

*/

var date;

if (last_check.length == 0) {

date = new Date(yesterday);

} else {

date = new Date(last_check);

date.setDate(date.getDate() + 1);

}

return date;

}

/**

* Produces a formatted string repsenting a given date in a given time zone.

*

* @param {string} format A format specifier for the string to be produced.

* @param {date} date A date object. Defaults to the current date.

* @param {string} timeZone A time zone. Defaults to the account’s time zone.

* @return {string} A formatted string of the given date in the given time zone.

*/

function getDateStringInTimeZone(format, date, timeZone) {

return Utilities.formatDate(date, timeZone, format);

}

/**

* properly. Throws a descriptive error message if validation fails.

*

*/

if (‘YOUR_SPREADSHEET_URL’ == SPREADSHEET_URL) {

‘ a link to a template in the associated guide for this script.’);

}

if (‘[email protected]’ == email) {

throw new Error(‘Please either set a custom email address in the’ +

‘ to send no email.’);

}

}

Tìm đoạn code sau var SPREADSHEET_URL = ‘YOUR_SPREADSHEET_URL’ thay URL bản sao bạn vừa tạo vào YOUR_SPREADSHEET_URL

Bước tiếp theo bạn nhấn vào ủy quyền ngay bây giờ và cho phép ( Allow)

Bước 3: chỉnh sửa lại lịch chạy script, bây giờ bạn có thể cho chạy script và vào file sheet để xem kết quả.

iSharedigital.com


【#4】Hướng Dẫn Tải Và Cài Đặt Phần Mềm Unikey Gõ Tiếng Việt Cho Máy Tính

Đôi nét về phần mềm gõ tiếng Việt Unikey

UniKey phần mềm gõ tiếng việt mã nguồn mở được Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào tạo khuyến khích sử dụng tại các cơ quan quan nhà nước và trường học. Nó hoàn toàn tương thích với hệ điều hành Windows từ đời mới nhất cho đến Window XP… hay các hệ điều hành khác như Linux …

Giao diện của bộ gõ Unikey

Cho đến nay, bộ gõ Unique đã ra đời nhiều phiên bản. Trong đó, phiên bản đầu tiên là 3.6, thịnh hành nhất là 4.2 và mới nhất là 4.3 RC4.

Nhìn chung, các phiên bản này đều có giao diện đơn giản, tương thích cao với hầu hết các hệ điều hành. Cách quản lý, cài đặt bộ gõ cũng như sử dụng cũng không quá khó khăn, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Mọi chức năng của bộ gõ được thiết lập và điều chỉnh trên một bảng điều khiển duy nhất. Khi để ở chế độ thu nhỏ, người dùng chỉ có thể nhìn thấy 3 thiết lập chính là Lựa chọn bảng mã, tổ hợp phím và kiểu gõ. Chính nhờ sự tinh giản về giao diện này, bạn hoàn toàn không cảm thấy rối mắt mà vẫn có thể điều chỉnh các tính năng cơ quản và hữu ích nhất. Đây cũng là lợi thế khiến Unique được yêu thích hơn hẳn so với các bộ gõ tiếng Việt khác như GoTiengViet hay VietKey.

Tính năng của bộ gõ UniKey 4.3 (Bản mới nhất)

Ngay từ khi mới ra mắt, Unikey đã mang đến cho người sử dụng nhiều bảng mã gõ tiếng Việt như Unicode, TCVN3 (ABC), BK HCM2, Vietware-X, VNI Windows, BK HCM1… Tuy nhiên, do một số bảng mã không phổ biến nên họ đã lược giản và chỉ sử dụng 2 mã Unicode dựng sẵn và TCVN3 (ABC) phù hợp với mọi người dùng.

Bên cạnh hỗ trợ bộ mã tiếng Việt, Unique còn mang đến nhiều tính năng hữu ích khác như:

  • Công cụ đắc lực cho lập trình viên: Người dùng có thể gõ các ký tự đặc biệt bằng phương pháp mã hóa Unicode đặc biệt (NCR Decimal, Unicode C String, NCR Hexadecimal, X UTF-8, UTF-8 Literal, NCR Hex)
  • Hỗ trợ bảng mã tiếng Việt cho Microsoft (Vietnamese locale CP 1258) được dùng trong form nhập liệu, lập trình Visual Basic cho Word, Excel, Access…
  • Hỗ trợ kieeur tiếng Việt phổ biến, bao gồm: VIQR, TELEX, VNI, kiểu Microsoft và kiểu tự định nghĩa. Tùy vào vùng miến, tính chất công việc mà người dùng sẽ có thói quen sử dụng bộ mã khác nhau. Trong đó, người miền Bắc lại có thói quen dùng Telex, trong khi VNI lại thông dụng hơn ở miền Nam.

Cách tải cài đặt phần mềm Unikey gõ tiếng Việt cho máy tính rất đơn giản, không có gì phức tạp. Tuy nhiên, đối với những người không rành về công nghệ hay lần đầu tiên sử dụng sẽ gặp một số khó khăn nhất định. Bởi vậy, Tin Học Văn phòng sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước tải cài đặt phần mềm Unikey gõ tiếng Việt cho máy tính như sau:

Hướng dẫn cách tải phần mềm gõ tiếng Việt Unikey

Việc đầu tiên bạn cần làm là tải ứng dụng Unikey về máy tính:

– Bước 1: Truy cập trang chủ Unikey

Có nhiều nguồn tải Unikey, nhưng tốt nhất để đảm bảo an toàn và nhanh chóng, bạn nên truy cập vào trang website chính thức của nhà phát triển phần mềm theo đường link: Unikey.org

– Bước 2: Download

Trên màn hình trang chủ hiển thị tab Download nổi bật màu xanh kèm theo các phiên bản hiện có. Việc bạn cần làm là chọn phiên bản tương thức với thiết bị máy tính đang sử dụng.

Do hiện nay, người dùng chủ yếu sử dụng hệ điều hành Windows 8 trở lên nên sẽ giới thiệu bạn cách cài đặt phiên bản 4.2 RC4 bởi độ tương thích cao. Nếu bạn sử dụng hệ điều hành từ windows 7 trở xuống, nên chọn Unikey 4.0 RC2. Tuy nhiên, nhìn chung cách tải cài đặt phần mềm Unikey gõ tiếng việt cho máy tính từ đơn giản nhất như 3.63 hay mới nhất là 4.3 cũng đều giống nhau. Do đó bạn không cần quá lo lắng.

Đây là đường link tải Unique với bộ cài cho máy tính 32 bit và 64 bit:

– Bước 1: Giải nén bộ cài

– Bước 2: Chọn thư mục cài đặt

Trong quá trình sử dụng, để tiện cho việc bật phần mềm, bạn nên tạo đường dẫn của nó trên màn hình desktop. Bạn chỉ cần tích vào ô Create a desktop và nhấn next để sang bước tiếp theo.

Sau khi đã cài đặt và thực hiện các bước cơ bản trên, bạn chọn Install để bộ cài bắt đầu tiến trình cài đặt.


【#5】Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010

Published on

  1. 1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
  2. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản ………………………………………………44 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ……………………………………………………………………………….49 7. Định d ng trang văn bản……………………………………………………………………………………………52 Chương 3: Thực hi n chèn các đối tượng……………………………………………………………………………….57 1. Chèn các kí tự đặc bi t ……………………………………………………………………………………………..57 2. Chèn ClipArt và hình ảnh………………………………………………………………………………………….57 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ ……………………………………………………………………………………….58 4. Chèn và hi u ch nh lưu đồ…………………………………………………………………………………………59 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ…………………………………………………………………………………………..60 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học…………………………………………………………………………..64 Chương 4: Thao tác với bảng biểu ………………………………………………………………………………………..66 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng……………………………………………………………………………66 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng ……………………………………………………………………….68 3. Chèn công thức toán học vào bảng ……………………………………………………………………………..70 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i……………………………………………………………………..72 Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 ………………………………………………………………………………75 1. Auto Correct và Macro……………………………………………………………………………………………..75 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. …………………………………………………………………………..81 3. Tìm kiếm, thay thế …………………………………………………………………………………………………..85 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động ch nh s a, từ điển mặc định và công c đếm từ ………………………………………………………………………………………………………………………….89 5. In tài li u Word……………………………………………………………………………………………………….95 6. Trộn tài li u (Mail Merge)…………………………………………………………………………………………99 Chương 6: Các phím tắt trong Word ……………………………………………………………………………………108 1. Các lo i phím tắt:…………………………………………………………………………………………………..108 2. Duy t thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)…………………………………………………110 3. Các phím tắt thông dụng:………………………………………………………………………………………..112
  3. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010………………………………………………………………………….114 1. Các công c đồ họa của Word 2010…………………………………………………………………………..114 1. S d ng Word 2010 để viết Blog………………………………………………………………………………118 2. T o m c l c trong Word 2010………………………………………………………………………………….120 3. T o trang bìa trong Word 2010…………………………………………………………………………………126 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word………………………………………………………………………..127 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word……………………………………………………………………..128 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word…………………………………………………………………………130 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn……………………………………………………………………132 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ…………………………………………………………………135 11. T o nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên…………………………………………………………………136 12. T o bảng bằng phím…………………………………………………………………………………………………136 13. T o đường kẻ………………………………………………………………………………………………………….136 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript……………………………………………………………………………….137 15. Copy định d ng bảng tính …………………………………………………………………………………………137
  4. 5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nếu b n vẫn đang d ng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chu n nằm ở phía tr n c a sổ thì hãy chu n bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao di n Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab ri ng bi t tr n menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c . Thực ra bộ Office 2007 c ng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhi n, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận ti n hơn cho người d ng. Ngoài ra, b n c ng c thể t o th m các tab mới để chứa các chức năng của ri ng mình. Menu Ribbon trên Word 2010 C thể khi mới chuyển qua menu mới, b n sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l , tuy nhi n, một khi đã quen thuộc, b n sẽ kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu menu c tr n Office 2003.
  5. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 2. H thống menu mới Trước đ y, Office 2007 đã t o ra sự khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng như các phi n bản Office c về mặt giao di n, đặc bi t là menu của chương trình thì giờ đ y, Office 2010 l i là t o n n 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c của chương trình. Khi lựa chọn tr n menu công c , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đ y, toàn bộ c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho b n các t y chọn như Save, Open, Close, Preview
  6. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 4. Chức năng Paster Preview Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phi n bản Office trước và phát hi n ra rằng số đông người d ng thường xuy n mất nhiều thời gian để dán một đo n văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung so n thảo của mình. Nguy n do của tình tr ng này là vì người d ng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm l i nhiều l n mới khiến cho ch ng trông hợp l và ph hợp với định d ng của nội dung so n thảo. Và đ là l do tính năng Paste Preview được ra đời. Paste Preview cho ph p b n xem trước nội dung so n thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đ , gi p b n tiết ki m được thời gian. Ngoài ra tính năng này c n cho ph p lưu giữ định d ng của nội dung c n dán, kết hợp các định d ng hoặc lo i bỏ định d ng của nội dung trước khi dán. 5. Chức năng Text Effect Thay vì phải t o một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản, giờ đ y với Office 2010 công vi c đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người d ng c ng có thêm nhiều lựa chọn với vi c trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. Với tính năng Text Effect b n có thể s d ng hoàn toàn các hi u ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản b n ch c n lựa chọn đo n văn bản c n áp d ng hi u ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
  7. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 của Text Effect trên thanh công c t i thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép b n lựa chọn các hi u ứng c n áp d ng Và b n hoàn toàn có thể áp d ng các hi u ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hi u ch nh nội dung cho WordArt thì giờ đ y người dung có thể ch nh s a trực tiếp nội dung văn bản có hi u ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, x a hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu với văn bản mang hi u ứng của WordArt Chú ý: Chức năng này ch s d ng cho những file Word được t o ra từ Word 2010 và c định d ng *.docx nếu người d ng lưu file dưới d ng *.doc thì các hi u ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
  8. 10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 9 6. Lưu fi e dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn Ngoài các định d ng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc, Docx thì Office 2010 c ng hỗ trợ lưu file dưới định d ng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007 7. Hiển thị thông tin chi tiết của fi e văn bản trong Office Button Để biết thông tin về file văn bản b n đang làm vi c b n ch vi c nhấp chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến l n lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian ch nh s a, thời gian t o, thời gian lưu l n cuối, người t o
  9. 11. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 10 8. Khả năng mở rộng màn hình Office 2010 cho ph p người dùng mở rộng c a sổ so n thảo bằng cách n hoặc hi n bảng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải c a sổ làm vi c của các ứng d ng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 9. Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Không ch biết đến với những công c so n thảo văn bản và tính toán, Office 2010 c n biết đến với công c ch nh s a ảnh và video m nh mẽ. C thể, b n c thể d dàng
  10. 12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 ch nh s a và bi n tập nội dung hình ảnh c ng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. B n thậm chí c thể lo i bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới. N i cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà b n c thể làm được với các file media. Mặc d n sẽ không phải là ph n mềm ch nh s a ảnh chuy n d ng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vi c t o và ch nh s a nội dung các hình ảnh d dàng hơn. 10.Chụp ảnh c a sổ, ứng dụng đưa vào văn bản Đ y là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert b n d dàng nhận thấy nút l nh Screenshot. Khi nhấp chuột vào nút l nh này một menu hi n ra cho phép b n ch p ảnh một ứng d ng đang ch y hay một c a sổ đang được mở để chèn vào ngay t i vị trí con trỏ. Khi nhấp chuột vào nút l nh Screenshot một menu hi n ra hiển thị các c a sổ đang mở và chương trình đang ch y người dùng ch vi c nhấp chuột vào đối tượng để c được bức ảnh chèn vào văn bản. Người d ng c ng c th m lựa chọn ch p tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để ch p ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn l nh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
  11. 13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn. 11.X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hi u ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch c n chọn đối tượng này sau đ vào Menu Picture ToolsFormat người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hi u ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect. 12.Phát triển chức năng tìm kiếm Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp tho i tìm kiếm không có gì khác bi t thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh ho t và tốc độ tìm kiếm c ng được cải thi n đáng kể. Khi chọn l nh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, c a sổ so n thảo sẽ thu hẹp l i về b n trái nhường chỗ cho hộp tho i tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp tho i c ng hi n ra một ph n đo n văn g n với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
  12. 14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13 13.
  13. 15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14 B n luôn lo lắng nội dung tài li u của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái ph p? Điều này sẽ được h n chế tối đa ở trong Office 2010. Phi n bản Office mới cung cấp những tính năng cho ph p h n chế vi c thay đổi mà không c sự cho ph p của tác giả, ngoài ra c n cung cấp th m vào một “chế độ bảo v ” (protection mode) để tránh vi c b n vô tình s a nội dung của file ngoài muốn. Office 2010 cho ph p b n chọn lựa ai trong số những người nhận được tài li u của b n được ph p ch nh s a, hoặc ch được xem mà không c quyền ch nh s a. II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. T o mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để t o một tài li u mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đ p chuột vô m c Blank document. T o một tài li u mới từ mẫu c sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn n t Create để t o một tài li u mới từ mẫu đã chọn.
  14. 16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 2. Mở một văn bản t o sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài li u c sẵn là Ctrl+O. B n c ng c thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. 3. Lưu một văn bản đã so n thảo Lưu tài i u
  15. 17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Phím tắt để lưu tài li u là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu file tài li u này trước đ chưa được lưu l n nào, b n sẽ được y u c u đặt t n file và chọn nơi lưu. Để lưu tài li u với t n khác (hay định d ng khác), b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007). Mặc định ưu tài i u d ng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài li u của Word 2010 được lưu với định d ng là *.DOCX, khác với *.DOC mà b n đã quen thuộc. Với định d ng này, b n sẽ không thể nào mở được tr n Word 2003 trở về trước nếu không cài th m bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở tr n Word 2003 mà không cài th m chương trình, Word 2007 cho ph p b n lưu l i với định d ng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp tho i Save As, b n chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định d ng của Word 2003, b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp tho i Word Options. Trong khung b n trái, chọn Save. T i m c Save files in this format, b n chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
  16. 18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Giảm thiểu khả năng mất dữ li u khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề ph ng trường hợp treo máy, c p đi n làm mất dữ li u, b n n n bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save
  17. 19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột: a. Sao chép d ng văn bản Một trong những công c định d ng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (n t hình c y cọ tr n thanh công c Standard). B n c thể d ng n để sao ch p d ng từ một đo n văn bản này đến một hoặc nhiều đo n khác và để thực hi n chức năng này, d ng chuột là ti n lợi nhất. Đ u ti n đánh khối văn bản c d ng c n ch p, bấm một l n vào n t Format Painter (nếu muốn dán d ng vào một đo n văn bản khác) hoặc bấm k p n t (nếu muốn dán d ng vào nhiều đo n văn bản khác). Tiếp theo, để dán d ng vào những đo n văn bản nào thì ch c n đánh khối ch ng là xong (nhấn th m phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đ b n bấm k p n t Format Painter). b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong tab e Trong một table, nếu b n muốn ch p th m hay di chuyển một hay nhiều d ng hoặc cột thì c thể d ng cách k o và thả bằng chuột như sau: chọn d ng hoặc cột c n ch p hoặc di chuyển, k o khối đã chọn (nếu sao ch p thì trước đ nhấn giữ phím Ctrl) đặt t i vị trí mà b n muốn. c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản tr n trang Thông thường b n d ng c y thước để định vị các d ng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng n c n một công d ng khác không k m ph n th vị và ti n lợi, đ là xem chính xác (thể hi n trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, c nh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi ph n như thế nào, b n bấm và giữ chuột t i một vị trí nào đ tr n thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp n t chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi ph n là bao nhi u. d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản C ng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài li u, b n c thể d ng cách k o và thả trong vi c sao ch p hoặc di chuyển văn bản. Ở đ y không c n phải n i gì th m về phương pháp này (vì chắc h u hết ch ng ta đều đã biết cách làm này),
  18. 20. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 19 nhưng ch lưu một điều là để c thể d ng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu. e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài i u Khi c n ph ng to hoặc thu nhỏ tài li u, thông thường b n sẽ chọn từ n t Zoom tr n thanh Standard, nhưng như thế c ng hơi bất ti n vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của b n c 3 n t thì c thể nhanh ch ng ph ng to hay thu nhỏ tài li u từ n t chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đ y n t chuột l n (ph ng to) hoặc xuống (thu nhỏ). f. Mở nhanh hộp tho i Tabs và Page Setup Khi c n ch nh s a chi tiết các dấu tab dừng trong đo n văn bản, b n sẽ phải nhờ đến hộp tho i Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì b n l i phải d ng đến hộp tho i Page Setup. Thay vì mở các hộp tho i đ từ menu Format-Tabs hay menu File- Page Setup, b n c thể nhanh ch ng mở ch ng bằng cách bấm k p bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp tho i Tabs hoặc tr n hàng số để mở hộp Page Setup). g. Đánh khối toàn bộ tài i u Trước khi cung cấp một d ng nào đ cho toàn bộ văn bản, điều đ u ti n mà b n sẽ làm là đánh khối toàn bộ ch ng và b n c thể d ng những cách như bấm menu Edit- Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng b n hãy th cách này xem, ch c n đưa chuột về lề trái văn bản (m i t n trỏ chuột sẽ nghi ng về phải) và bấm nhanh 3 l n c ng c thể chọn toàn bộ tài li u được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường d ng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ l n một d ng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một d ng.
  19. 21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự. Các phím xoá k tự: Phím Delete: Xoá k tự t i ví trí con trỏ (b n phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá k tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) k tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đ u d ng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối d ng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ l n tr n một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đ u văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn d ng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn d ng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) T o th m độ giãn d ng đơn trước đo n
  20. 23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp tho i định d ng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghi ng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ g ch ch n đơn 27 Ctrl+M L i đo n văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M L i đo n văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm k tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự 35 Ctrl+K T o li n kết (link)
  21. 25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở ch n trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới d ng con trỏ ở đ 56 Ctrl+Alt+M Đánh ch thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hi n ch thích 57 F4 Lặp l i l nh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 T o heading 1 59 Ctrl+Alt+2 T o heading 2 60 Ctrl+Alt+3 T o heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp tho i Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh ch số tr n (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh ch số dưới (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định d ng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua các hộp tho i 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Vi t c dấu thì không n n chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
  22. 26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình 69 Alt+Print Screen Ch p hình hộp tho i hiển thị tr n màn hình 70 Print Screen Ch p toàn bộ màn hình đang hiển thị 5. Chọn khối và thao tác trên khối  Chọn khối – Cách 1: nhắp mouse từ điểm đ u đến điểm cuối của văn bản c n chọn – Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đ u, giữ Shift và nhắp mouse ở điểm cuối của đo n văn bản c n chọn – Cách 3: D ng phím Home, End và phím m i t n tr n bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đ u Giữ phím Shift và g các phím m i t n thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đo n văn bản c n chọn  Sao chép, di chuyển: L nh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Chuuyển đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Copy Ctrl + C Ch p đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Paste Ctrl + V Dán đo n văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text
  23. 27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 – Đánh dấu chọn đo n văn bản – Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut – Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste  Xóa khối – Chọn đo n văn bản c n xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định d ng văn bản In đậm 1. Chọn đo n text mà b n muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào v ng chọn cho đến khi xuất hi n thanh công c Mini. 2. Nhấn n t Bold (B). B n c ng c thể s d ng phím tắt Ctrl+B. Lưu , nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) l n nữa nếu b n muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hi n tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn n t Bold thì b n nhấn n t Italic (phím tắt Ctrl+I). G ch dưới đo n text Nhấn Ctrl+U để g ch dưới đo n text đang chọn. Nhấn Ctrl+U l n nữa để bỏ g ch dưới. Ngoài ra c n c nhiều kiểu g ch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
  24. 29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 1. T i thẻ Home, nh m Font, b n nhấn vào m i t n b n c nh n t Text Highlight Color . 2. Chọn một màu d ng để tô sáng mà b n thích (thường là màu vàng). 3. D ng chuột tô chọn đo n text muốn đánh dấu. 4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 1. Chọn đo n text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu. 2. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color. 3. Chọn No Color. Định d ng ch số tr n (Superscript), ch số dưới (Subscript) 1. Ch số tr n (Superscript); 2. Ch số dưới (Subscript). Chọn đo n text c n định d ng. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn n t Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định d ng ch số tr n, hoặc nhấn n t Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định d ng ch số dưới. CANH CHỈNH VĂN BẢN Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai b n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh ch nh.
  25. 30. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 29 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn n t Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn n t Justify để canh đều hai b n. Canh ch nh nhiều chế độ tr n cùng 1 dòng 1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nh m Document Views, chọn n t Print Layout hoặc Web Layout). 2. Nhấn chuột vào d ng mới và thực hi n như sau: – Chèn đo n text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa d ng cho đến vị trí c n g text. Nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. Thay đổi các canh ch nh theo chiều dọc đo n text 1. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 2. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn một lo i canh ch nh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
  26. 31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 3. T i m c Apply to, b n chọn ph m vi áp d ng là Whole document (toàn văn bản), This section (v ng hi n t i), hay This point forward (kể từ đ y trở về sau). Nhấn OK. Canh giữa ề tr n và ề dưới 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh giữa so với lề tr n và lề dưới. 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 3. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn Center. 4. T i m c Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. Thụt ề dòng đầu ti n của đo n
  27. 32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1. Nhấn chuột vào đo n mà b n muốn th t lề d ng đ u ti n. 2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào n t m i t n g c dưới b n phải của nh m Paragraph. 3. Ở hộp tho i Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. T i m c Special, b n chọn First line. T i m c By, chọn khoảng cách th t vào. Nhấn OK. Điều ch nh khoảng cách thụt ề của toàn bộ đo n 1. Chọn đo n văn bản muốn điều ch nh. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn chuột vào m i t n l n, xuống b n c nh m c Left để tăng, giảm khoảng cách th t lề trái, hay t i m c Right để điều ch nh th t lề phải. Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu ti n của đo n 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn điều ch nh. 2. Tr n thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và r đến vị trí b n muốn bắt đ u th t d ng. Nếu b n không thấy thanh thước ngang đ u cả, hãy nhấn n t View Ruler ở phía tr n của thanh cuộn dọc để hiển thị n . T o một thụt âm Thay vì th t d ng vào trong, b n c thể điều ch nh th t ra ngoài so với lề trái bằng cách: 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn mở rộng sang trái. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn n t m i t n hướng xuống trong m c Left cho đến khi đo n văn bản nằm ở vị trí b n vừa . THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN T o khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài i u Khoảng cách mặc định giữa các d ng cho bất kỳ tài li u trống nào là 1.15. B n c thể t o khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
  28. 33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 1. Trong thẻ Home, nh m Styles, nhấn chuột phải vào n t Normal, chọn Modify. 2. B n dưới nh m Formatting, nhấn n t Double Space. Nhấn OK. Thay đổi khoảng cách dòng cho đo n văn bản đang chọn 1. Chọn đo n văn bản muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Line Spacing. 3. Chọn khoảng cách b n muốn, chẳng h n 2.0 Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các d ng nhưng khoảng cách này không c trong menu xuất hi n khi nhấn n t Line Spacing, b n hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà b n thích. Các kiểu khoảng cách d ng mà Word hỗ trợ: – Single (d ng đơn). T y chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong d ng đ , th m vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung t y thuộc vào font chữ mà b n đang s d ng. – 1.5 lines: Gấp 1,5 l n khoảng cách d ng đơn. – Double: Gấp 2 l n khoảng cách d ng đơn. – At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách d ng tối thiểu c n thiết để ph hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất tr n d ng. – Exactly: Cố định khoảng cách d ng và Word sẽ không điều ch nh nếu sau đ b n tăng hoặc giảm cỡ chữ.
  29. 34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 – Multiple: Xác lập khoảng cách d ng tăng hoặc giảm theo t l % so với d ng đơn mà b n ch định. Ví d , nhập vào 1.2 c nghĩa là khoảng cách d ng sẽ tăng l n 20% so với d ng đơn. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đo n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau n . 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Paragraph, b n nhấn chuột vào m i t n c nh m c Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị b n muốn. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. Trong m c Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và ch định số khoảng cách trong m c By. Co dãn văn bản theo chiều ngang 1. Chọn đo n văn bản b n muốn căng ra hoặc thu l i. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font.
  30. 35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. T i m c Scale, nhập vào t l % mà b n muốn. Nếu t l này lớn hơn 100% thì đo n văn bản sẽ được k o ra, ngược l i, n sẽ được thu l i. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài i u Theo d i sự thay đổi trong khi ch nh s a 1. Mở tài li u mà b n muốn theo d i. 2. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn n t Track Changes. 3. Thay đổi tài li u theo b n (chèn, x a, di chuyển hay định d ng văn bản…). Lập tức ở b n hông trang tài li u sẽ xuất hi n những bong b ng hiển thị sự thay đổi này. Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn vào n t Track Changes một l n nữa để tắt chế độ theo d i trong khi ch nh s a. Thay đổi cách Word đánh dấu – B n c thể đổi màu và những định d ng mà Word d ng để đánh dấu sự đổi trong tài li u bằng cách nhấn vào m i t n b n c nh n t Track Changes, và nhấn chọn m c Change Tracking Options. – Nếu b n muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài li u thay vì hiển thị những bong b ng b n hông tài li u, ở nh m Tracking, nhấn vào n t Ballons, sau đ chọn Show all revisions inline. – Để làm nổi bật v ng hiển thị những bong b ng (b n lề tài li u), hãy nhấn n t Show Markup và chọn Markup Area Highlight.
  31. 36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 2. Định d ng cột, tab, Numbering a. Định d ng cột Cách thứ nhất: g văn bản trước, chia cột sau: – Bước 1: b n nhập văn bản một cách bình thường, hết đo n nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã g hết nội dung văn bản, b n hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng t o một khoảng trắng. – Bước 2: tô khối nội dung c n chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), t i thẻ Page Layput, nhóm Page Setup b n chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Nhấn vào More Columns hiển thị hộp tho i;
  32. 38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho vi c cài đặt tab được thuận ti n, b n n n cho hiển thị thước ngang tr n đ nh tài li u bằng cách nhấn n t View Ruler ở đ u tr n thanh cuộn dọc. B n c thể nhanh ch ng chọn tab bằng cách l n lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở g c tr n b n trái trang tài li u) cho đến
  33. 39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đ nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi b n muốn đặt tab. T y từng trường hợp c thể mà b n c thể s d ng một trong các lo i tab sau:  Tab trái: Đặt vị trí bắt đ u của đo n text mà từ đ sẽ ch y sang phải khi b n nhập li u.  Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đo n text. Đo n text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi b n nhập li u.  Tab phải: Nằ m ở b n phải cuối đo n text. Khi b n nhập li u, đo n text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.  Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm ph n cách ph n thập ph n sẽ nằm tr n c ng một vị trí.  Bar Tab: Lo i tab này không định vị trí cho text. N sẽ chèn một thanh thẳng đứng t i vị trí đặt tab. – Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5″
  34. 40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 – Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab – Alignment chọn một lo i tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (lo i tab ch c tác d ng t o một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định) – Leader chọn cách thể hi n tab o 1 None Tab t o ra khoảng trắng o 2-3-4 Tab t o ra là các dấu chấm, dấu g ch hoặc g ch liền nét – Các nút l nh: o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã g được đưa vào danh sách o Clear : xóa tọa độ đã chọn o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt Nếu b n muốn đặt điểm dừng tab t i vị trí ph hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột l n thanh thước ngang, hoặc b n muốn chèn k tự đặc bi t trước tab, b n c thể d ng hộp tho i Tabs bằng cách nhấn đ p chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào tr n thanh thước. Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, b n c thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài li u. c. Numbering Số thứ tự tự động cho phép b n định d ng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).
  35. 41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 Bulleted and Numbered Các danh sách Bullet c các dấu chấn tr n, danh sách các Number c các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái ph thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Để th m một thứ tự tự động vào văn bản c sẵn: * Lựa chọn văn bản b n muốn để t o một thứ tự tự động * Trong nh m Paragraph trên tab Home, kích vào n t danh sách Bulleted hoặc Numbered
  36. 42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Để t o một thứ tự tự động mới: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn thứ tự tự động trong tài li u * Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered * Rồi nhập nội dung bình thường Số thứ tự tự động ồng Số thứ tự tự động lồng là danh sách c một vài cấp độ. Để t o một thứ tự tự động lồng: * T o thứ tự tự động của b n theo sự hướng dẫn phía tr n * Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent Định d ng danh sách thứ tự tự động Hình ảnh chấm tr n và số c thể được thay đổi bằng cách s d ng hộp tho i Bullets or Numbering. * Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tr n hay số, hoặc đặt con trỏ l n một d ng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet * Chọn phải chuột * Chọn vào m i t n b n c nh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.
  37. 43. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 42 3. Drop Cap T o một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word c tính năng t o chữ nhấn m nh gọi là Drop Cap. Đ là chữ cái đ u c u được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn l nh Drop Cap trong nhóm Text. Khi b n nhấn lên nút l nh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hi n. B n nhấn lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đ u tiên của d ng đ u ti n tr n văn bản sẽ được nhấn m nh. Có 2 chế độ:
  38. 44. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 43 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn m nh này, b n nhấn chuột lên l nh Drop Cap Options tr n menu của Drop Cap. Trên hộp tho i Drop Cap, b n có thể chọn vị trí của chữ nhấn m nh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn m nh tới c m text. Nhấn OK để hoàn tất. . Sau này, nếu không muốn nhấn m nh kiểu Drop Cap nữa, b n ch vi c vào l i màn hình Drop Cap và chọn l nh None là xong. 4. Watermark (nền bảo v văn bản) Hình mờ Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài li u. Để chèn một hình mờ: * Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon * Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background * Kích chọn Watermark b n muốn hoặc Chọn Custom Watermark và t o một hình mờ ri ng. * Để bỏ một hình mờ, thực hi n các bước như tr n nhưng chọn Remove Watermark.
  39. 45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer.
  40. 46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho b n chọn. Kế đến b n nhập nội dung cho Header hay Footer đ . Nhập xong nhấn đ p chuột vào v ng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp d ng cho toàn bộ trang của tài li u. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Sau đ chọn l i một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hi n t i. Không s dụng Header / Footer cho trang đầu ti n T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào n t g c dưới phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm m c Different first page b n dưới m c Headers and footers. Nhấn OK.
  41. 49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. T o Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài i u – Trước ti n, b n c n t o các ngắt v ng để ph n chia các v ng trong tài li u. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một v ng mới. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn n t Breaks và chọn một kiểu ngắt v ng ph hợp trong Section Breaks, ví d Continuous (ch ng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt v ng ở những bài viết sau).
  42. 50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 – T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để ch nh s a nội dung cho Header / Footer. – Tr n thẻ Header & Footer, nh m Navigation, nếu thấy n t Link to Previous đang sáng thì nhấn vào n t này một l n nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong v ng mới này với v ng trước đ . B n sẽ thấy m c Same as Previous ở g c tr n b n phải của Header / Footer biến mất. – Sau đ b n ch nh s a Header / Footer cho v ng mới này và y n t m rằng những Header / Footer của các v ng trước đ không bị thay đổi theo. 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bản
  43. 51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer t y b n. Để thực hi n, b n chọn thẻ Insert, t i nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number. Trong menu xuất hi n, b n trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào ph n Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và b n ch vi c chọn một trong các mẫu này là xong. Thay đổi d ng số trang B n c thể thay đổi d ng số trang theo thích của mình mà định d ng chu n không c sẵn. Để thực hi n, b n nhấn đ p vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang. T i thẻ Design, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
  44. 52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 Number format: Chọn d ng số thứ tự Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đ Start at : Số trang được bắt đ u từ số Trong hộp tho i Page Number, t i m c Number format, b n hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đ nhấn OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Nhấn đ p chuột vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang t i đ . D ng chuột chọn số trang. T i thanh công c mini vừa xuất hi n ở b n tr n, b n c thể chọn l i font chữ, cỡ chữ, định d ng l i chữ đậm, nghi ng, hay chọn màu t y thích. Khi hi u ch nh xong b n nhấn đ p chuột vào v ng nội dung chính của tài li u. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác B n c thể bắt đ u đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hi n: T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp tho i xuất hi n, b n chọn Start at và nhập vào con số bắt đ u khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú: Nếu tài li u của b n c trang bìa và b n muốn trang đ u ti n sau đ được bắt đ u bằng 1, t i ô Start at, b n hãy g vào 0.
  45. 53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 Xóa số trang đã đánh T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, sau đ chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. Xóa số trang ở trang đầu ti n của tài i u Trong tài li u, thường trang đ u ti n không được đánh số vì n là trang bìa. Áp d ng ph n ghi ch ở thủ thuật “Bắt đ u đánh số trang bằng một số khác” b n tr n, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy b n hãy thực hi n th m bước sau để x a hẳn số trang ở trang đ u ti n của tài li u. – Nhấn chuột vào bất kỳ v ng nào của tài li u – T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào ô vuông g c dưới b n phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup ra. – Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp tho i, b n dưới Headers and footers, b n đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. B y giờ b n hãy kiểm tra l i xem, c đ ng là trang đ u ti n không c số trang, sau đ trang kế được đánh số 1 không nh . 7. Định d ng trang văn bản Ch nh s a ề trang và định hướng trang Lề trang c thể được ch nh s a qua các bước sau: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Tr n nh m Page Setup, kích chọn Margins * Chọn Default Margin, hoặc * Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp tho i.
  46. 54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns * Chọn kiểu thích hợp. Áp dụng đường viền trang và màu sắc
  47. 55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 Đế áp d ng đường viền trang hay màu sắc: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon. * Trong nh m Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp d ng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. T o một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn menu Breaks. * Chọn Page Break.
  48. 56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon * Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. * Chọn một kiểu trang bìa.
  49. 57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon. * Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.
  50. 59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ Để chèn một hình ảnh: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút Picture * Duy t qua hình ảnh b n muốn chèn và chọn ảnh. * Chọn Insert Kích thước đồ họa (hình ảnh) Tất cả hình vẽ c thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một g c của ảnh rồi k o để tăng hay giảm kích thước ảnh cho ph hợp.
  51. 60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 4. Chèn và hi u ch nh ưu đồ Smart Art là tập hợp các lo i đồ họa b n c thể s d ng để tổ chức thông tin trong tài li u. Để chèn SmartArt: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn minh họa hay hình ảnh * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút SmartArt * Chọn vào SmartArt b n muốn * Chọn m i t n phía b n trái để chèn văn bản hoặc g văn bản trong đồ họa.
  52. 61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Để hi u ch nh SmartArt, chọn Tab Design và các nh m li n quan: 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ Biểu đồ là một d ng thể hi n bằng hình ảnh các số li u của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi tr c tung và tr c hoành. Tr c hoành thể hi n lo i dữ li u d ng để so sánh. Tr c tung thể hi n số lượng hay đơn vị đo lường dữ li u d ng để so sánh T i thẻ Insert, nhóm Illustrator, b n nhấn vào Chart
  53. 62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 Xuất hi n c a sổ chọn kiểu bi u đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc s a nội dung bảng dữ li u trực tiếp trên bảng dữ li u Data Sheet của màn hình Excel.
  54. 63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 Đ ng chương trình Excel, biểu đồ lưu l i trên màn hình Word a. Thay đổi i kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, tr n Tab Design chọn nh m Type, Change Chart Type. – Hãy lựa chọn lo i biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ b n ô Chart sub-type. – Chọn n t Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được d ng cho những l n vẽ biểu đồ sau. Nhấn n t OK để hoàn thành vi c thay đổi kiểu biểu đồ Ch nh s a nội dung hiển thị tr n biểu đồ – Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout
  55. 64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Có thể ch nh s a nội dung trong nhóm Labe s và nhóm Axes. Labels: – Chart title: T n biểu đồ – Axis title: Ti u đề tr c – Legend: Ch giải – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị Axes: – Axes: ch nh s a, hiển thị dữ li u tr n tr c tọa độ – Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ – Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout, nh m Background chọn 3-D Rotation Xuất hi n hộp tho i Fỏmat Chart Area:
  56. 65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 – Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang . – Perspective: Phối cảnh xa. B n c thể s d ng các n t chức năng quay biểu đồ ph hợp. 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học Công cụ toán học Word 2010 cho ph p b n chèn các công thức toán học. Để xem công c toán học: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn công thức toán học * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
  57. 66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 * Chọn nút Equation trên nhóm Symbols * Chọn công thức toán học ph hợp hoặc Chọn Insert New Equation * Để ch nh s a công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hi n trên vùng Ribbon
  58. 67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng T o bảng Để t o một bảng: * Đặt con trỏ vào trang nơi b n muốn t o bảng * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon. * Chọn vào nút Tables tr n nh m Tables. B n c thể t o một bảng theo một trong 4 cách sau: – Đánh dấu số d ng và cột – Chọn Insert Table và nhập số d ng và cột – Chọn vào Draw Table, t o bảng bằng cách kích và nhập số d ng và cột – Chọn Quick Tables và chọn bảng.
  59. 68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Nhập dữ i u trong một bảng Đặt con trỏ vào ô b n muốn nhập thông tin. Và bắt đ u nhập Ch nh s a cấu trúc bảng và định d ng bảng Để ch nh s a cấu tr c của bảng: * Chọn vào bảng và b n sẽ thấy c hai tab mới tr n v ng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này d ng để thiết kế và bố trí bảng. Trên tab Design, b n c thể chọn: * Table Style Options
  60. 69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 * Draw Borders Để định d ng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho ph p b n thực hi n: * Xem Gridlines và Các thuộc tính (c tr n nh m Table). * Chèn d ng và cột (c tr n nh m Row & Columns). * X a bảng, D ng và cột (nh m Rows & Columns). * Trộn hoặc tách các ô (c tr n nh m Merge). * Tăng và giảm kích thước ô (c trong nh m Cell Size). * Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nh m Alignment). 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng a. Định d ng đường viền cho bảng T o đường viền cho Tables ta làm các bước sau: – Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
  61. 70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 – Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders – Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK b. Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để t o nền cho Tables. B n có thể thực hi n theo các bước sau: – Chọn các ô c n tô màu, sau đ nhấn vào Tables Tools chọn Design. – Chọn tiếp m c Shading và chọn màu nền cho ô đ .
  62. 71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 B n có thể phối hợp các màu để cho Tables của b n ấn tượng hơn 3. Chèn công thức toán học vào bảng Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tab e của Word đơn giản ch à trình bày dữ i u d ng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Exce về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hi n được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng. C ng c thể người d ng cho rằng tính toán trong Word c n chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhi n, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là vi c khi ch nh s a dữ li u thì máy c khả năng cập nhật kết quả, c n nếu tính bằng tay thì l i phải tính l i và điền l i. L c đ thì tính toán bằng tay l i chậm hơn. Bảng 1. Bảng dữ li u c n tính toán Lấy ví d c thể như ở bảng 1. Để thực hi n bảng dữ li u tr n, người d ng thực hi n qua ba bước: nhập dữ li u, tính toán và định d ng. Bước 1. Nhập dữ li u tất cả các cột, trừ cột Thành tiền Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá: Hộp tho i Formula – Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn l nh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
  63. 72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 – Nhập công thức tính theo hai cách t i ô Formula: e + Tính trực tiếp theo cách d ng địa ch theo d ng và cột của Excel. Trong trường hợp c thể này, Số ượng à cột D, Đơn giá à cột C, dòng cần tính à dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2 + Hoặc c thể s d ng các hàm c trong ô Paste Function ở b n dưới hoặc g t n hàm vào. Trong Word c thể s d ng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) và c thể s d ng địa ch ô và v ng như Excel. Để tính Thành tiền c thể viết như sau: = Product( eft) hoặc = Product(c2 d2) – Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví d : #,##0) Bước 3. Sao ch p xuống các ô b n dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô b n dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo d ng. Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối c ng của d ng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định d ng t i ô Number Format rồi OK. Trong quá trình làm vi c, nếu dữ li u t i các cột Số lượng và Đơn giá c điều ch nh thì ch c n bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số li u mới.
  64. 73. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 72 Chú ý: nếu người d ng nhập sai kiểu số li u hoặc trong bảng c các ô d ng Merge Cells thì c thể kết quả tính toán sẽ không chính xác. Hộp tho i Formula – Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đ u mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đ u từ dấu “=” (SUM(ABOVE): T nh tổng các giá trị ở tr n). B n phải điền đ ng công thức của mỗi hàm. – Number format: Các định d ng kiểu số – Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuy t đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều ki n INT: Hàm chia lấy ph n nguy n MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy ph n dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i  Chuyển đổi từ Table sang Text: – Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table – Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
  65. 74. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 73 – Hiển thị hộp tho i sau: – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs có khoảng cách phím Tab o Commas dấu ph y o Other dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh – Nhấn OK  Chuyển đổi từ Text sang Table: – Chọn dữ li u muốn chuyển đổi thành Table – Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
  66. 75. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 74 – Hiển thị hộp tho i sau: – Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks : dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs : có khoảng cách phím Tab
  67. 76. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 75 o Commas : dấu ph y o Other : dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct Để tiết ki m thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đ có sự lặp l i nhiều l n một hay nhiều nhóm từ, b n có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options Hiển thị hộp tho i sau:
  68. 77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 – – Correct TWo INitian CApitals : nếu hai k tự đ u ti n trong một từ được g bằng chữ in thì n sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals – Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đ u một câu mới và ký tự đ u câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường – Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tu n được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in. – Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi g phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nh m tr ng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đ u tiên của một từ, sau đ nhả
  69. 79. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 78 * Chọn Record Macro, hộp tho i xuất hi n như sau: * Nhập t n (không chứa dấu cách) * Chọn vào nơi b n muốn gán cho một n t (tr n Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím) * Để gán Macro cho một n t tr n Quick Access Toolbar: – Chọn Button – Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài li u mà b n muốn Macro c sẵn.
  70. 80. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 79 – Dưới l nh chọn: Chọn Macro mà b n đang ghi – Chọn Add – Chọn OK để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn vào Stop Recording Macros * Để gán một n t Macro cho một phím tắt: – Ở hôp tho i Record Macro, Chọn Keyboard – Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà b n muốn gán cho n t Macro và Chọn Assign
  71. 81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 – Chọn Close để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn Stop Recording Macros Ch y Macro Ch y một Macro ph thuộc vào nơi n được th m vào Quick Access Toolbar hay nếu n được gán là một phím tắt. * Để ch y một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro * Để ch y một Macro từ phím tắt, ch c n ấn các phím mà b n đã lập trình để ch y Macro.
  72. 82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. a. Chèn một ghi chú 1. Chọn đo n text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài li u b n muốn ghi ch . 2. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn n t New Comment. 3. Nhập vào ghi ch của b n trong bong b ng hiển thị ở khung b n c nh tài li u. Xóa ghi chú – Để x a một ghi ch , nhấn chuột phải vào ghi ch đ , chọn Delete Comment. – Để x a nhanh tất cả ghi ch trong tài li u, nhấn chuột vào một ghi ch bất kỳ. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn vào m i t n b n dưới n t Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thay đổi ghi chú 1. Nếu các ghi ch không hiển thị trong tài li u, b n nhấn n t Show Markup trong nh m Tracking của thẻ Review, sau đ đánh dấu chọn Comments. 2. Nhấn chuột vào b n trong một bong b ng c ghi ch c n s a. Sau đ s a l i nội dung theo b n. Thay đổi t n người ghi chú B n c nh mỗi ghi ch luôn c t n của người s d ng. Nếu b n muốn thay đổi t n này, hãy thực hi n như sau: 1. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn chuột vào m i t n b n dưới n t Track Changes, sau đ chọn m c Change User Name.
  73. 83. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 82 2. Trong hộp tho i xuất hi n, b n dưới m c Personalize…, b n nhập vào t n của mình, sau đ nhấn OK. Lưu là những ghi ch kể từ b y giờ trở đi mới c tác d ng với t n mới. In tài i u kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 1. Nhấn n t Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đ chọn Print. 2. Trong hộp tho i Print, t i m c Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.
  74. 86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Muốn hủy bỏ, b n ch vi c vào hộp tho i Encrypt Document để x a password bảo v . 3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản B n c thể nhanh ch ng tìm kiếm một từ hoặc c m từ theo cách sau: – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F). – Trong m c Find what của hộp tho i Find and Replace vừa xuất hi n, b n hãy nhập vào đo n văn bản c n tìm. – Để tìm mỗi một từ hoặc c m từ, b n nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc c m từ c ng một l c trong văn bản, b n nhấn Find in, sau đ nhấn Main Document. – Muốn kết th c quá trình tìm kiếm, b n nhấn ESC. Tìm và thay thế văn bản – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
  75. 87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 – Ở m c Find what, b n nhập vào đo n văn bản muốn tìm. – Ở m c Replace with, b n nhập vào đo n văn bản muốn thay thế. – Để tìm đo n văn bản tiếp theo, b n nhấn Find Next. – Để thay thế đo n văn bản, b n nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đo n văn bản tiếp theo. – Để thay thế tất cả các đo n văn bản tìm được, b n nhấn Replace All. Tìm và tô sáng đo n văn bản tìm được Để d dàng nhận biết các c m từ tìm được, b n c thể tô sáng n tr n màn hình (không tô sáng khi in ra). – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (Ctrl+F). – Trong hộp Find what, nhập văn bản mà b n muốn tìm. – Nhấn Reading Highlight, sau đ chọn Highlight All. – Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, b n nhấn Reading Highlight l n nữa, chọn Clear Highlighting.
  76. 88. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 87 Tìm và thay thế những định d ng đặc bi t – Trong thẻ Home, nh m Editing, b n nhấn n t Replace (Ctrl+H). – Nhấn n t More nếu b n không nhìn thấy n t Format.
  77. 89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 – Để tìm kiếm đo n văn bản với định d ng đặc bi t, b n hãy nhập đo n văn đ trong ô Find what. Nếu ch để tìm kiếm định d ng, hãy để trống ô này. – Nhấn n t Format, sau đ chọn định d ng mà b n muốn tìm. – Nhấn vào ô Replace with, sau đ nhấn Format, chọn định d ng thay thế. Nếu b n c ng muốn thay thế bằng đo n văn bản, hãy nhập đo n text đ vào ô Replace with. – Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định d ng đặc bi t. Để thay thế toàn bộ, nhấn Replace All. Tìm và thay thế các dấu đo n, ngắt trang và các mục khác – Trong hộp tho i Find and Replace xuất hi n sau khi nhấn Ctrl+H, b n nhấn n t More nếu không thấy n t Special. – Nhấn vào ô Find what, sau đ nhấn n t Special và chọn một m c c n tìm. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. S dụng ký tự đ i di n khi tìm kiếm – Bật hộp tho i Find and Replace l n. – Nhấn n t More để mở rộng hộp tho i. – Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards. – Nhập từ c ng những k tự đ i di n vào ô Find what. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. Bảng các ký tự đại diện Đ i di n Nhập Ví dụ Một k tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”. Một dãy k tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.
  78. 91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Spelling and Grammar Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài li u: * Đặt con trỏ vào đ u của tài li u hoặc đ u của bất kỳ đo n văn bản mà b n muốn kiểm tra * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). * Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp tho i cho ph p b n chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn.
  79. 92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Nếu b n muốn kiểm tra chính tả của một từ c thể, b n c thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được g ch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho ph p b n xem các từ đồng nghĩa. Để s d ng từ điển đồng nghĩa: * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing. * Công c từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hi n ở phía b n phải màn hình và b n c thể xem các t y chọn. B n c ng c thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.
  80. 93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 T o một từ điển mặc định mới Thường thì b n c các từ ngữ kỹ thuật chuy n môn mà c thể không được công nhận bởi công c kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà b n c thể t y ch nh từ điển để c những từ b n muốn cho vào. * Chọn nút Microsoft Office * Chọn nút Word Options * Chọn tab Proofing * Chọn tab When Correcting Spelling
  81. 94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 * Chọn Custom Dictionaries, và hộp tho i Custom Dictionaries xuất hi n. * Chọn Edit Word List * Nhập các từ c thể s d ng của b n mà không c trong từ điển hi n thời trong Word. ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU
  82. 95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Word 2010 c thể đếm số từ của tài li u trong khi b n g văn bản. Ngoài ra chương trình c n c thể đếm số trang, số đo n, số d ng, số k tự c hoặc không c khoảng trắng. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi b n g văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ c trong tài li u. Thông tin này được hiển thị tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình: m c Page (số trang) và Wor ds (số từ). Đếm số từ trong vùng chọn B n c thể đếm số từ trong các v ng chọn, và các v ng chọn này không nhất thiết phải liền m ch nhau. – Trước ti n b n d ng chuột chọn v ng c n đếm. Nếu các v ng không liền m ch nhau, sau khi chọn v ng đ u ti n, b n giữ phím Ctrl và chọn th m các v ng khác. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong v ng chọn. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong v ng chọn c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Trong hộp tho i Word Count, đánh dấu check vào m c Include textboxes, footnotes and endnotes. Đếm số từ trong textbox
  83. 96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 – Chọn textbox mà b n muốn đếm từ. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong textbox. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong textbox c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Xem số trang, số ký tự, số đo n và số dòng Để c đ y đủ thông tin về số trang, số k tự, số đo n và số d ng, b n thực hi n một trong hai cách sau: – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình, b n nhấn chuột vào m c Words. Hộp tho i Word Count xuất hi n cho b n đ y đủ thông tin mà b n muốn. 5. In tài li u Word Định d ng trang in Mỗi khi t o file mới, trong c a sổ văn bản đã c sẵn một trang giấy trắng để bắt đ u so n văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Ch khi nào c n đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn l i khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn m i t n dưới góc phải để mở hợp tho i Page Setup  Chọn lo i giấy – Tab Paper
  84. 97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 – Paper Size : chọn lo i giấy, kích thước tương ứng sẽ hi n ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height  Đặt lề cho trang in – Tab Margins – Top : Lề đ nh của trang in – Bottom : Lề đáy của trang in – Left : Lề trái của trang in – Right : Lề phải của trang in Nếu có dùng l nh Mirror Margins để làm sách (t o tính đối xứng giữa các trang) thì l nh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
  85. 98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Gutter : Khoảng cách d ng để đ ng gáy sách – From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer – Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang – Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu l nh này có dùng, giấy sẽ được phân bi t là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp d ng để in sách. In tài li u -Tab File, chọn Print
  86. 99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 – Copies: chọn số bản in – Printer : chọn t n máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang s d ng không c t n trong danh sách này (nghĩa là n chưa được khai báo) thì phải thực hi n các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đ p vào biểu tượng Add Printer.
  87. 100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 o Thực hi n các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard – Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời r t, dấu g ch nối “-” để in các trang liên tiếp 6. Trộn tài li u (Mail Merge) 6.1 Các Khái ni m Trộn thư Trong thực tế, đôi khi ch ng ta c n phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng h n như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghi p Thay vì phải g những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể d ng công c Mail Merge để giải quyết vấn đề tr n một cách nhanh ch ng. Tập tin data source Một file chứa dữ li u nguồn thường được trình bày dưới d ng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn ch nh a. Form letter Bước 1. T o tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ  999 Pasteur, Q.1, chúng tôi  8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm:
  88. 101. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 100 Địa ch : Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2. T o tập tin nguồn dữ li u tr n Excel với các cột c t n tương ứng (ch là t n cột không n n viết dấu tiếng vi t, và phải bắt đ u dữ li u ngay t i Cell A1). * Ch : tập tin dữ li u này b n c thể t o bằng WORD, tuy nhi n nếu thể hi n trong Excel b n sẽ c lợi hơn nếu bảng dữ li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính và hàm phức t p. OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ông Đinh như Quí Nam 1965 11 L Lợi chúng tôi ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu ĐH Ông Hoàng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai chúng tôi Ông Phan thành Tâm Nam 1970 44 L Thường Ki t chúng tôi Bà Nguy n Th y Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn chúng tôi ĐH Ông Tr n H a Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 77 Tr n Hưng Đ o Thủ D u Một Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM
  89. 102. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 101 Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 H ng Vương V ng Tàu Bà Hoàng thị L Tường Nữ 1969 96 Pasteur chúng tôi ĐH Bước 3. Tr n tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một c a sổ bên phải tài li u. C a sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và b n c ng c thể thay đổi kích cỡ của nó.
  90. 103. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 102 Để thực hi n merge mail c n phải qua 6 bước, b n làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp tho i, nếu muốn quay l i thì nhấn vào Previous. Trong m c Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2 Trong m c Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
  91. 104. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 103 Trong m c Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK
  92. 105. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 104 Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta có thể lo i bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn t o thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
  93. 106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Trong m c Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi c n chèn dữ li u vào, l n lượt chèn các field vào trong main document như sau:


【#6】Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2010

, Business Development Manager at Công Sở Xanh Co., Ltd

Published on

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

  1. 1. [Type text]
  2. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 2. Contact ………………………………………………………………………………………….. 40 a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) ………………………………………………….. 40 b. Tạo Contact từ email đã nhận…………………………………………………………. 41 c. Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook…………………………………….. 42 d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 ………………………………. 45 3.Tạo chữ ký cho Email ………………………………………………………………………. 51 a. Nội dung chữ ký Email …………………………………………………………………. 51 b. Cách tạo chữ ký trong Email ………………………………………………………….. 52 c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký……………………………………………………………….. 54 d. Đƣa Business Card vào chữ ký……………………………………………………….. 55 e. Chèn một chữ ký tự động………………………………………………………………. 55 f. Chèn chữ ký bằng tay……………………………………………………………………. 56 4.Các tính năng khác…………………………………………………………………………… 56 a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ ……………………………………………………….. 56 b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR ……………………………………………… 57 c. Cách tắt, mở TO-DO BAR …………………………………………………………….. 59 e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc ……………………………………………………….. 59 e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories……………………………………. 62 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp ………………………………………………………. 66  Cách tạo thƣ mục …………………………………………………………………………. 66  Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo ………………………………………… 66  Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh…………………………………….. 67  Tạo quy tắc nhận mail …………………………………………………………………… 67 g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu ……………………………………………….. 67 h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook …………………………………………. 70
  3. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 i. Xóa các thƣ mục chứa Email…………………………………………………………… 73 j. Tìm Email một cách nhanh chóng ……………………………………………………. 73 k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search…………………………………….. 73 CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ LƢU TRỮ ……………………………………………………………………………………………. 75 1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng…………………………… 75 a. Dung lƣợng của Email…………………………………………………………………… 75 b. Xem dung lƣợng hộp thƣ……………………………………………………………….. 75 c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup……………………. 77 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa ……………………………………………… 80 e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ ………………………………………….. 81 f. Tác dụng của Junk Mail …………………………………………………………………. 82 2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân……………………. 82 a. Căn bản về kho lƣu trữ ………………………………………………………………….. 82 b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân…………………………………………………. 84 c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân…………………………………………………………. 85 d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân ………………………………… 86 e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân……………………………………………… 87 f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa……………………………………………………………………… 88 g. Phân loại thƣ ……………………………………………………………………………….. 90 3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ ……………………………………………………………………….. 97 a. Làm quen với AutoArchive ……………………………………………………………. 97 b. Xác định Email cũ trong AutoArchive……………………………………………… 98 g. Lƣu trữ Calendar ………………………………………………………………………….. 99 CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ………. 101 1. Căn bản về Outlook Calendar ………………………………………………………….. 101
  4. 5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 a. Tạo các mục trong Calendar …………………………………………………………. 101 b. Kiểm tra Calendar ………………………………………………………………………. 104 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar …………………………………………… 106 d. Tạo các cuộc hẹn………………………………………………………………………… 107 e. Tạo lịch cho các cuộc họp…………………………………………………………….. 109 f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo………………………………………………… 109 g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ……………………………………………………. 112 h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook …………………………… 113 i. Hiển thị lại các nhiệm vụ………………………………………………………………. 113 j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ………………………………………………….. 114 k. Chọn cách nhắc nhở ……………………………………………………………………. 115 l. Tô màu cho các hạng mục …………………………………………………………….. 116 2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc…………………………………………………….. 117 a. Tạo một Calendar mới …………………………………………………………………. 117 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân………………………………………………………… 119 c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar……………………………………………….. 119 d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane………………………….. 120 e. Sử dụng và chia sẻ Calendar …………………………………………………………. 120 CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN…………………………………………… 128 a. Tạo các thông tin về bản thân ……………………………………………………….. 128 c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card………………………………………. 129 d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card…………………………………… 130 e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card…………………………………………….. 132 f. Gửi Email có kèm theo Business Card ……………………………………………. 133 g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký ……………………………………. 134 h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts …………………………… 136
  5. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 i. Tạo khoảng trắng trong Business Card ……………………………………………. 137 Chƣơng VI: Thủ thuật:………………………………………………………………………….. 138 1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ “phế thải”……………………….. 139 2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn …………………………………………….. 139 3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word………………………………………………………… 140 4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm……………………………………………………………………… 140 chúng tôi lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm………………………………… 140 6.Skylook 2.0…………………………………………………………………………………… 142 7.Cấu hình tài khoản gmail…………………………………………………………………. 142 8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc …………………………………… 145 9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar………………………………………………………… 146 10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ………………………………………………… 146 11. Tùy biến thanh Ribbon………………………………………………………………….. 147 12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email ……………………………………………………. 148 13. Bỏ các add-in không cần thiết………………………………………………………… 148 14. Các phím tắt………………………………………………………………………………… 149 15. Kéo và thả bất cứ thứ gì………………………………………………………………… 150 16. Kích phải bất cứ thứ gì………………………………………………………………….. 150 17. Tìm kiếm mọi thứ ………………………………………………………………………… 150 18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì …………………………………………….. 151 19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email ……………. 151
  6. 7. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 6 CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010 a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010. b. Social Networking Integration: Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu. Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang chủ của mình cho một thư mục.
  7. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng đồng bộ đúng với lịch hiện tại. Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng. Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.
  8. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.
  9. 12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 f. Tác dụng của Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC
  10. 13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 Show Profiles Nhấn nút Add
  11. 14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13
  12. 15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14
  13. 16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 b. Một số khái niệm: Các giao thức gửi và nhận Email a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thức chuyển thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP. b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) — hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời
  14. 17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ về. c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học Standford năm 1986. d. POP (từ chữ Post Office Protocol) — hay là giao thức phòng thƣ. Giao thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không cần tới SMTP. – Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thƣ của ngƣời gửi đến. – Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh và không gởi đi. – Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu). – Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công – Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn
  15. 19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 d. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.
  16. 21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bƣớc sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đƣa vào trong email. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn.
  17. 24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 23 Sau cùng nhấn nút OK i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lƣu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trƣờng Exchange Server. Chú ý: Phƣơng thức này không chỉ đƣợc dùng để phục hồi thƣ hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể đƣợc coi là một chƣơng trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lƣu hoàn chỉnh. Chƣơng trình này có thể đƣợc dùng với các giải pháp sao lƣu Exchange Server hoặc thành phần khác nhƣ Recovery Storage Groups (Các nhóm lƣu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến). Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trƣờng Exchange Server Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trƣờng Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thƣ mục Deleted Items. Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động đƣợc loại bỏ khỏi ổ cứng máy. Các thƣ thƣờng bị xoá cứng trong trƣờng hợp:  Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thƣ.  Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thƣ bị xoá vào thƣ mục Deleted Items.  Chuyển thƣ sang định dạng file PST. Cấu hình Exchange Server Trƣớc khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó nhƣ thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lƣu lại các thƣ bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhƣng phải đảm bảo có đủ dung lƣợng đĩa trống để lƣu trữ các file đã bị xoá cùng với lƣợng ngày tăng lên.
  18. 27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 Hiển thị hộp thoại “Recover deleted items” Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thƣ mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message đƣợc chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thƣ mục ban đầu (thƣ mục Deleted Items). Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thƣ mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thƣ mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thƣ mục Deleted Items. Một trƣờng hợp phổ biến khác: khi ngƣời dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file “.pst”, các message này cũng không đƣợc lƣu trong thƣ mục xoá tạm thời. Trong trƣờng hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thƣ mục Outlook. Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bƣớc sau: 1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK. 2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeCli entOptions 3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5).
  19. 28. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 27 4. Khởi động lại Outlook. Bổ sung thêm giá trị DumpsterAlwaysOn Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thƣ mục Outlook. Chú ý: Khi các message trong hộp Inbox của bạn đƣợc để dƣới dạng file *.pst, những message nào đƣợc chuyển đi trong chƣơng trình đều đƣợc coi là xoá cứng. Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items Dƣới đây là trả lời cho một số câu hỏi thƣờng đƣợc đặt ra về Recover Deleted Items. Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử bị xoá cứng trong thư mục có dấu cách như thế nào? Không có khó khăn gì, chỉ cần dùng ký tự “%20” giữa các từ. Dƣới đây là một số ví dụ:  Một ngƣời Brazin có hộp Inbox gọi là: “Caixa de Entrada” có thể phục hồi các phần tử đã bị xoá bằng cách dùng cú pháp sau: http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items
  20. 32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”. Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng Delivery opitions, Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy. Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.
  21. 33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 k. Sử dụng nút voting Thu hồi đáp từ một nhóm ngƣời là một cái gì đó rất phổ biến trong môi trƣờng văn phòng. Cho dù bạn đang cố gắng để yêu cầu loại bánh pizza để đặt hàng cho một cuộc họp, hoặc đi bỏ phiếu về ai sẽ bỏ kế tiếp, những gì bạn cần là một cuộc thăm dò. Những gì bạn có thể không nhận ra đƣợc rằng nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và Exchange tại nơi làm việc, bạn đã có mọi thứ bạn cần để gửi ra một cuộc bầu chọn thông qua email. Soạn một email mới trong Outlook, chọn tab Options và chọn Use Voting Buttons. Ở đây bạn có thể chọn mặc định hoặc tạo ra các câu trả lời của riêng bạn cho câu hỏi thăm dò ý kiến.
  22. 34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 Nếu bạn chọn Custom chỉ cần gõ vào các trả lời bạn muốn xuất hiện trong lĩnh vực Sử dụng các nút biểu quyết, cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Bây giờ bạn có các tùy chỉnh liệt kê các câu trả lời. Khi ngƣời nhận mở email, sẽ có một thông báo tƣ vấn cho họ để đáp ứng bằng cách sử dụng nút bình chọn bao gồm các phản ứng tùy chỉnh.
  23. 35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 Sau khi ngƣời nhận đã có những sự lựa chọn của mình một hộp sẽ bật lên xác minh, các cuộc thăm dò phản ứng và tùy chọn để thêm thông tin bổ sung trong email. Khi họ trả lời bạn sẽ có một lá cờ vào email tƣ vấn cho họ có đƣợc trả lời các cuộc thăm dò … tƣơng tự nhƣ một nhận đọc. Để xem các số tổng cộng của các cuộc thăm dò, bạn có thể mở thƣ gốc trong thƣ mục tin nhắn gửi của bạn, và sau đó nhấp vào nút Theo dõi. You’ll
  24. 36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. Bạn sẽ thấy một danh sách các số tổng cộng bên dƣới ribbon, và sau đó một danh sách dƣới đây là của tất cả các phản ứng. l. Theo dõi e-mail gửi đi Đã bao giờ bạn gặp trƣờng hợp này chƣa: bạn có một e-mail quan trọng gửi cho một ngƣời bạn, thế nhƣng đợi mãi chẳng thấy hồi âm. Bạn thật sốt ruột và nóng lòng muốn biết họ có đọc e-mail của mình chƣa, hay là e-mail mình gửi đi đã bị thất lạc, bị máy chủ mail chặn lại rồi… Nếu bạn dùng chƣơng trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 để gửi nhận thƣ và ngƣời bạn của bạn cũng dùng chƣơng trình này thì việc theo dõi e-mail gửi đi thật đơn giản vô cùng. Với tính năng Email Tracking của Microsoft Outlook, bạn có thể biết đƣợc chính xác ngày giờ e-mail đến đƣợc hộp thƣ của bạn mình và ngày giờ ngƣời đó đọc thƣ của mình. Theo mặc định, tính năng này không có hiệu lực. Để sử dụng nó, bạn vào Tab Options. Nhắp chọn 2 checkbox: – Request a Delivery Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận đƣợc một e-mail thông báo ngày, giờ khi mail đến đƣợc hộp thƣ ngƣời nhận. Tuy nhiên, nếu mailserver của ngƣời nhận không hỗ trợ tính năng này thì cũng đành chịu thua. – Request a Read Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận
  25. 37. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 36 đƣợc một e-mail khi ngƣời nhận đọc Cuối cùng, bạn soạn thƣ và gửi đi nhƣ bình thƣờng. CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) Nhiều ngƣời ít dùng hoặc chƣa biết đến tính năng quản lý công việc (Tasks) của MS Outlook: quản lý công việc của chính mình, giao việc cho nhân viên và theo dõi đốc thúc nhân viên, biết đƣợc hôm nay, ngày mai, tuần tới… phải làm gì, việc gì ƣu tiên, việc gì đã giao mà chƣa xong… Sử dụng tính năng này, ngƣời dùng đã học và áp dụng đƣợc 2 kỹ năng “mềm” là quản lý và ủy thác công việc. Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar. Danh sách các tác vụ xuất hiện.
  26. 38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất, và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác. b. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất
  27. 39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi, nhƣng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó, nhƣ vậy sẽ hay hơn. Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất, làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4). Module Tasks mở. 2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane.
  28. 40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. Khi đánh dấu kiểm vào hộp, tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đƣờng thẳng xuyên qua nó. Nhƣ vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất.
  29. 41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 2. Contact a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) Bạn muốn lƣu lại nhƣng thông tin ngƣời gửi email cho bạn, thì chính Outlook là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử dụng nhƣ sổ tay nhỏ của bạn. Để nhập một contact mới, nhấn nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. .
  30. 42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 b. Tạo Contact từ email đã nhận Mở hoặc xem trƣớc e-mail có chứa tên mà bạn muốn thêm vào danh sách liên lạc của bạn. Nhấp chuột phải vào tên của ngƣời mà bạn muốn, sau đó nhấp Add to Contacts. Lƣu ý: Trong Outlook, không có tùy chọn để thêm thông tin liên lạc tự động vào Danh bạ hoặc sổ địa chỉ khi bạn trả lời cho một contact.
  31. 46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 10. Kiểm tra lại xem đã gửi mail đến các địa chỉ trong group chƣa d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 Bạn đang sử dụng Gmail theo dạng Webmail, nay lại muốn chuyển sang sử dụng với Microsoft Outlook 2010 nhƣng không muốn phải nhập thủ công từng địa chỉ e-mail vào contact? Cách đơn giản nhất là trích xuất toàn bộ contact trong Gmail để đƣa chúng vào Outlook 2010, cách thực hiện nhƣ sau:
  32. 47. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 46 Khởi động trình duyệt Web rồi đăng nhập vào tài khoản Gmail cần trích xuất contact. Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, bạn nhấn chuột vào liên kết Contacts nằm trong khung bên trái. Trong cửa sổ contact vừa hiện ra, bạn nhấn vào liên kết All Contact để làm xuất hiện tất cả các contact hiện có rồi nhấn vào liên kết All ở khung thứ hai bên phải để chọn tất cả các contact vừa hiện ra. Tiếp tục, nhấn chuột vào liên kết Export. Trong cửa sổ Export, bạn đánh dấu chọn vào mục Everyone (All Contacts) và mục Outlook CSV format (for importing into Outlook or another application). Sau cùng nhấn nút Export rồi đặt tên và chọn nơi lƣu trữ cho tập tin CSV sắp tạo (ví dụ contact.CSV). Tập tin này sẽ chứa toàn bộ contact hiện có trong tài khoản Gmail.
  33. 49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 Khi cửa sổ Import and Export Wizard hiện ra, bạn chọn Import from another program or file rồi nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ Import a File, bạn chọn Comma Separated Values (DOS) rồi nhấn Next để tiếp tục.
  34. 50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn nhấn nút Browse trong mục File to import rồi chọn tập tin chúng tôi chứa toàn bộ contact đã trích xuất từ Gmail. Đồng thời, đánh dấu chọn vào ô Do not import duplicate items để loại bỏ các contact trùng lắp. Nhấn Next để tiếp tục.
  35. 51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn chọn thƣ mục sẽ dùng để lƣu các contact sắp thêm vào, tốt nhất nên chọn luôn thƣ mục Contacts của Outlook 2010 Nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ cuối cùng, bạn đánh dấu chọn vào ô Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhấn Finish để hoàn tất.
  36. 52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 3. Tạo chữ ký cho Email Chữ ký của bạn có thể tự động đƣợc thêm vào thƣ gửi đi, hoặc bạn có thể tự thêm chữ ký để chỉ những thƣ mà bạn chọn. a. Nội dung chữ ký Email Nội dung chữ ký Email Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn, các nhà kinh doanh thì thƣờng để thông tin liên lạc, để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng liên lạc với họ. Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hƣớc hay cá nhân Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 1 Tên của bạn. 2 Chuyên môn của bạn. 3 Địa chỉ và số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website, hay một chữ ký bằng tay. Logo của công ty, hoặc hình ảnh của mình. Hình ảnh, hình ảnh, clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. Do đó dung lƣợng của các thông điệp bạn thêm vào phải tƣơng đối nhỏ.
  37. 53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 b. Cách tạo chữ ký trong Email Mở một tin nhắn mới, trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp chuột vào Signature, và sau đó bấm vào Signatures. Trên E-mail Signature tab, bấm vào New. Nhập tên cho chữ ký, và sau đó nhấn OK.
  38. 54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Trong hộp thoại Edit signature, nhập văn bản mà bạn muốn bao gồm trong chữ ký Để định dạng văn bản, chọn văn bản, và sau đó sử dụng thanh công cụ bên dƣới để định dạng
  39. 56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 d. Đƣa Business Card vào chữ ký Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2010, nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những ngƣời khác. Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình, bạn sẽ có một Business Card để sử dụng, sau đó bạn có thể đƣa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị nhƣ trong hình trên. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc, ngƣời nhận email có thể dễ dàng lƣu thông tin liên lạc của bạn, bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet), có nghĩa là thông tin liên lạc, liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho ngƣời nhận để tiết kiệm thời gian. e. Chèn một chữ ký tự động Trên tab Message, trong nhóm Include , nhấp chuột Signatures. Bên dưới mục Choose default signature, Chọn e-mail account và chữ ký theo mặc định
  40. 57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Trong New messages, nhấp vào một tài khoản e-mail mà bạn muốn chữ ký làm mằc định. Nếu bạn muốn có một chữ ký mặc định khi trả lời hoặc khi chuyển tiếp email, trong Replies /forwards, chọn chữ ký. Nếu không bấm (none). f. Chèn chữ ký bằng tay Nếu bạn đã tạo chữ ký trƣớc đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây Bấm vào Signnature, chọn một chữ ký trong danh sách liệt kê. 4. Các tính năng khác a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ
  41. 58. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 57 Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 2 Sau đó chọn màu cờ. Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR
  42. 59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đƣờng nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác.
  43. 61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Hộp thoại Advanced View Settings hiện thị Nhấp chọn Conditional Formatting
  44. 64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Bạn cũng có thể Nhấp chuột phải vào tin nhắn bên dƣới phần mục để thay đổi thể loại. Bạn có thể đổi tên từng loại thành bất kỳ ý nghĩa đối với bạn.
  45. 65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 Bạn có thể muốn thực hiện một thể loại mới cho thƣ khác nhau. Go to Actions Categorize and All Categories Trên màn hình Color Categories chọn New nhập các loại tên và màu sắc, bạn cũng có thể gán một phím tắt cho nó
  46. 66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông qua các thƣ email của bạn dựa trên loại thể
  47. 67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp Mục đích của việc tạo các thƣ mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa.  Cách tạo thƣ mục Cách tạo các thƣ mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder, đặt tên cho thƣ mục vừa tạo và OK.  Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo
  48. 68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Sau khi đã tạo ra một thƣ mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thƣ mục đó. Email có thể di chuyển vào thƣ mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thƣ mục và bạn thả chuột ra.  Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Move To Folder. 3 Chọn thƣ mục bạn muốn lƣu 4 Ok  Tạo quy tắc nhận mail g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu Nếu sử dụng một dạng email thƣờng ngày đƣợc gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thƣờng gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác… Để tạo một email mẫu, ta thực hiện nhƣ sau: – Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ đƣợc lặp lại theo hƣớng khuôn mẫu. Ví dụ nhƣ: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.
  49. 69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 – Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tƣợng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần “Save as type”, đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lƣu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lƣu template khác nhau. + Windows XP: thƣ mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
  50. 70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 + Windows Vista: thƣ mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các ngƣời dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, chọn “Choose From…”. Hộp thoại “Choose Form” hiển thị
  51. 72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 Ở hộp thoại vừa hiển thị ra, chọn Options.
  52. 77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 Hiển thị hộp thoại Properties
  53. 81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa Sau khi xem qua dung lƣợng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lƣợng lớn thƣờng bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lƣu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thƣ. Bạn sử dụng Lƣu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lƣu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. Sau khi đã lƣu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó.
  54. 82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 Trƣớc khi bắt đầu lƣu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lƣu để sau này ngƣời dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lƣu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm. 2 Nhấn vào Tab File 3 Sau đó bạn chọn Save attachments. 4 Chọn đƣờng dẫn để lƣu tập tin, sau đó nhấp Ok e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thƣ mục Deleted chúng tôi xoá nhiều thì thƣ mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lƣợng, do đó cần phải làm sạch thƣ mục Deleted Items cũng nhƣ dung lƣợng của toàn hộp thƣ. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thƣ. Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thƣ mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn chuột phải chọn Delete.
  55. 84. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 83 Email tự động lƣu trữ vào hộp thƣ cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử dụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thƣ của bạn sẽ tự di chuyển vào thƣ mục, thƣ mục đó gọi là thƣ mục tự lƣu trữ.
  56. 85. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 84 1 Nhấn Browse… để chọn thƣ mục lƣu trữ, chọn OK. 2 Email đang di chuyển vào trong hộp thƣ. 3 Và Email đƣợc lƣu vào thƣ mục tự lƣu trữ. Thƣ mục con trong hộp thƣ sẽ đƣợc tự động tạo ra trong thƣ mục lƣu trữ. b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân
  57. 86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Bạn muốn có một thƣ mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó tƣơng tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thƣ mục cá nhân, bạn tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thƣ mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thƣ mục cá nhân này. c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân Để sử dụng một thƣ mục tập tin cá nhân, trƣớc tiên bạn cần phải tạo ra nó. Để tạo thƣ mục cá nhân bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings 2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files
  58. 87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 3 Chọn Add, nhập tên 4 Thƣ mục cá nhân của bạn đã đƣợc tạo ra nhƣ hình dƣới. d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân
  59. 89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 Sau khi bạn đã tạo xong các thƣ mục con trong thƣ mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thƣ mục con, bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân và nhấn OK. Những cách khác để di chuyển các Email vào thƣ mục cá nhân là dùng phƣơng pháp kéo thả. Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thƣ mục cá nhân. f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa Thông thƣờng bạn lƣu trữ các Email vào thƣ mục cá nhân. Nhƣng các thƣ mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lƣu trữ các Email vào ổ đĩa.
  60. 91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Chọn Move this file hoặc Copy this file Lƣu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lƣu toàn bộ hộp thƣ của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này. g. Phân loại thƣ Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trƣớc tiên bạn cần làm là tạo các thƣ mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: “Mail đối tác” rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thƣ mục nếu bạn có nhiều phân loại ngƣời dùng. Bƣớc tiếp theo, bạn chọn : 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Rules.
  61. 92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tƣơng ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn Select Folder
  62. 93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 Chọn thƣ mục đã đƣợc tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thƣ mục khác, rồi nhấn OK Trong mục “Move the item to folder” sẽ giúp tự động đƣa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thƣ mục đƣợc chỉ định sẵn. Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức nhƣ trên khi nhấn vào nút Advanced Options.
  63. 94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email
  64. 95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thƣ
  65. 96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thƣ
  66. 97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành. Bây giờ, thƣ của các bạn sẽ đƣợc tự động chuyển vào từng thƣ mục nhất định. Các thao tác khác: Trong hộp thoại Rules and Alerts
  67. 98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Change Rule: chỉnh sửa điều kiện. – Copy Rule: sao chép điều kiện – Delete: xóa điều kiện – Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó. 3. Lưu trữ các thư từ cũ a. Làm quen với AutoArchive Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào File chọn Options. Nhấp chuột vào Advanced và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive Settings.
  68. 99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 Hộp thoại Auto Archive hiển thị. 1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thƣ tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không chọn nó). 2 Số lƣợng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy. b. Xác định Email cũ trong AutoArchive
  69. 100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 Với AutoArchive, mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận đƣợc một thông báo kiểm tra. Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhận đƣợc thông báo kiểm tra, do AutoArchive đƣợc cài đặt mặc định. Sau khi di chuyển thì những Email đó đƣợc cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này. Đối với một số ngƣời Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhƣng đối với ngƣời khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một đƣợc quyết định và bạn có thể làm đƣợc điều này trên một cơ sở cho mỗi thƣ mục nếu bạn muốn. g. Lƣu trữ Calendar AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lƣu trữ các Email. AutoArchive còn lƣu trữ đƣợc các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thƣ mục trong nó. Và cũng giống nhƣ cách điều chỉnh cài đặt cho Email.
  70. 106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng: 1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem. 2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi 3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.
  71. 107. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 106 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó. Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian. Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống nhƣ một cuộc hẹn. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những ngƣời khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu đƣợc gửi qua email. Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. Không giống nhƣ một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó.
  72. 108. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 107 Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày d. Tạo các cuộc hẹn Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bƣớc sau đây: 1 Nhấp biểu tƣợng Calendar trong Outlook Bar. Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn 2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình. Form New Appointment xuất hiện.
  73. 109. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 108 3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn. Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn nhƣ “Có hẹn với John, Microsoft”. 4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time. Một lịch nhỏ xuất hiện
  74. 110. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 109 e. Tạo lịch cho các cuộc họp Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những: 1 Địa điểm của cuộc họp 2 Tên của cuộc họp f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi ngƣời, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi ngƣời có thể tham gia bằng Email.
  75. 114. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 113 Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó nhƣ là một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trƣớc ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó. h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc nhƣ: nhắc bạn về thời gian, giúp bạn làm đƣợc nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn… Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho ngƣời khác biết, để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ. i. Hiển thị lại các nhiệm vụ
  76. 115. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 114 Các nhiệm vụ đƣợc nhập sẽ đƣợc hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Dƣới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó. j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ
  77. 117. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 116 1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó. 2 Chọn thời gian nhắc nhở 3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định. Các sự kiện sẽ đƣợc nhắc nhở tự động, Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trƣớc khi họ bắt đầu. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhƣng bạn có thể sử dụng cùng một bƣớc mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện. l. Tô màu cho các hạng mục
  78. 119. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 118 Để tạo một Calendar mới bạn làm các bƣớc sau: 1 Nhấn nút phải vào Calendar chọn New Calendar 2 Hộp thoại Crete New Folder xuất hiện. 3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK 4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar.
  79. 120. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 119 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân Sau khi tạo thêm các Calendar mới, các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo hình trên. Muốn xem đƣợc lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trƣớc tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị sẽ thấy đƣợc toàn bộ thƣ mục trong Calendar đó. Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy đƣợc tất cả các Calendar. Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn đƣợc để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì
  80. 124. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 123 Thêm các ngày nghỉ lễ vào lịch biểu Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà các kỳ nghỉ không đƣợcđánh dấu sẵn. Mặc dù Microsoft không tự động đƣa vào các ngày nghỉ nhƣng bạn có thể. Có một cách dễ dàng để làm điều đó là tìm kiếm trênmạng và thêm lịch biểu Internet đã đƣợc đánh dấu sẵn đó vào Outlook. Một thƣ mục lịch biểu Internet phổ biển nhất là chúng tôi nhiên, lịch biểu này chỉ đánh dấu những ngày nghỉ lễ của Mỹ, do đó bạn sẽ phải tìm kiếm một lịch biểu phù hợp hơn hoặc tự mình tạo ra lịchbiểu có đánh dấu đầy đủ các ngày nghỉ lễ. Chia sẻ lịch biểu với các tài khoản Windows khác Để chia sẻ cùng một file dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trƣớc tiênbạn phải export file đã có vào một thƣ mục chung để các tài khoảnWindows khác có thể truy cập (ví dụ nhƣ thƣ mục Public của


【#7】Giáo Trình Pdf Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2010 Tiếng Việt

Published on

Download giáo trình hướng dẫn sử dụng Outlook 2010, tải giáo trình học Outlook 2010, Giáo Trình Microsoft Outlook 2010.

Mô tả hướng dẫn sử dụng Outlook 2010 tiếng Việt

CHƯƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010

1. Làm quen Outlook 2010

2. Các thao tác cơ bản

CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK

1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ

2. Contact

3. Tạo chữ ký cho Email

CHƯƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

1. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng

2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân

3. Lưu trữ các thư từ cũ

CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

1. Căn bản về Outlook Calendar

2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc

CHƯƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN

a. Tạo các thông tin về bản thân

c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card

d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card .

CHƯƠNG VI: THỦ THUẬT

1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư “phế thải

2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn

3. Gửi thư số lượng lớn với Word

4. Tạo hộp thư tìm kiếm

5. Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm

6. Skylook 2.0

7. Cấu hình tài khoản gmail

8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc

9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar

10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ

11. Tùy biến thanh Ribbon

12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email

13. Bỏ các add-in không cần thiết

14. Các phím tắt

15. Kéo và thả bất cứ thứ gì

16. Kích phải bất cứ thứ gì

17. Tìm kiếm mọi thứ

18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì

Lòi Hay Trong Cuộc Sống

http://loihaytrongcuocsong.blogspot.com/

Bình Phước 24H

http://www.binhphuoc24h.info/

Lời Chúc

http://www.loichuc.info/

Website Kiếm Tiền

http://websitekiemtien.com/

Những Lời Chúc Hay

http://www.lukhachdem.info/

Web Học Tập

http://webhoctap.info/

Blog Mùa Đông

http://blogmuadong.blogspot.com/

Blog Sách

hhttp://www.lukhachdem.com/

19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email

  1. 1. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server [Type text] www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  2. 2. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam M c l c: CHƯƠNG I: LÀM QUEN V#I OUTLOOK 2010 ………………………………………… 6 1. Làm quen Outlook 2010 ……………………………………………………………………… 6 a. Qu$n lý nhiêu tài kho$n e-mail t& mot nơi………………………………………….. 6 b. Social Networking Integration:…………………………………………………………. 6 c. Tìm hieu vê Ribbon ………………………………………………………………………… 9 d. Thanh công c* mini ………………………………………………………………………. 10 e. Calendar- l+ch làm viec ………………………………………………………………….. 10 f. Tác d*ng c-a Contacts …………………………………………………………………… 11 2. Các thao tác cơ b$n …………………………………………………………………………….. 11 a. Dùng nhiêu tài kho$n Outlook trên mot PC ………………………………………. 11 b. Mot sô khái niem: …………………………………………………………………………. 15 c. G0i email cho nhiêu ngưngưưư3i nhưưng nhưng dâu tên ngưưưưưngư3i nhan ………………………… 17 d. Đính ĐĐĐĐính kèm chúng tôi vào Email Email………………………………………………………. ………………………………………………………………… info 18 e. Chèn hình $nh vào noi dung Email ………………………………………………….. 19 f. Ch7nh s8a hình $nh b9n chèn vào Email ……………………………………………. 20 g. Quan sát các file đính kèm trư<c khi g8i email ………………………………….. 21 h. T9o email tr$ l3i t= đong (auto reply) ………………………………………………. 21 i. Khôi ph*c các message đã b+ xoá trong Outlook ……………………………….. 23 j. Trieu hôi và s8a thư…trót g8i v<i MS Outlook ………………………………….. 28 k. S8 d*ng nút voting ……………………………………………………………………….. 32 l. Theo dõi e-mail g8i đi ……………………………………………………………………. 35 CHƯƠNG II: CÁC CÔNG C? TIEN ÍCH TRONG OUTLOOK ………………….. 36 1. Tasks – nhiem v*, tác v*…………………………………………………………………… 36 a. T9o mot nhiem v* (công viec cân th=c hien) …………………………………….. 36 b. Đánh dâu các nhiem v* đã hoàn tât …………………………………………………. 37 1 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  3. 3. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 2. Contact ………………………………………………………………………………………….. 40 a. T9o mot contact (thông tin liên he) ………………………………………………….. 40 b. T9o Contact t& email đã nhan …………………………………………………………. 41 c. T9o Contact Group trong Microsoft Outlook …………………………………….. 42 d. Chuyen danh b9 t& Gmail vào MS Outlook 2010 ………………………………. 45 3. T9o chB ký cho Email ………………………………………………………………………. 51 a. Noi dung chB ký Email …………………………………………………………………. 51 b. Cách t9o chB ký trong Email ………………………………………………………….. 52 c. Đưa hình $nh vào chB ký ……………………………………………………………….. 54 d. Đưa Business Card vào chB ký ……………………………………………………….. 55 e. Chèn mot chB ký t= đong ………………………………………………………………. 55 f. Chèn chB ký bang tay ……………………………………………………………………. 56 4. Các tính năng năăăăng khác …………………………………………………………………………… ………………………………………………………. 56 a. Ưu ƯƯƯƯu tiên chúng tôi dõi email bang c3 ……………………………………………………….. ………………………………………………………. info 56 b. Thay đoi các m*c trong TO-DO BAR ……………………………………………… 57 c. Cách tat, m0 TO-DO BAR …………………………………………………………….. 59 e. Sap xêp hop thư bang màu sac ……………………………………………………….. 59 e. Đánh dâu các Email bang thR màu Categories ……………………………………. 62 f. T9o các thư m*c chuyên nghiep ………………………………………………………. 66 · Cách t9o thư m*c …………………………………………………………………………. 66 · Di chuyen các email vào thư m*c v&a t9o ………………………………………… 66 · Di chuyen các Email vào thư m*c bang lenh …………………………………….. 67 · T9o quy tac nhan mail …………………………………………………………………… 67 g. Cách thSc t9o và s8 d*ng email mau ……………………………………………….. 67 h. Sao lưu và ph*c hôi Rules trong Outlook …………………………………………. 70 2 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  4. 4. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam i. Xóa các thư m*c chSa Email …………………………………………………………… 73 j. Tìm Email mot cách nhanh chóng ……………………………………………………. 73 k. Tìm Email nhanh v<i công c* Instant Search …………………………………….. 73 CHƯƠNG III: QUZN LÝ HOP THƯ C]A B^N VÊ DUNG LƯjNG VÀ LƯU TRw ……………………………………………………………………………………………. 75 1. Xác đ+nh kích thư<c hop thư và làm gi$m dung lưzng …………………………… 75 a. Dung lưzng c-a Email …………………………………………………………………… 75 b. Xem dung lưzng hop thư ……………………………………………………………….. 75 c. Kiem tra dung lưzng các thư m*c bang Mailbox Cleanup……………………. 77 d. Lưu các tap tin đã đính kèm vào o đĩa ……………………………………………… 80 e. Xóa vĩnh vien các Email ra kh}i hop thư ………………………………………….. 81 f. Tác d*ng c-a Junk Mail …………………………………………………………………. 82 2. Di chuyen hoac sao chép tin nhan vào các thư m*c cá nhân ……………………. 82 a. Căn b$n vê kho lưu trB ………………………………………………………………….. 82 b. Lưu các email vào thư m *c cá nhân …………………………………………………. 84 c. Cách t9o các thư m*c cá nhân …………………………………………………………. 85 d. Cách ch€n các subfolder trong thư m*c cá nhân ………………………………… 86 e. Di chuyen Email vào thư m*c cá nhân ……………………………………………… 87 f. Lưu trB emai ra o đĩa ……………………………………………………………………… 88 g. Phân lo9i thư ……………………………………………………………………………….. 90 3. Lưu trB các thư t& cũ ……………………………………………………………………….. 97 a. Làm quen v<i AutoArchive ……………………………………………………………. 97 b. Xác đ+nh Email cũ trong AutoArchive ……………………………………………… 98 g. Lưu trB Calendar ………………………………………………………………………….. 99 CHƯƠNG IV: S„ D?NG L†CH LÀM VIEC MOT CÁCH HIEU QUZ ………. 101 1. Căn b$n vê Outlook Calendar ………………………………………………………….. 101 3 Cn kDho lưưưưưưưu4 p……..r……o………..i…n……..f….o……………………. Lưưưu thưưư www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  5. 5. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam a. T9o các m*c trong Calendar …………………………………………………………. 101 b. Kiem tra Calendar ………………………………………………………………………. 104 c. Ch€n l=a cách lap bieu trong Calendar …………………………………………… 106 d. T9o các cuoc h‡n ………………………………………………………………………… 107 e. T9o l+ch cho các cuoc h€p …………………………………………………………….. 109 f. T9o l+ch cho viec tham gia hoi th$o ………………………………………………… 109 g. Kiem tra các nhiem v* đã t9o ra ……………………………………………………. 112 h. Các Sng d*ng ngoài viec g8i Email trong Outlook …………………………… 113 i. Hien th+ l9i các nhiem v* ………………………………………………………………. 113 j. Điêu ch7nh nhiem v* theo đ+nh kỳ ………………………………………………….. 114 k. Ch€n cách nhac nh0 ……………………………………………………………………. 115 l. Tô màu cho các h9ng m*c …………………………………………………………….. 116 d*ng nhiêu l+ch làm viec………………………….. ot ………………………………………………………. 2. Xem và s8 viec…………………………………………………….. 117 chúng tôi a. T9o mot Calendar m<i …………………………………………………………………. 117 b. Qu$n lý các thư m*c cá nhân ………………………………………………………… 119 c. T9o mot cuoc h‡n 0 nhiêu Calendar ……………………………………………….. 119 d. T9o nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane ………………………….. 120 e. S8 d*ng và chia sR Calendar …………………………………………………………. 120 CHƯƠNG V: QUZN LÝ CÁC THÔNG TIN …………………………………………… 128 a. T9o các thông tin vê b$n thân ……………………………………………………….. 128 c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card ………………………………………. 129 d. Chuyen đoi các thông tin trên Business Card …………………………………… 130 e. Điêu ch7nh tât c$ trong Business Card…………………………………………….. 132 f. G8i Email có kèm theo Business Card ……………………………………………. 133 g. Đính kèm Business Card trong phân chB ký ……………………………………. 134 h. Khi thay đoi Business Card – tr0 l9i m*c Contacts …………………………… 136 4 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  6. 6. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam i. T9o kho$ng trang trong Business Card ……………………………………………. 137 Chương VI: Th- thuat: ………………………………………………………………………….. 138 1. Đ&ng lưu nhBng gì quan tr€ng trong hop thư “phê th$i”……………………….. 139 2. Thư rác – thiêt lap mot lân đe quên han …………………………………………….. 139 3. G8i thư sô lưzng l<n v<i Word ………………………………………………………… 140 4. T9o hop thư tìm kiêm……………………………………………………………………… 140 5. Sao lưu Microsoft Outlook không cân phân mêm………………………………… 140 6. Skylook 2.0 …………………………………………………………………………………… 142 7. Câu hình tài kho$n gmail…………………………………………………………………. 142 8. M0 Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc …………………………………… 145 9. Hien th+ ngày tháng 0 Calendar ………………………………………………………… 146 10. S8 d*ng ký t= viêt tat cho ngày, gi3 ………………………………………………… 146 11. Tùy biên Ribbon………………………………………………………………….. 147 12. Thêm d……………………………………………………. 148 13. B} các add-in không cân thiêt ………………………………………………………… 148 14. Các phím tat………………………………………………………………………………… 149 15. Kéo và th$ bât cS thS gì ………………………………………………………………… 150 16. Kích ph$i bât cS thS gì ………………………………………………………………….. 150 17. Tìm kiêm m€i thS ………………………………………………………………………… 150 18. T9o các thư m*c m0 cho bât cS thS gì …………………………………………….. 151 19. Tiêt kiem th3i gian th3i gian, ch7 Download tiêu đê c-a Email ……………. 151 5 n thanh Ribbon………………………………………………………. B lieu l+ch bieu vào email ………………………….. chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  7. 7. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 6 CHƯƠNG I: LÀM QUEN V#I OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010 a. Qu!n lý nhiêu tài kho!n e-mail t# mot nơi B9n có the de dàng qu$n lý e-mail t& hop thư nhiêu. Đông bo hóa các lo9i email c-a nhiêu tài kho$n e-mail t& các d+ch v* như Hotmail, Gmail hoac ch7 là vê bât kỳ nhà cung câp khác sang Outlook 2010. chúng tôi b. Social Networking Integration: Microsoft nhan ra xu hư<ng phát trien c-a m9ng xã hoi nên đã thêm Outlook Social Connector vào Sng d*ng Outlook 2010. Outlook Social Connector có the v&a xem mail, v&a cap nhat tình tr9ng, chia sR tap tin và hình $nh. T& đó giúp duy trì và m0 rong m9ng lư<i xã hoi c-a b9n tôt hơn. Se xuât hien Facebook add-in trong nhBng phiên b$n đâu. Cũng như các phiên b#n Outlook trư$c, ngư%i dùng có the đat trang ch) c)a mình cho mot thư m+c. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  8. 8. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 7 Qu#n lý l-ch t. nay se đơn gi#n và tôt hơn Outlook 2007, kh# năng đông bo đúng v$i l-ch hien t8i. chúng tôi Bên c8nh kho#n ch9nh giao dien ngư%i dùng, se có thêm nhiêu l;a ch<n đe kêt nôi t$i các d-ch v+ bên ngoài, s#n pham và khách hàng. H<c tap phong cách tôi gi#n hêt [email protected] t. Windows 7, giao dien làm viec Office 2010 đã g<n gàng [email protected] không còn lon xon như trư$c. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  9. 9. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Windows Live Mail that đáng khen, các Ribbon có the de dàng qu#n lý đe an, hien th- hoac biên mât hoàn toàn. 8 chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  10. 12. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 11 f. Tác d ng c*a Contacts B8n có nhiêu môi quan he, b8n không the nh$ hêt nghê nghiep, đ-a ch9 … c)a chúng tôi ngư%i. Trong Outlook 2010, Contacts có tác d+ng lưu tr[ thông tin c )a đôi tác c)a b8n, đe đđ de dàng cho vi viec tìm kiêm. B8n có the lưu bât kỳ thông tin c)a ai trong Contacts. chúng tôi lưưưưu 2. Các thao tác cơ b!n a. Dùng nhiêu tài kho!n Outlook trên mot PC www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  11. 13. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 12 Show Profiles n nút AdCd chúng tôi Nhân Add www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  12. 14. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 13 chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  13. 15. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 14 chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  14. 16. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam chúng tôi b. Mot sô khái niem: Các giao th$c g%i và nhan Email a. SMTP (t& chB Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thSc chuyen thư đơn gi$n. Đây là mot giao thSc lo vê viec van chuyen email giBa các máy ch- trên đư3ng trung chuyen đên đ+a ch7 nhan cũng như là lo viec chuyen thư đien t8 t& máy khách đên máy ch-. Hâu hêt các he thông thư đien t8 g8i thư qua Internet đêu dùng giao thSc này. Các mau thông tin có the đưzc lây ra b0i mot email client. NhBng email client này ph$i dùng giao thSc POP hay giao thSc IMAP. b. IMAP (t& chB Internet Message Access Protocol) — hay là giao thSc truy nhap thông điep (t&) Internet. Giao thSc này cho phép truy nhap và qu$n lý các mau thông tin vê t& các máy ch-. V<i giao thSc này ngư3i dùng email có the đ€c, t9o ra, thay đoi, hay xoá các ngăn chSa, các mau tin đông th3i 15 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  15. 17. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam có the tìm kiêm các noi dung trong hop thư mà không cân ph$i t$i các thư vê. c. Phiên b$n m<i nhât c-a IMAP là IMAP4 tương t= nhưng có nhiêu chSc năng hơn giao thSc POP3. IMAP nguyên thu* đưzc phát trien b0i đ9i h€c Standford năm 1986. d. POP (t& chB Post Office Protocol) — hay là giao thSc phòng thư. Giao thSc này đưzc dùng đe truy tìm các email t& mot MTA. Hâu hêt các MUA đêu dùng đên giao thSc POP mac dù mot sô MTA cũng có the dùng giao thSc m<i hơn là IMAP. Hien có hai phiên b$n c-a POP. Phiên b$n đâu tiên là POP2 đã tr0 thành tiêu chuan vào thap niên 80, nó đòi h}i ph$i có giao thSc SMTP đe g8i đi các mau thông tin. Phiên b$n m<i hơn POP3 có the đưzc dùng mà không cân t<i SMTP. chúng tôi – M*c Inbox: Là hop thư đên, cho biêt sô lưzng thư đã g8i đên, khi ch€n m*c này thì khung giBa hien ra tên, đ+a ch7, tiêu đê noi dung,… hop thư c-a ngư3i g8i đên. – M*c Drafts: Là m*c lưu các noi dung thư đã so9n nhưng chưa hoàn ch7nh và không g0i đi. – M*c Outbox: Là hop thư đi, se lưu đ+a ch7, noi dung thư đã g0i đi (chú ý là ph$i có xác lap cho m*c này, nêu không se không lưu). – M*c Sent Items: Là m*c lưu các noi dung thư đã g0i đi thành công – M*c Deleted Items: Các thư đã xóa, khi xóa thư thì đ+a ch7 và noi dung thư đã xóa se chuyen sang m*c này chS chưa xóa han kh}i mail. Nêu muôn 16 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  16. 19. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam BBBBBBBB8n muôôôôôôôôn đđđđđđđđCính kDèm fil4e nàpo đđđđđđđđór vàoo th.ôingn báof bo8n gLi đđđđđđđđi ((((((((VVVVVVVVDDDDDDDD:::::::: file 18 d. Đính kèm file vào Email Bmuôn đính kèm file nào đó vào thông báo bđi (VD: Word, EEEEEExel)))))) Exel) b8n làm các bưưưưưưbư$c sau:::::: sau: 1 Nhap đ-a ch9 ngư%i nhan Email w hop TO 2 Nhap tiêu đê Email w hop Subject 3 Nhâp vào bieu tưIng Attach file, ch<n đư%ng dan đên nơi lưu tr[ file đó, ch<n file b8n muôn gLi. Nhân Insert hoac phím Enter. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  17. 21. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 20 f. Ch4nh s5a hình !nh b6n chèn vào Email Đe ch7nh s8bưCD4pro.info a hình $nh b9n làm các bưưưưư<c sau: 1 Ch€n hình $nh b9n đã đưa vào trong email. 2 B9n se thây hình $nh xuât hình trên giao dien và các công c* xung quanh nó. 3 B9n dùng các công c* này đe ch7nh s8a hình $nh theo ý c-a b9n. B9n cũng có the s8 d*ng các công c* trên v<i bieu đô, b$n ve, sơ đô hoac tin nhan. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  18. 24. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam : là khi dB lieeeeu b+ xxxxoá hoàn toàn baaaang cách âââân toooo hzp phím SSSSHIFFFFT 23 Sau cùng nhân nút OK i. Khôi ph c các message đã b( xoá trong Outlook Cách khôi ph’c các file b( xoá ) m$c lưu tr+ mailbox và trong Public Folders trong môi trư3ng Exchange Server. Chú ý: Phương thSc này không ch7 đưzc dùng đe ph*c hôi thư hay tin nhan b+ xoá. Đây có the đưzc coi là mot chương trình ph*c hôi, gi$m th3i gian khôi ph*c cho các phân t8 b+ xoá dù không ph$i là gi$i pháp sao lưu hoàn ch7nh. Chương trình này có the đưzc dùng v<i các gi$i pháp sao lưu Exchange Server hoac thành phân khác như Recovery Storage Groups (Các nhóm lưu trB khôi ph*c), Restore online and offline (Khôi ph*c tr=c tuyên và phi tr=c tuyên). Hieu vê xoá mêm và xoá c$ng trong môi trư.ng Exchange Server Có hai kieu xoá dB lieu trong môi trư3ng Exchange Server: xoá mêm và xoá cSng chúng tôi : là khi dB lieeeeeeeeu b+ xxxxxxxxoá baaaaaaaang phím DDDDDDDDELETE và các dB lieeeeeeeeu đđđđđđđđó seeeeeeee Xoá mêm: lieu xoá bang DELETE lieu đó se b+ chuyen vào thư m*c Deleted Items. chuyeeeeeen thưưưưưư DDDDDDeleted Xoá c”ng: lieu xoá bang ân to SHIFT + DELETE và dB lieu t= đong đưzc lo9i b} kh}i o cSng máy. Các thư thư3ng b+ xoá cSng trong trư3ng hzp: · Ân to hzp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook đe xoá thư. · Làm viec trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoac client khác không có chê đo t= đong chuyen thư b+ xoá vào thư m*c Deleted Items. · Chuyen thư sang đ+nh d9ng file PST. Câu hình Exchange Server Trư<c khi nghĩ vê khôi ph*c dB lieu thì chuan b+ cách thSc duy trì nó như thê nào cũng hêt sSc quan tr€ng. Mac đ+nh Exchange Server cho phép lưu l9i các thư b+ xoá trong 7 ngày và tât c$ các tài kho$n b+ xoá trong 30 ngày. B9n có the t= ch7nh l9i th3i gian gi<i h9n nêu thây cân, nhưng ph$i đ$m b$o có đ- dung lưzng đĩa trông đe lưu trB các file đã b+ xoá cùng v<i lưzng ngày tăng lên. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  19. 27. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Hien th+ hop tho9i “Recover deleted items” Trong hop tho9i hien tât c$ các phân t8 b+ xoá bên trong thư m*c Deleted Items. B9n se thây hai l=a ch€n: xoá vĩnh vien các message đưzc ch€n (nút thS ba) hoac ph*c hôi chúng (nút thS hai) tr0 l9i thư m*c ban đâu (thư m*c Deleted Items). chúng tôi Maaaaaac đđđđđđ+nh,,,,,, thành phâââââân trên ch7 làm vieeeeeec v<i thưưưưưư m*c Deleted Items Mac đnh, phân viec thư (xoá mêm). Nêu mot message b+ xoá bang to hzp phím Shift + Delete (xoá cSng) t& thư m*c khác, nó se không xuât hien trong phân Recover Deleted Items c-a thư m*c Deleted Items. Mot trư3ng hzp pho biên khác: khi ngư3i dùng chuyen các message t& mailbox (Inbox, Sent Items) thành d9ng file “.pst”, các message này cũng không đưzc lưu trong thư m*c xoá t9m th3i. Trong trư3ng hzp đó b9n có the ph*c hôi l9i bang cách ch7nh s8a thanh ghi: bo sung thêm thành phân DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép th=c hien khôi ph*c các phân t8 b+ xoá (Recover Deleted Items ) trên tât c$ thư m*c Outlook. 26 Đe ch7nh s8a thanh ghi, th=c hien theo nhBng bư<c sau: 1. Vào Start, ch€n Run, gõ regedit rôi ch€n OK. 2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeCli entOptions 3. Kích ph$i chuot lên khung bên ph$i rôi vào New, ch€n DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điên giá tr+ 1 vào đe kêt thúc (Hình 5). www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  20. 28. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 27 4. Kh0i đong l9i Outlook. Bo sung thêm giá tr+ DumpsterAlwaysOn Sau khi thay đoi l9i thanh ghi b9n có the dùng thành phân Recover Deleted Items cho tââât tât c$ các thưưư thư m*c OOOutlook. Outlook. chúng tôi Chú ý: KKKKhi Khi các message trong hoooop hop Inboxxxx Inbox c-a b9n đưđđđđưưưưzc đe đđđđeeee dưưưưdư<i d9ng file ****.*.pst,,,, pst, nhBng message nào đưzc chuyen đi trong chương trình đêu đưzc coi là xoá cSng. Mot sô m3o khi s% d’ng thành phân Recover Deleted Items Dư<i đây là tr$ l3i cho mot sô câu h}i thư3ng đưzc đat ra vê Recover Deleted Items. M3o 1: Có the khôi ph’c các phân t” b) xoá c*ng trong thư m’c có dâu cách như thê nào? Không có khó khăn gì, ch7 cân dùng ký t= “%20” giBa các t&. Dư<i đây là mot sô ví d*: · Mot ngư3i Brazin có hop Inbox g€i là: “Caixa de Entrada” có the ph*c hôi các phân t8 đã b+ xoá bang cách dùng cú pháp sau: http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted M3o 2: Nh-ng phiên b!n nào c.a Microsoft Outlook có ch*c năng Recover Deleted Items www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  21. 32. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Dĩ nhiên, đây không ph#i là thư rác như b8n có the hien lâm. Viec hu† thư se giông mot d8ng thư đien tL có lenh hu† trong nó. Tưwng tưIng như b8n đat mot “qu# bom” h‡n gi% trong thư, và nó se “no tung” đe “phá hu†” [email protected] thư khi đên th%i gian b8n đat lenh “gây no”. 31 Sau khi gõ xong noi dung lá thư, b8n nhân nút Options…; trong dòng Delivery opitions, B8n đánh dâu ch<n Expires after rôi đ-nh th%i gian hu† thư – tương t; như đ-nh th%i gian gLi thư trong tương lai vay. Ch<n xong, b8n nhân OK đe xác nhan và nhân Send đe gLi thư đi. Khi đên đúng ngày h‡n, thư se t; hu† và không còn dâu vêt đe thu hôi. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  22. 33. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 32 k. S5 d ng nút voting Thu hôi đáp t& mot nhóm ngư3i là mot cái gì đó rât pho biên trong môi trư3ng văn phòng. Cho dù b9n đang cô gang đe yêu câu lo9i bánh pizza đe đat hàng cho mot cuoc h€p, hoac đi b} phiêu vê ai se b} kê tiêp, nhBng gì b9n cân là mot cuoc thăm dò. NhBng gì b9n có the không nhan ra đưzc rang nêu b9n đang s8 d*ng Outlook 2010 và Exchange t9i nơi làm viec, b9n đã có m€i thS b9n cân đe g8i ra mot cuoc bâu ch€n thông qua email. So9n mot email m<i trong Outlook, ch€n tab Options và ch€n Use Voting Buttons. © đây b9n có the ch€n mac đ+nh hoac t9o ra các câu tr$ l3i c-a riêng b9n cho câu h}i thăm dò ý kiên. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  23. 34. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Nêu b9n ch€n Custom ch7 cân gõ vào các tr$ l3i b9n muôn xuât hien trong lĩnh v=c S8 d*ng các nút bieu quyêt, cách nhau bang dâu châm phay. 33 Bây gi3 b9n có các tùy ch7nh liet kê các câu tr$ l3i. Khi ngư3i nhan m0 email, se có mot thông báo tư vân cho h€ đe đáp Sng bang cách s8 d*ng nút bình ch€n bao gôm các ph$n Sng tùy ch7nh. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  24. 35. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 34 Sau khi ngư3i nhan đã có nhBng s= l=a ch€n c-a mình mot hop se bat lên xác minh, các cuoc thăm dò ph$n Sng và tùy ch€n đe thêm thông tin bo sung trong email. chúng tôi Khi h€ tr$ l3i b9n se có mot lá c3 vào email tư vân cho h€ có đưzc tr$ l3i các cuoc thăm dò … tương t= như mot nhan đ€c. Đe xem các sô tong cong c-a các cuoc thăm dò, b9n có the m0 thư gôc trong thư m*c tin nhan g8i c-a b9n, và sau đó nhâp vào nút Theo dõi. You’ll www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  25. 36. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. B9n se thây mot danh sách các sô tong cong bên dư<i ribbon, và sau đó mot danh sách dư<i đây là c-a tât c$ các ph$n Sng. l. Theo dõi e-mail g5i đi Đã bao gi3 b9n gap trư3ng hzp này chưa: b9n có mot e-mail quan tr€ng g8i cho mot ngư3i b9n, thê nhưng đzi mãi chang thây hôi âm. B9n that sôt ruot và nóng lòng muôn biêt h€ có đ€c e-mail c-a mình chưa, hay là e-mail mình g8i đi đã b+ thât l9c, b+ máy ch- mail chan l9i rôi… Nêêêu b9n dùng chưưươơơng trình Microsoft OOOutlook 200000000002,,,,, 2000000000033333,,,,, 2000000000077777,,,,, 2000001111100000 đđđđđeeeee g8i nhaaaaaaaan thưưưưưưưư và ngưưưưưưưư3i b9n c-a b9n cũũũũũũũũng dùng chưưưưưưưươơơơơơơơng trình này thì vieeeeeeeec Nêu chương Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 đe mail g8i đđđđđđi thaaaaaat đđđđđđơơơơơơn gi$n vô cùng. V<i tính năăăăăăng Email Tracking 35 chúng tôi nhan thư ngưcũng chương viec theo dõi e-đi that đơn năng c-a Microsoft Outlook, b9n có the biêt đưzc chính xác ngày gi3 e-mail đên đưzc hop thư c-a b9n mình và ngày gi3 ngư3i đó đ€c thư c-a mình. Theo mac đ+nh, tính năng này không có hieu l=c. Đe s8 d*ng nó, b9n vào Tab Options. Nhap ch€n 2 checkbox: – Request a Delivery Receipt: Nêu b9n đánh dâu vào l=a ch€n này, b9n se nhan đưzc mot e-mail thông báo ngày, gi3 khi mail đên đưzc hop thư ngư3i nhan. Tuy nhiên, nêu mailserver c-a ngư3i nhan không ho trz tính năng này thì cũng đành ch+u thua. – Request a Read Receipt: Nêu b9n đánh dâu vào l=a ch€n này, b9n se nhan www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  26. 37. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 36 đưzc mot e-mail khi ngư3i nhan đ€c Cuôi cùng, b9n so9n thư và g8i đi như bình thư3ng. CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CR TIEN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Tasks – nhiem v!, tác v! a. T8o mot nhiem v’ (công viec cân th;c hien) Nhiêu ngư3i ít dùng hoac chưa biêt đên tính năng qu$n lý công viec (Tasks) c-a MS Outlook: qu$n lý công viec c-a chính mình, giao viec cho nhân viên và theo dõi đôc thúc nhân viên, biêt đưzc hôm nay, ngày mai, tuân t<i… ph$i làm gì, viec gì ưu tiên, viec gì đã giao mà chưa xong… S8 d*ng tính năng này, ngư3i dùng đã h€c và áp d*ng đưzc 2 ky năng “mêm” là qu$n lý và -y thác công viec. Outlook giúp b8n qu#n lý, nhac nhF các nhiem v+ mà b8n đã đê ra. Đe t8o nhiem v+ b8n th;c hien theo các bư$c sau: 1 Nhâp nút Tasks trong Navigation Bar. Danh sách các tác v+ xuât hien. chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  27. 38. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 37 chúng tôi 2 Nhâp text ghi là Type a New Task. Các t. biên mât, và b8n thây con trG (mot đư%ng nhâp nháy). 3 Gõ nhap tên c)a nhiem v+ Nhiem v+ xuât hien trong khôi bên dư$i dòng Subject trên Task List 4 Nhân phím Enter. Nhiem v+ m$i di chuyen xuông Task List v$i các nhiem v+ khác khác. b. Đánh dâu các nhiem v đã hoàn tât www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  28. 39. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 38 Các nhiem v* khi hoàn thành xong b9n có the xóa nó đi, nhưng hãy đánh dâu nhBng nhiem v* đã đđđđđđã hoàn thành thay vì xóa xxxxxxóa nó, nó,,,,,, như nhưưưưưư vay se s hay hơn. Đe đánh dâu mot nhiem v* đã hoàn tât, làm theo các bư<c sau: chúng tôi u đđđđã tât,,,, bưưưư1 Nhâp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhân Ctrl+4). Module Tasks m0. 2 Nhâp các t& Simple List trong m*c Current View c-a Navigation Pane. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  29. 40. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 3 Nhâp hop kê bên tên nhiem v* mà b9n muôn đánh dâu đã hoàn tât. Hop trong cot thS hai ke t& bên trái là hop b9n cân đánh dâu kiem. Khi đánh dâu kiem vào hop, tên c-a nhiem v* thay đoi màu và có mot đư3ng thang xuyên qua đã đánh tât. 39 nó. Như vay là b9n đđđã đđđánh dâu xong mot nhiem v* hoàn t chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  30. 41. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 40 2. Contact a. T6o mot contact (thông tin liên he) B9n muôn lưu l9i nhưng thông tin ngư3i g8i email cho b9n, thì chính Outlook là mot công c* tuyet v3i vê qu$n lý danh sách các tên và đ+a ch7 và nó de s8 d*ng như so tay nh} c-a b9n. chúng tôi Đe nhap mot contact m<i, nhân nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó nhâp nút New trên thanh công c* đe m0 form nhap New Contact. Điên vào các cho trông trên form và sau đó nhap Save and Close. . www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  31. 42. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 41 chúng tôi đđđđđã b. T6o Contact t# email đã nhan M0 hoac xem trư<c e-mail có chSa tên mà b9n muôn thêm vào danh sách liên l9c c-a b9n. Nhâp chuot ph$i vào tên c-a ngư3i mà b9n muôn, sau đó nhâp Add to Contacts. Lưu ý: Trong Outlook, không có tùy ch€n đe thêm thông tin liên l9c t= đong vào Danh b9 hoac so đ+a ch7 khi b9n tr$ l3i cho mot contact. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  32. 46. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 45 chúng tôi 10. Kiem tra l9i xem đã g8i mail đên các đ+a ch7 trong group chưa d. Chuyen danh b6 t# Gmail vào MS Outlook 2010 B9n đang s8 d*ng Gmail theo d9ng Webmail, nay l9i muôn chuyen sang s8 d*ng v<i Microsoft Outlook 2010 nhưng không muôn ph$i nhap th- công t&ng đ+a ch7 e-mail vào contact? Cách đơn gi$n nhât là trích xuât toàn bo contact trong Gmail đe đưa chúng vào Outlook 2010, cách th=c hien như sau: www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  33. 47. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 46 Kh0i đong trình duyet Web rôi đăng nhap vào tài kho$n Gmail cân trích xuât contact. Sau khi đăng nhap vào tài kho$n Gmail, b9n nhân chuot vào liên kêt Contacts nam trong khung bên trái. Trong c8a so contact v&a hien ra, b9n nhân vào liên kêt All Contact đe làm xuât hien tât c$ các contact hien có rôi nhân vào liên kêt All 0 khung thS hai bên ph$i đe ch€n tât c$ các contact v&a hien ra. Tiêp t*c, nhân chuot vào liên kêt Export. Trong c8a so Export, b9n đánh dâu ch€n vào m*c Everyone (All Contacts) và m*c Outlook CSV format (for importing into Outlook or another application). Sau cùng nhân nút Export rôi đat tên và ch€n nơi lưu trB cho tap tin CSV sap t9o (ví d* contact.CSV). Tap tin này se chSa toàn bo contact hien có trong tài kho$n Gmail. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  34. 49. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 48 Khi c8a so Import and Export Wizard hien ra, b9n ch€n Import from another program or file rôi nhân Next đe tiêp t*c. Trong c8a so Import a File, b9n ch€n Comma Separated Values (DOS) rôi nhân Next đe tiêp t*c. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  35. 50. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Trong c8a so tiêp theo, b9n nhân nút Browse trong m*c File to import rôi ch€n tap tin chúng tôi chSa toàn bo contact đã trích xuât t& Gmail. Đông th3i, đánh dâu ch€n vào ô Do not import duplicate items đe lo9i b} các contact trùng lap. Nhân Next đe tiêp t*c. 49 u CD4pro.DDDDDDDDo info đđđđđđđđe laap. Nexxxxt đđđđe www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  36. 51. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 50 Trong c8a so tiêp theo, b9n ch€n thư m*c se dùng đe lưu các contact sap thêm vào, tôt nhât nên ch€n luôn thư m*c Contacts c-a Outlook 2010 Nhân Next đe tiêp t*c. Trong c8a so cuôi cùng, b9n đánh dâu ch€n vào ô chúng tôi Import “”””””””contact.csv”””””””” into folder : Contacts. SSSSSSSSau cùng,,,,,,,, nhân Finish đ “csv” Sau cùng, đe hoàn tât. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  37. 52. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 51 3. T”o ch# ký cho Email ChB ký c-a b9n có the t= đong đưzc thêm vào thư g8i đi, hoac b9n có the t= thêm chB ký đe ch7 nhBng thư mà b9n ch€n. a. Noi dung chU ký Email Noi dung chB ký Email chúng tôi -a b9n bao gôm các thông tin vê b9n, các nhà kinh doanh thì ChB ký cthư3ng đe thông tin liên l9c, đe các khách hàng và đôi tác c-a h€ de dàng liên l9c v<i h€. Mot chB ký cũng có the bao gôm mot thông điep tiêp th+ hoac tham chí là mot nơi yêu thích đe the hien giá tr+ hài hư<c hay cá nhân Thông tin trong mot email rât đơn gi$n v<i chB ký có the bao gôm: 1 Tên c-a b9n. 2 Chuyên môn c-a b9n. 3 Đ+a ch7 và sô đien tho9i. B9n cũng có the thêm vào đ+a ch7 Website, hay mot chB ký bang tay. Logo c-a công ty, hoac hình $nh c-a mình. Hình $nh, hình $nh, clip và nghe thuat có the làm cham viec g8i Email. Do đó dung lưzng c-a các thông điep b9n thêm vào ph$i tương đôi nh}. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  38. 53. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 52 b. Cách t6o chU ký trong Email M0 mot tin nhan m<i, trên tab Message, trong nhóm Include, nhâp chuot vào Signature, và sau đó bâm vào Signatures. Trên E-mail Signature tab, bâm vào New. Nhap tên cho chB ký, và sau đó nhân OK. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  39. 54. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Trong hop i Edit signature, nhap văn b$n mà b9n muôn bao gôm trong chB ký Đe đ+nh d9ng văn b$n, ch€n văn b$n, và sau đó s8 d*ng thanh công c* bên dư<i đe đ+nh d9ng 53 chúng tôi p tho9nhaap văăăăn mu www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  40. 55. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 54 c. Đưa hình !nh vào chU ký Cký làD h4ình phroaco logo. cian cônfg tyo, Nêu trong chB ký là mot hình $nh hoac logo c-a công ty, thì nó có tác d *ng giúp khách hàng de dàng nhan d9ng vê b9n hoac công ty c- a b9n. Đe thêm mot hình $nh, nhâp chuot vào nút Picture, ch€n hình $nh và nhân Insert. Lưu ý hình $nh có dung lưzng l<n cân ph$i resize l9i trư<c khi chèn. B9n có the thêm vào chB ký c-a b9n mot liên kêt Website. Ví d*: b9n có the s8 d*ng đe qu$ng cáo cho mot công ty c-a b9n, c-a mot trang web hoac đe ngư3i nhan tr=c tiêp đên mot đ+a ch7 email. Đe liên kêt b9n nhân vào nút Insert Hyperlink, ghi đ+a ch7 b9n cân link t<i, nhân insert. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  41. 56. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 55 d. Đưa Business Card vào chU ký iness CardC hoacD EBBBBBBC4s)))))) làp rnăăăăăănog .icna Ouftloook Business Card (hoac EBCs) là tính năng m<i c-a Outlook 2010, nó cho phép b9n de dàng chia sR thông tin liên l9c v<i nhBng ngư3i khác. Sau khi t9o mot sô thông tin cho chính mình, b9n se có mot Business Card đe s8 d*ng, sau đó b9n có the đưa vào chB ký trong Email: Ch7 cân bâm vào nút Business Card trong ChB ký và hop tho9i se hien th+ như trong hình trên. Mot EBC se thêm vào mot chuyên môn đe liên l9c, ngư3i nhan email có the de dàng lưu thông tin liên l9c c-a b9n, b0i vì mot EBC có hai phân: mot hình $nh và mot tap tin. Tap tin 0 đ+nh d9ng vCard (tiêu chuan cho viec g8i và nhan thông tin liên l9c trên internet), có nghĩa là thông tin liên l9c, liên kêt v<i các thR se de dàng cho ngư3i nhan đe tiêt kiem th3i gian. e. Chèn mot chU ký t9 đong ngưưTrên tab Message, trong nhóm Include , nhâp chuot Signatures. Bên dư$i m+c Choose default signature, Ch€n e-mail account và chB ký theo mac đ+nh www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  42. 57. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Trong New messages, nhâp vào mot tài kho$n e-mail mà b9n muôn chB ký làm mac đ+nh. 56 Nêu b9n muôn có mot chB ký mac đ+nh khi tr$ l3i hoac khi chuyen tiêp email, trong Replies /forwards, ch€n chB ký. Nêu không bâm (none). f. Chèn chU ký bang tay Nêu b9n đã t9o chB ký trư<c đó, b9n se thây h€ liet kê 0 đây Bâm vào Signnature, ch€n mot chB ký trong danh sách liet kê. 4. Các tính năng khác a. Ưu tiên theo dõi email bang c/ www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  43. 58. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Đánh dâu bang c3 cho Email có tác d*ng phân biet các Email, hoac làm dâu cho các Email quan tr€ng. Đe đánh dâu bang c3, hãy làm các bư<c sau: 57 1 Nhâp chuot ph$i vào tiêu đê Email ch€n Follow Up. 2 Sau đó ch€n màu c3. Cách đơn gi$hơn, đê 3 m3, ch7 cân nhâp chuot đe đánh chúng tôi n hơơơơơn,,,,, phía bên ph$i c-a tiêu đđê Email có hình lá c ot ph$i đđđđe ch€n màu c3 đe đđđđánh dâu. b. Thay đoi các m c trong TO-DO BAR www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  44. 59. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 58 chúng tôi i TO BAR,, bưưĐe thay đoi các m *c trong TO-DO BAR, hãy làm các bư< c sau: 1 Nhân vào Contacts, thanh công c* TO-DO BAR se xuât hien 0 bên ph$i Outlook. 2 Nhâp text ghi là Type a New Task. Các t& biên mât và b9n thây con tr} (mot đư3ng nhâp nháy). 3 Gõ nhap tên c-a nhiem v*. Nhiem v* xuât hien trong Task Lis c-a To-Do Bar 4 Nhân phím Enter. Nhiem v* m<i di chuyen xuông Task List c-a To-Do Bar v<i nhBng nhiem v* khác. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  45. 61. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 60 Hop tho9i Advanced View Settings hien th+ chúng tôi Nhâp ch€n Conditional Formatting www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  46. 64. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 63 B9n cũng có the Nhâp chuot ph$i vào tin nhan bên dư<i phân m*c đe thay đoi the lo9i. chúng tôi B9n có the đoi tên t&ng lo9i thành bât kỳ ý nghĩa đôi v<i b9n. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  47. 65. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 64 B9n có the muôn th=c hien mot the lo9i m<i cho thư khác nhau. Go to Actions Categorize and All Categories Trên màn hình Color Categories ch€n New nhap các lo9i tên và màu sac, b9n cũng có the gán mot phím tat cho nó www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  48. 66. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 65 Bây gi3 b9n có the sap xêp thông qua các thư email c-a b9n d=a trên lo9i the chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  49. 67. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 66 f. T6o các thư m c chuyên nghiep M*c đích c-a viec t9o các thư m*c là đe phân lo9i các Email vào nhBng nhóm riêng biet, và các Email se không còn nam lan lon v<i nhau nBa. · Cách t6o thư m c chúng tôi Cách t9o các thư m*c này rât đơn gi$n, ch7 nhân chuot ph$i vào INBOX và ch€n New Folder, đat tên cho thư m*c v&a t9o và OK. · Di chuyen các email vào thư m c v#a t6o www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  50. 68. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Sau khi đã t9o ra mot thư m*c, b9n có the di chuyen các Email vào trong thư m*c đó. Email có the di chuyen vào thư m*c này bang cách kéo th$ hoac nhân chuot vào tiêu đê Email, giB chat chuot và di chuyen đên các thư m*c và b9n th$ chuot ra. 67 · Di chuyen các Email vào thư m c bang lenh chúng tôi Ngoài cách di chuyeeeeeen chuyen các Email baaaaaang bang cách kéo và th$ thì ta có theeeeee the dùng leeeenh đđđđeeee vieeeec ĐĐĐĐeeee leeeenh chuyeen hieen bưưlenh đe làm công viec này. Đe dùng lenh di chuyen b9n th=c hien các bư<c sau: 1 Nhân chuot ph$i vào tiêu đê Email. 2 Ch€n Move To Folder. 3 Ch€n thư m*c b9n muôn lưu 4 Ok · T6o quy tac nhan mail g. Cách thZc t6o và s5 d ng email mau Nêu s8 d*ng mot d9ng email thư3ng ngày đưzc g0i lap đi lap l9i cùng mot d9ng noi dung thì tôt nhât b9n nên t9o mot email mau (template) đe đơn gi$n hóa công viec. NhBng mau email thư3ng gap là: thông tin s$n pham, báo cáo, tin nhan cho nhóm đôi tác… Đe t9o mot email mau, ta th=c hien như sau: – Nhân ch€n New trên thanh công c* đe t9o mot email m<i. Trong giao dien so9n th$o, b9n điên tât c$ nhBng thông tin, noi dung mà se đưzc lap l9i theo hư<ng khuôn mau. Ví d* như: tiêu đê, đ+a ch7, các phân liet kê, danh sách và các b$ng. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  51. 69. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam – Nhân tiêp vào nút Microsoft Office BuTSn (bieu tưzng logo c-a Microsoft Office), ch€n Save As. 68 Trong hop tho9i Save As, ta ch€n Outlook Template (+.oft) 0 phân “Save as type”, đat tên cho tap tin mau, ch€n nơi lưu rôi Save l9i. Tùy thuoc vào phiên b$n he điêu hành Windows mà MS Outlook 2010 có v+ trí lưu template khác nhau. chúng tôi + Windows XP: thư m*c Documents And SettingsTên tài kho!nApplication DataMicrosoftTemplates www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  52. 70. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 69 + Windows Vista: thư m*c UsersTên tài kho!nAppDataRoamingMicrosoftTemplates Có the t9o nhiêu template tùy ý và cùng chia sR cho các ngư3i dùng MS Outlook khác trên cùng máy s8 d*ng chung. Khi muôn s8 d*ng các email mau, ta ch€n mũi tên kê bên New Itém trên tab Home, ch€n “More Items”, ch€n “Choose From…”. chúng tôi Hop tho9i “Choose Form” hien th+ www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  53. 72. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 71 © hop tho9i v&a hien th+ ra, ch€n Options. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  54. 77. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 76 Hien th+ hop tho9i Properties chúng tôi www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  55. 78. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Đe nhanh chóng tìm kích thư<c c-a hop thư riêng c-a b9n, s8 d*ng c8a so danh m*c chính đe chuyen sang thư m*c xem kích c®: nhân vào m*c Folder Sizes. B9n có the xem đưzc dung lưzng c-a các thư m*c mà b9n đã lưu. Thông thư3ng dung lưzng đưzc tính bang kilobyte (KB). Các môi quan he giBa kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng mot đơn v+ đo lư3ng, b 9n có the đoi các thông sô đó v<i nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. 1.024 Megabyte = 1 Gigabyte. 77 chúng tôi xxxxem đđđđưưưưlưưưưthưưưưư đđđđã lưưưưu. lưưưưđđđđưưưưh đđơơn đđo c. Kiem tra dung lưAng các thư m c bang Mailbox Cleanup www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  56. 81. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 80 chúng tôi d. Lưu các tap tin đã đính kèm vào o đĩa Sau khi xem qua dung lưzng c-a các Email, b9n se nhan thây rang các Email có dung lưzng l<n thư3ng bao gôm nhBng tài lieu đính kèm. Nêu cân đe lưu trB các tài lieu đính kèm trong hop thư. B9n s8 d*ng Lưu tap tin đính kèm các lenh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài lieu đính kèm vào mot sô v+ trí thuan tien trên đĩa cSng c-a b9n. Sau khi đã lưu các tep đính kèm, b9n có the xóa các Email không cân thiêt đó. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  57. 82. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Trư<c khi bat đâu lưu tài lieu đính kèm vào đĩa cSng, ph$i nh< v+ trí đã lưu đe sau này ngư3i dùng có the xem l9i các tài lieu đó. Đe lưu tap tin đính kèm vào o đĩa b9n làm theo cách sau: 81 1 M0 Email có chSa tap tin đính kèm. 2 Nhân vào Tab File 3 Sau đó b9n ch€n Save attachments. 4 Ch€n đư3ng dan đe lưu tap tin, sau đó nhâp Ok e. Xóa vĩnh vien các Email ra khƒi hop thư chúng tôi Moi khi b9n xóa mot email, nó đi vào thư m*c Deleted chúng tôi xoá nhiêu thì thư m*c này có the phát trien nhanh chóng và chiêm nhiêu dung lưzng, do đó cân ph$i làm s9ch thư m*c Deleted Items cũng như dung lưzng c-a toàn hop thư. B0i vay, nên xóa vĩnh vien các Email này ra kh}i hop thư. Cách xóa vĩnh vien các Email đơn gi$n nhât là vào thư m*c Deleted Items, b9n se thây các Email xóa bên ngoài. Nhâp chuot vào các Email này, nhân chuot ph$i ch€n Delete. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  58. 83. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Ngoài ra b9n có the xoá vĩnh vien các Email bang lenh. B9n nhân chuot ph$i vào thư m*c Deleted Items ch€n Empty Folder, ch€n Ok. Vay là tât c$ các Email trong thư m*c Deleted Items đã đưzc xoá ra kh}i hop thư c-a b9n. 82 f. Tác d ng c*a Junk Mail Junk Mail có tác d*ng l€c thư rác (Spam mail), giúp cho ta phân lo9i đưzc thư rác như các thư qu$ng cáo, …. Junk Mail cũng là nơi chSa các thư rác đó. Junk Mail không muôn các Email rác nam lan lon v<i các Email cân thiêt. Thư rác hay spam đang ngày càng tr0 thành mot vân đê nghiêm tr€ng và nêu b9n càng ph* thuoc vào thư đien t8 bao nhiêu thì nó càng gây khó ch+u cho b9n bây nhiêu. B9n xác đ+nh khôi lưzng l€c mà b9n cân và bât cS thS gì mà Outlook cho là spam se đưzc đưa vào bo l€c Junk Mail Filter đe xem xét. B9n cũng có the thiêt lap mot danh sách an toàn đe b9n có the bo sung các đ+a ch7 thư đien t8 t& nhBng nguôn tin cay vào đó. Nêu mot thư đien t8 t& mot nguôn tin cay tình c3 chui vào trong thư m*c Junk, viec bo sung ngư3i g8đó chúng tôi i đđđđđó vào danh m*c an toàn Safe List rât de dàng. 2. Di chuyen hoac sao chép tin nhan vào các thư m!c cá nhân a. Căn b!n vê kho lưu trU www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  59. 84. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Email t= đong lưu trB vào hop thư cá nhân c-a b9n (hình trên).V<i viec s8 d*ng lenh AotoArchive thì các Email se t& hop thư c-a b9n se t= di chuyen vào thư m*c, thư m*c đó g€i là thư m*c t= lưu trB. 83 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  60. 85. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 84 1 Nhân Browse… đe ch€n thư m*c lưu trB, ch€n OK. 2 Email đđđđang đang di chuyen vào trong hop thưư. thư. chúng tôi Và Email đđđưưưzc lưưưưưưưu vào thưưưưưưư m*c t= lưưưưưưu trB. 3 đưlưu thư lưu Thư m*c con trong hop thư se đưzc t= đong t9o ra trong thư m*c lưu trB. b. Lưu các email vào thư m c cá nhân www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  61. 86. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam B9n muôn có mot thư m*c cá nhân chSa các tap tin riêng c-a b9n, điêu đó tương t= đe có mot t- đ=ng các hô sơ cá nhân. V<i thư m*c cá nhân, b9n t9o tap tin riêng cho mình. Sau khi b9n đã t9o ra thư m*c cá nhân và cách di chuyen các tap tin vào thư m*c cá nhân này. 85 c. Cách t6o các thư m c cá nhân Đe s8 d*ng mot thư m*c tap tin cá nhân, trư<c tiên b9n cân ph$i t9o ra nó. Đe t9o thư m*c cá nhân b9n làm theo các bư<c sau: 1 Ch€n file sau đó nhân vào Info ch€n Account Settings 2 B9n ch€n tiêp Tab Data Files www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  62. 87. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 86 chúng tôi 3 Ch€n Add, nhap tên 4 Thư m*c cá nhân c-a b9n đã đưzc t9o ra như hình dư<i. d. Cách [email protected] các subfolder trong thư m c cá nhân www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  63. 88. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Sau khi b9n t9o xong thư m*c cá nhân, b9n có the t9o thêm các thư m*c con subfolder trong thư m*c cá nhân. B9n làm điêu này t& C8a so Danh m*c chính: Nhân chuot ph$i vào thư m*c My Outlook Data File(1) ch€n New Folder. Đat tên cho thư m*c v&a t9o, nhân OK. Sau đó b9n se thây mot thư m*c con trong thư m*c cá nhân c-a b9n. 87 chúng tôi e. Di chuyen Email vào thư m c cá nhân www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  64. 89. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam chúng tôi n đđã t9o xxxong các thưưưưư m*c con trong thưưưưưưưưư m*c các nhân. ĐĐĐĐ Sau khi b9đã xong thư thư Đe đe di chuyen mot đên thư bư<c sau: 88 t hoac nhiêu Email đđđđên thưưưưưư m*c con, b9n làm theo các bưưưưưư 1 Nhân chuot phài vào Email ch€n Move to Folder 2 B9n ch€n thư m*c con trong thư m*c cá nhân và nhân OK. NhBng cách khác đe di chuyen các Email vào thư m*c cá nhân là dùng phương pháp kéo th$. B9n nhân chuot trái vào Email, giB chat chuot và di chuyen chuot t<i thư m*c con trong thư m*c cá nhân, sau đó b9n th$ chuot ra, Email đó se xuât hien trong thư m*c cá nhân. f. Lưu trU emai ra o đĩa Thông thư3ng b9n lưu trB các Email vào thư m*c cá nhân. Nhưng các thư m*c này van nam trong Outlook. Tuy nhiên có cách đe back up dB lieu khác là lưu trB các Email vào o đĩa. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  65. 91. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Ch€n Move this file hoac Copy this file Lưu ý: Nêu m*c tiêu c-a b9n là đe sao lưu toàn bo hop thư c-a b9n, thì b9n m<i dùng công c* này. lo9i t= đđđđđđoooooong email seeeeee giúp gi$m b<t th3i gian râââââât nhiêêêêêêu. Công vieeeeeec trưưưưưư<c tiên 90 g. Phân lo6i thư Đôi khi tài kho$n email c-a b9n se b+ quá t$i do moi ngày b9n ph$i nhan hàng trăm email t& khách hàng, đôi tác, noi bo công ty. Do đó, viec phân ĐĐĐĐĐĐĐĐôi CD4pro.seeeeeeee qqqqqqqquá mooooooooi nhaaaan trăăăăăăăăm hàng,,,,,,,, đđđđđđđđôôôôôôôôi tác,,,,,,,, nooooooooi boooooooo info DDDDDDDDo đđđđđđđđó,,,,,,,, vieeeeeeeec đong se rât nhiêu. viec trưb9n cân làm là t9o các thư m*c bang cách nhân ph$i chuot lên Inbox rôi ch€n New Folder, đat tên tùy ý. Ví d*: “Mail đôi tác” rôi nhân OK. CS tiêp t*c t9o thư m*c nêu b9n có nhiêu phân lo9i ngư3i dùng. Bư<c tiêp theo, b9n ch€n : 1 Nhân chuot ph$i vào tiêu đê Email. 2 Ch€n Rules. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  66. 92. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Trong c8a so m<i, ta ch€n quy tac cho email g0i đên tương Sng v<i yêu câu công viec. 91 chúng tôi © đây ta ch€n Select Folder www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  67. 93. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Ch€n thư m*c đã đưzc t9o san hoac nhân nút New đe t9o thư m*c khác, rôi nhân OK 92 Trong m*c “Move the item to folder” se giúp t= đong đưa tât c$ email t& mot đ+a ch7 email xác đ+nh vào mot thư m*c đưzc ch7 đ+nh san. BBBBBBBBtheeeeeeee thCam Do khá4 nhiêêêêêêêêpu qqqqqqqqury taaaaaaaaoc .hàinhn đđđđđđđđoooooooonfg ((((((((oaction)))))))) MSSSSSSSS OOOOutlook đđđđã saaaan đđđđeeee nhưưưư nhâââân B9n có the tham kh$o khá nhiêu quy tac và hành đong (action) mà MS Outlook đã có san đe ta ch€n l=a theo cách thSc như trên khi nhân vào nút Advanced Options. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  68. 94. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 93 Ch€n điêu kien cho quy tac nhan email www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  69. 95. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 94 Ch€n hành đong (action) cho quy tac nhan thư www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  70. 96. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 95 Ch€n điêu kien lo9i tr& cho quy tac nhan thư www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  71. 97. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam Đat tên và nhân Finish đe hoàn thành. Bây gi3, thư c-a các b9n se đưzc t= đong chuyen vào t&ng thư m*c nhât đ+nh. 96 Các thao tác khác: Trong hop tho9i Rules and Alerts www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  72. 98. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 97 – Change Rule: ch7nh s8a điêu kien. – Copy Rule: sao chép điêu kien – Delete: xóa điêu kien – Run Rules Now: th=c hien ngay mot điêu kien nào đó. 3. Lưu tr# các thư t2 cũ a. Làm quen v8i AutoArchive Đe vào hop tho9i AutoArchive bang cách nhâp chuot vào File ch€n Options. chúng tôi Nhâp chuot vào Advanced và sau đó nhâp chuot vào nút AutoArchive Settings. www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  73. 99. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam 98 Hop tho9i Auto Archive hien th+. chúng tôi 1 Nêu ch€n Run AutoArchive every (sô ngày) thì AutoChive se kiem tra hop thư tùy theo sô ngày b9n ch€n. (Và nêu b9n không thích AutoArchive, b9n có the không ch€n nó). 2 Sô lưzng ngày cho biêt v<i tân sô mà AutoArchive se ch9y. b. Xác đ(nh Email cũ trong AutoArchive www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server
  74. 100. CD4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server Phiên b!n th” nghiem – Lưu hành noi bo – Microsoft Vietnam V<i AutoArchive, moi lân Email b+ di chuyen se nhan đưzc mot thông báo kiem tra. Tuy nhiên, đôi khi b9n không nhan đưzc thông báo kiem tra, do AutoArchive đưz c cài đat a mac a đ+nh. Sau khi di chuyen chuy thì nhBng Email đó đưzc cho là cũũũũ cũ CD4pro.và b9n có the thay đđđđoi đoi đđiêu điêu này. info Đôi v<i mot sô ô ngưngưư3i Email có vR cũũ cũ sau khi hai tuân,, tuân, nhưưng nhưng đđ đôi v<i ngư3i khác thì có the là 2 tháng. B9n là mot đưzc quyêt đ+nh và b9n có the làm đưzc điêu này trên mot cơ s0 cho moi thư m*c nêu b9n muôn. g. Lưu trU Calendar AutoArchive có nhiêu tác d*ng ngoài viec lưu trB các Email. AutoArchive còn lưu trB đưzc các nhiem v* đat trong Calendar hoac các thư m*c trong nó. Và cũng giông như cách điêu ch7nh cài đat cho Email. 99 www.cd4pro.info__Key Windows Server 2k3,2k8,R2,2012,Kaspersky,Bitdefender,Trendmicro,SharePoint,Exchange Server


【#8】Hướng Dẫn Làm Quen Với Excel

Để có thể làm quen nhanh với Excel 2013/2016 bạn cần phải nắm rõ 1 số điểm cơ bản sau:

1. Giao diện làm việc của Excel 2013:

– Màn hình khởi động:

– Giao diện khi mở:

– Màn hình làm việc:

2. Những thuật ngữ cơ bản cần nhớ.

Workbook: Một workbook chính là 1 file Excel để tính toán, vẽ đồ thị, lưu trữ dữ liệu… Một workbook có thể chứa nhiều sheet, worksheet, char sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Worksheet: Còn được gọi là sheet hoặc bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Nó bao gồm các cột và hàng, giao của cột và hàng được gọi là ô chứa dữ liệu, phép tính hoặc công thức phục vụ cho việc tính toán. Một worksheet là 1 thành phần tạo nên workbook. Excel 2013 chứa 16,384 cột và 1,048,576 dòng.

Chart Sheet: Thực chất là 1 sheet trong workbook nó chỉ khác là 1 sheet chứa đồ thị. Trường hợp bạn muốn xem từng đồ thị riêng rẽ thì đây là lựa chọn hợp lý.

Sheet tabs: Là nơi hiển thị tên các sheet, nó nằm ở góc trái dưới cửa sổ của workbook. Di chuyển qua lại giữa các sheet bằng cách nhấp chuột vào tên sheet trên thành sheet tabs.

3. Bộ công cụ mới của Excel 2013.

3.1 Thanh Ribbon.

– Ribbon – là bộ công cụ thay thế cho thanh trình đơn (menu) truyền thống từ các phiên bản Excel 2003.

– Bộ công cụ trong thanh Ribbon:

+ Tab Home: Chứa các lệnh về định dạng văn bản.

+ Tab Insert: Chứa nhóm lệnh giúp chèn các đối tượng vào văn bản.

+ Tab Page Layout: Chứa các nhóm lệnh để trình bày bố cục bảng tính.

+ Tab Formulas: Chứa các lệnh làm việc với công thức và hàm trong Excel.

+ Tab Data: Chứa các lệnh làm việc với dữ liệu.

+ Tab Review: Thiết lập lại các thông tin.

+ Tab View: Chứa các lệnh thuộc nhóm lệnh hiển thị.

+ Tab Developer: Thông thường không hiển thị trên thanh Ribbon, trường hợp thường xuyên vào option để tùy chỉnh.

3.2 Quick Access Toolbar.

Thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh bạn thường xuyên sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Có thể tùy chỉnh vị trí của thanh công cụ này, thông thường đặt lên phía trên hoặc phía dưới vùng công cụ Ribbon.

3.3 Thanh công cụ mini.

Đây là tính năng mới trong Office 2013. Nó là thanh công cụ nổi được hiển thị khi thực hiện thao tác bôi đen đoạn văn bản hay kích chuột phải vào văn bản. Nó chứa các công cụ định dạng phổ biến và hay dùng.

4. Chuẩn XML của Excel 2013.

Cũng giống như Excel 2007, Excel 2013 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (Extensible Markup Language). Với định dạng này đảm bảo cho file dữ liệu an toàn hơn, dung lượng nhỏ hơn và tích hợp sâu với nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài.


【#9】Access Là Gì? Các Chức Năng Chính Và Hướng Dẫn Sử Dụng Access

Access giúp người dùng làm được những phần mềm quản lý từ đơn giản đến nâng cao. Hiện nay Access trở thành công cụ hữu ích giúp cho các nhân viên văn phòng, các kế toán có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu. Ngoài ra Access còn cung cấp các công cụ có thể lập trình xử lý giao diện, tạo các báo cáo và các mã lệnh.

Nhìn chung, Access rất dễ sử dụng, từ những bạn chưa có kiến thức về lập trình. Nếu các bạn muốn tìm hiểu sâu hơn để tối ưu được những tính năng bên trong đó thì Access cũng cung cấp những công cụ để tùy chỉnh theo ý người sử dụng.

Hướng dẫn sử dụng Access

Phần mềm Access được ứng dụng rộng rãi và các cơ sở dữ liệu giúp cho người dùng lưu trữ và chỉnh sửa dễ dàng hơn. Bên cạnh việc nắm được khái niệm Access là gì thì bạn cũng cần tham khảo các bước làm quen với phần mềm Access như sau:

  • Bước 1: Bạn nhấp chuột vào tập tin (File) rồi chọn “Mới” (New). Ở đây các cơ sở dữ liệu có chứa trong các dạng thức khác nhau. Bởi vậy bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống , chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.
  • Bước 2: Tiến hành đặt tên cho dữ liệu. Tên được đặt tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này giúp bạn quản lý và tìm hiểu dễ dàng hơn các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Sau đó gõ tên tập tin vào hộp thoại “Tên Tập tin” (File Name). Chọn “Tạo” (Create) để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.
  • Bước 1: Bạn phải xác định các cấu trúc của dữ liệu: Nếu bạn tạo dữ mới thì cần tạo cơ sở dữ liệu trống thì sắp xếp hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: kiểu bảng, kiểu biểu mẫu, kiểu báo cáo, kiểu truy vấn.
  • Bước 2: Tạo bảng đầu tiên: Nếu bạn bắt đầu dùng dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo ra bảng trống. Theo đó các bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép và dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành từng cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.
  • Bước 3: Nhập dữ liệu khác: Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Nó giúp bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác. Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau:
    • Chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data).
    • Chọn tập tin muốn nhập
    • Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu
    • Xác định vị trí lưu mới
  • Bước 4: Thêm một cột khác: Nếu bạn muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Tạo cho dữ liệu được mượt hơn.
  • Bước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
  • Bước 2: Bạn nhấn chuột chọn tab Công cụ Cơ sở dữ liệu (Database Tools). Sau đó chọn nút Liên hệ (Relationships) trong mục Liên hệ.
  • Bước 3: Bạn kéo trường muốn đặt làm khóa ngoài. Thả trường vào trong cái vừa tạo đó. Sau đó bạn nhấn chuột vào Tạo (Create) trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Khi đó sẽ xuất hiện kết nối các trường với nhau. Tiếp đó bạn chọn mục “Buộc Tham chiếu Toàn vẹn” (Enforce Referential Integrity) khi tạo liên hệ.
  • Bước 1: Mở công cụ Thiết kế Truy vấn (Query Design). Tiếp đến chọn tab Tạo (Create) rồi chọn Thiết kế Truy vấn.
  • Bước 2: Chọn bảng: Tiếp đến bạn sẽ thấy xuất hiện Hiển thị Bảng (The Show Table) sẽ xuất hiện. Bạn nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn đón sau đến sẽ nhấp chọn Đóng (Close).
  • Bước 3: Thêm trường được tạo ra. Bạn nhấn chuột vào cột truy vấn. Sau đó các trường sẽ được thêm vào bảng thiết kế (Design).
  • Bước 4: Thêm tiêu chuẩn: Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.
  • Bước 5: Nhấn chọn chạy chương trình (Run) để xem kết quả. Nút Chạy nằm trong tab Thiết kế (Design). Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Bạn có thể nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn.
  • Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường mọi người sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát hơn.
  • Bước 2: Bạn nhấn chọn nút Biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.
  • Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Bạn nhìn thấy nút mũi tên ở phía dưới cùng sử dụng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.

Các chức năng chính của Access

Access là gì? Chắc hẳn bạn đã hiểu rõ qua phần giới thiệu trên. Theo đó, Access có rất nhiều chức năng thuận tiện cho việc quản trị dữ liệu. Rất phù hợp với các văn phòng. Các chức năng chính của Access là:

  • Chức năng thiết kế bảng.
  • Chức năng lưu trữ.
  • Chức năng cập nhật thông tin.
  • Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
  • Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Ai nên sử dụng Access? Với những tính năng được đề cập bên trên thì Access được đưa vào sử dụng trong các trường phổ thông nhằm giúp các em học sinh được làm quen với công nghệ thông tin. Cụ thể trong đó chính là xây dựng phần mềm để có thể theo con đường công nghệ thông tin.Bên cạnh đó, một số công ty cũng sử dụng Access để xây dựng phần mềm quản lý nội bộ.

Access cũng được lựa chọn là chương trình chính để thi chứng chỉ tin học nâng cao của bộ giáo dục đào tạo. Do vậy mà Access là chương trình phổ cập dành cho tất cả mọi người để làm việc hiệu quả hơn. Một số trường đại học cũng sử dụng Access làm một trong những môn chính cho các khối ngành kinh tế, kế toán…

  • Phần cơ bản: Nhìn chung phần này tương đối cho người mới sử dụng vì chỉ dùng thao tác kéo thả nên tương đối đơn giản và dễ làm. Đây là những truy vấn đơn giản với thống kê, cách tạo form và làm bảng báo cáo….
  • Phần nâng cao: Đây là phần phức tạp hơn, do vậy cũng “khó nhằn” hơn với nhiều một số bạn. Phần nâng cao xây dựng với những chức năng xử lý khó hơn và những truy vấn phức tạp để lấy ra dữ liệu. Bên cạnh đó, nếu muốn xây dựng một chương trình theo ý muốn thì bạn cần phải biết về lập trình. Trong Access thì ngôn ngữ lập trình là VBA – đây là một ngôn ngữ được dùng để trong bộ office của Microsoft.

Access basic là gì, Access switch là gì, Access cơ bản, Access là gì trắc nghiệm, tìm hiểu Access là gì

Please follow and like us:


【#10】Hướng Dẫn Sử Dụng Quản Lý Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access 2007 (Toàn Tập)

Cuốn sách ” Hướng dẫn sử dụng – quản lý cơ sở dữ liệu Access 2007” được biên soạn nhằm mục đích giới thiệu đến bạn đọc phiên bản mới nhất hiện nay của chương trình Microsoft Office Access, đồng thời hướng dẫn sử dụng các tính năng mới và các công cụ mạnh của phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu mà bạn có thể áp dụng để bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu, theo dõi thông tin, lập báo cáo và chia sẻ dữ liệu với đồng nghiệp, bạn bè một cách nhanh chóng và hiệu quả trong một môi trường dễ quản lý nhất.

Sách gồm 12 chương, trình bày mọi vấn đền về cách sử dụng và quản lý cơ sở dữ liệu với Access 2007 từ đơn giản đến phức tạp. Cụ thể với sách này, bạn sẽ được giới thiệu về những tính năng mới của Access 2007, các thuật ngữ cơ sở dữ liệu cơ bản như table, foem, các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và cách thiết lập mối quan hệ để bảo đảm tính toản vẹn tham chiếu. Bên cạnh đó, bạn sẽ được hướng dẫn qua một loạt những tác vụ tạo và mở cơ sở dữ liệu, tạo các table, form, query và report trong Access 2007, thực hiện việc lọc và phân loại để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn, và đặc biệt là học các kỹ thuật nhập và xuất để đưa dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào Access và ngược lại, đưa dữ liệu Access ra các môi trường bên ngoài.

Chương 1: Giới thiệu các điểm mới Access 2007

1. Những tính năng mới trong Microsoft Access 2007

2. Import dữ liệu từ một bảng tính hoặc một chương trình khác

3. Nâng cấp từ một phiên bản Access trước đây

………….

7. Các thông số Access 2007

Chương 2: Nhận sự trợ giúp; chuyển đổi và tuỳ biến Access 2007

1. Sử dụng Office Diagnositcs

2. Đăng ký các dịch cụ trực tuyến trên Office o­nline

3. Tham gia chương trình Customer Experience Improvement

………..

18. Sử dụng các thanh công cụ tuỳ ý và cc1 xác lập khởi động hiện có trong Access 2007

Chương 3: Các Datasheet và tập hợp dữ liệu

1. Thêm hoặc xoá một cột trong datasheet

2. Thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng thông báo email

3. Bước qua Wizard

………….

14. Sử dụng các Switchboard

Chương 4: Tạo và mở cơ sở dữ liệu

1. Các điểm cơ bản về cơ sở dữ liệu

2. Sử dụng một danh sách chứa nhiều giá trị

3. Các điểm cơ bản về việc thêm record

…………..

18. Tham khảo ký tự đại diện Access

Chương 5: Thiết kế cơ sở dữ liệu

1. Các điểm cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu

2. Tạo các table trong một cơ sở dữ liệu

3. Chèn, thêm, hoặc tạo một trường mới trong một table

……….

9. Chèn hoặc thêm một trường rich text

Chương 6: Nhập và xuất dữ liệu

1. Nhập hoặc liên kết với dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access khác

2. Import hoặc liên kết với dữ liệu trong một worbook Excel

3. Import từ hoặc liên kết với một danh sách Sharepoint

…………

14. Chạy một hoạt động import hoặc xuất đã lưu

Chương 7: Lọc và phân loại

1. Lọc: giới hạn số record trong một khung xem

2. Lọc vác record theo thứ tự nhạy kiểu chữ

3. Phân loại các record theo thứ tự tuỳ ý

………….

7. Phân loại các địa chỉ IP

Chương 8: Tạo trong Access 2007

1. Tạo một form

2. Thêm một trường vào một form hoặc report

3. Chèn một tiêu đề vào một form hoặc report

………

9. Form hoặc report không hiển thị tất cả dữ liệu mà bạn mong muốn thấy

Chương 9: Tạo các Query

1. Tạo một query select đơn giản

2. Chạy một query, kiểm tra các trường hợp được nối trong query

3. Biên tập dữ liệu trong một query

…………

19. Tìm các record có các ngày tháng gần đây nhất hoặc cũ nhất

Chương 10: Tạo các Report

1. Tìm hiểu việc kết nhóm, các phần report và control

2. Tạo một report được kết nhóm mới bằng cách sử dũng Report Wizard 717

3. Tinh chỉnh report

……….

14. Chỉnh sửa, biên tập hoặc thay đổi một report

Chương 11: Tạo các Table

1. Mở một datasheet trống

2. Tạo một datasheet trống trong một cơ sở dữ liệu mới

3. Thêm một datasheet trống vào một cơ sở dữ liệu hiện có

………..

19. Hiển thị cột tổng trong một datasheet

Chương 12: Lưu và in trong Access 2007

1. Cài đặt một máy in mới

2. Cài đặt máy in mặc định

3. Xem trước nội dung trang trước khi in

…………

19. Đổi tên một file.

Mời bạn đón đọc.


Bạn đang xem chủ đề Hướng Dẫn Form Access trên website Nhetuacanhhoa.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!